Großgruppen-Moderationen sind immer eine besondere Herausforderung. Es macht uns sehr viel Spaß, viele Menschen in Interaktion, in Bewegung, ins Handeln zu bringen. In den letzten Jahren durften wir viele solcher Veranstaltungen mitgestalten und moderieren, über ein paar davon haben wir an dieser Stelle auch schon geschrieben, wie beispielsweise die Innovation Days der Lufthansa Technik oder die Marketing- Konferenz des hagebau-Fachhandels. In diesem Artikel möchten wir beschreiben, was wir bei der Tagung eines Geschäftsbereichs der Techniker Krankenkasse im Sommer 2023 gemacht haben. 

Wenn du auch eine Großgruppen-Veranstaltung planst, nimm gerne Kontakt mit uns auf!

Der Rahmen: Neue Horizonte für 120 Personen

• Auftraggeber*in: Die Techniker
• Thema: Tagung des Geschäftsbereichs Marke & Marketing, Motto “Neue Horizonte”
• Ziel der Veranstaltung: (1) Vernetzung und Austausch zwischen den Teams fördern, das kollegiale Momentum stärken, Miteinander ins Reden und Handeln kommen (2) Sensibilisieren für eine andere Haltung und Fähigkeiten in einer komplexeren und unsicheren Welt.
• Die Aufgabe: die Menschen in den Austausch bringen, die Tagung abwechslungsreich gestalten, die Teilnehmer*innen Neugier und Lernfähigkeit erfahren lassen
• Beteiligte: 120 Mitarbeitende des Geschäftsbereichs
• Location: Auswanderermuseum Hamburg, Ballinstadt
• Zeitlicher Rahmen: 9 Uhr bis 17 Uhr, anschließend informeller Teil mit gemeinsamem Grillen

Die Vorbereitung: mehr als nur Agenda machen

Die Vorbereitung einer Großgruppen-Veranstaltung erfordert meist mehr Zeit, erstreckt sich über einen längeren Zeitraum und ist abstimmungsintensiver als bei (kleineren) Workshops. Mit dem Orga-Team der Techniker haben wir in einigen Schleifen über mehrere Monate an der Vorbereitung gefeilt. Das ging weit über die Agenda-Entwicklung hinaus: von teamspezifischen Unterscheidbarkeiten bei den Namensschildern bis hin zur Boombox für das musikalische Outro.

Wir haben eine Ortsbegehung mit dem Orga-Team und den Location-Verantwortlichen gemacht, um ein Gefühl für den Raum zu bekommen, die Raumnutzung besser planen zu können, um Möglichkeiten und Restriktionen der nutzbaren Fläche zu identifizieren, die Bestuhlungssituation zu klären und Catering- und Pausensituationen sowie die Veranstaltungstechnik zu besprechen. 

Wir haben im Zuge der Konzeptarbeit eine Materialliste erstellt und frühzeitig an das Orga-Team übergeben, so dass pünktlich zum Event alle Materialien da waren. Und wir haben gemeinsam an der Einladung gefeilt, nicht nur, um die Teilnehmer*innen über das zu informieren, was sie an diesem Tag erwartete oder um ihre Vorfreude auf die Veranstaltung zu steigern, sondern vor allem auch, um die Kolleg*innen zu motivieren, Requisiten und Gegenstände mitzubringen, die an diesem Tag zum Einsatz kommen sollten. Das war eine erste und große Sollbruchstelle unseres Konzeptes, denn unsere Annahme war: je mehr und je abgefahrene Gegenstände mitgebracht werden, die wir im Laufe des Tages nutzen können, umso mehr Spaß haben alle mit dem, was wir mit ihnen vorhaben.

Am Vorabend haben wir dann noch die letzten Vorbereitungen getroffen und Schilder gemalt. Das Briefing für die Moderationsassistent*innen fand am Morgen der Veranstaltung statt. Es hilft sehr, wenn Leute aus dem Orga-Team ein paar kleine, aber wichtige Funktionen für den Tag haben: zum Beispiel das Timekeeping in einzelnen Slots übernehmen oder dafür sorgen, dass nach der Fahrradhupe, die eine Pause beendet, auch wirklich alle Leute wieder zurück in den Hauptraum zurückgehen. 

Der Vormittag: Ankommen, Warmwerden, ins Thema finden 

Das Ankommen der Teilnehmenden war schon ein erstes Highlight. Unglaublich viele Menschen sind unserer Aufforderung gefolgt und haben Requisiten mitgebracht, Perücken, Verkleidungen, Spielzeug-Mikrofone, Koffer … Der Requisiten-Parkplatz war in kurzer Zeit überfüllt und brauchte Erweiterung. Dieser Fundus sorgte noch vor Start der Veranstaltung für eine lockere und spaßige Stimmung – auch wenn einigen die Irritation anzusehen war: Was hat dieses ganze Zeug bitte in einer Business-Veranstaltung zu suchen?

Zum Start der Veranstaltung haben wir als Moderatoren den Startschuss gegeben. Wir haben begrüßt, kurz auf den Tag eingestimmt (ohne zu viel Agenda zu verraten) und die Bühne bereitet für die Begrüßung durch den Gastgeber (Geschäftsbereichsleitung). Als Mini-Warm-up haben wir hier schon mal die Applausabstimmung aus dem Poetry Slam eingeführt, die uns an dem Tag noch ein paar Mal begleitet hat. 

Bei der Applausabstimmung holt die Moderation eines Poetry Slams nach jedem Auftritt einen Applaus ein. Die Person mit dem lautesten und/oder längsten Applaus kommt eine Runde weiter oder gewinnt den Poetry Slam. Dieses Prinzip haben wir übertragen und, bezogen auf die Veranstaltung eine Skala eingeführt_ von Stufe 1 (die Veranstaltung war ziemlich schlecht) bis zur 10 (was für ein unglaublich tolles Event). 

Wir haben die Leute eine „1“ klatschen lassen, eine „4“, eine „8“ und mit einem Knaller-10er-Applaus haben wir dann den Gastgeber auf die Bühne geholt. Da war die Stimmung gesetzt, die Leute waren in Laune. Der Tag konnte beginnen.

Nach dieser Intro mussten wir erstmal Platz schaffen. Es gab eine Reihenbestuhlung für ungefähr drei Viertel der Teilnehmenden und einige Barhocker an den Wänden für den Rest. Die mussten weg. Und das machen die Leute am besten selbst: macht wach, geht schnell. So hatten wir ausreichend Raum für ein paar kurze Tandem-Runden in wechselnden Konstellationen zu wechselnden Fragen. Wie geht es mir gerade persönlich? Was verbinde ich persönlich mit “neuen Horizonten”?

Weil es so ein schöner Sommertag war, sind wir danach spontan alle kurz rausgegangen, und wirf haben das Mikro gegen ein Megafon eingetauscht. Premiere 1: erste Megafon-Moderation. Premiere 2: eine selbstorganisierte Reihenaufstellung mit 120 Leuten nach Dauer der Betriebszugehörigkeit. Es war, nunja, lang, also die Reihe, nicht die Zeit, die das gedauert hat. Wir haben dann nach Augenmaß diese Reihe in der Mitte „geknickt“ und umgeklappt, so dass sich hinterher immer zwei Personen gegenüberstanden, am Beginn der Reihe hatten wir dann ein Tandem aus einer über 30jährigen Unternehmenszugehörigkeit und einer dreitägigen. Anschließend ein kurzer Dialog, was man jeweils voneinander lernen kann.

Dann wieder alle rein in den Saal und zur Podiumsdiskussion. Der nächste Programmpunkt war ein Gespräch zwischen Andreas Bündert (Geschäftsbereichsleiter) und Philipp Westermeyer (OMR) als externem Gast, moderiert von Silvia Wirth (Pressesprecherin der TK). Aus dieser Session haben wir uns – auch in der Vorbereitung – zurückgezogen, Silvia das Feld überlassen und lediglich im Vorfeld mit ihr Zeiten und grobe Themenblöcke abgesprochen. Verabredet wurde nur, dass wir – wenn es noch Zeit dafür gibt – kein klassisches Plenar-Q&A nach dem Gespräch machen (Tendenz zu Selbstdarstellung weniger und Langeweile vieler), sondern die Impulse in kleineren Grüppchen verarbeiten lassen.

Der Übergang in den Nachmittag: Die Ankündigung des „Festivals“

Noch vor der Mittagspause haben wir die Weichen für den Nachmittag gestellt. Einen Teil der Gruppe wollten wir Dinge in Aktion tun lassen. Es brauchte aber auch einen zweiten Track für die, die nicht so gerne im Mittelpunkt stehen oder nur wenig Lust auf eine Performance hatten. Entsprechend haben wir vorbereitet und vor der Mittagspause ungefähr so abmoderiert:

Wir wollen keine Workshops oder Arbeitss-Sessions machen, sondern wollen in kleinen Gruppen Themen bewegen und dann die Essenzen daraus auf andere Weise den anderen zugänglich machen: als kleine Performances mit szenischen Darstellungen in Form einer Bühnenshow, oder als kleine „Kunstwerke“ in Form von Text- oder/ und Bildcollage mit anschließender Ausstellung. Ihr könnt euch gleich entscheiden, wo es euch mehr hinzieht: darstellende Kunst oder bildende Kunst. Wer jetzt schon weiß, dass er/ sie KEINE Lust hat in irgendeiner Weise an einer szenischen Darstellung oder Performance auf einer Bühne teilzunehmen, sondern sich lieber mit Text, Bild, Collagen ausdrücken möchte, nimmt bitte VOR dem Essen das eigene Namenskärtchen hier weg. (Anmerkung: wir hatten die Namen aller Teilnehmenden im Vorfeld auf Kärtchen drucken lassen und haben sie alphabetisch sortiert auf die Bühne gelegt). Aus den Namen losen wir während der Mittagspause kleine Ensembles, die am Nachmittag zusammen arbeiten und spielen werden.

Der Nachmittag: Thematische Performances und Ausstellung

Nach der Mittagspause kamen wir zum Herzstück der Veranstaltung. Und es sollte ein echter Knaller werden. Zur Einstimmung auf das Kommende und als kleiner Energizer nach der Mittagspause haben wir mit dem “Ding aus der Zukunft” begonnen. Dazu haben wir Tandems gebildet, und zuerst sollte sich jede*r überlegen, welche Sache oder Eigenschaft in Zukunft wichtig sein wird. Aufgabe in Runde eins: Erkläre deinem Gegenüber in Fantasiesprache, was du dir überlegt hast. Aufgabe zwei: Stelle deine Sache/Eigenschaft pantomimisch dar, dein Gegenüber muss erraten, was du darstellst.

Jetzt waren alle aufgewärmt für das “Festival der neuen Horizonte”. Wir haben die Kleingruppen (Ensembles), die wir in der Mittagspause aus den Namenskärtchen gebildet hatten, aufgerufen und ihnen ihr “Nummernschild” mit auf den Weg gegeben. Hier haben sich auch noch einige, die vorher kein Teil einer Bühnenperformance sein wollten, spontan dazu gesellt. Bevor wir alle in die “Arbeitsphase” geschickt haben, gab es ein zweigeteiltes Kurz-Briefing zum inhaltlichen Rahmen und zum konkreten Ablauf dieser Phase.

Den inhaltlichen Rahmen haben wir über Introspektionsfragen gesetzt und alle auf eine kleine Gedankenreise geschickt. Was sehe ich, wenn ich an neue Horizonte denke? Was bedeutet das für mich und meine Arbeit? Was ist mir bei dem Thema wichtig? … Zusätzlich haben wir noch einige Fragen spontan aufgenommen, die sich aus den Diskussionen des bisherigen Tages ergeben haben.

Die Informationen zum weiteren Ablauf klangen ungefähr so:

An die Bühnen-Ensembles: Ihr habt jetzt 45 Minuten Zeit, euch auf ein Thema zu einigen, das ihr szenisch darstellen möchtet, und einen maximal fünfminütigen Auftritt auf einer Bühne vorzubereiten. Priorität hat eure Performance. Einigt euch also lieber schnell auf ein Thema. Es geht hier nicht um eine Präsentation, sondern um etwas Kreatives, eine Darstellung, einen szenischen Fokus. Dabei sind euch inhaltlich und in der Art und Weise keine Grenzen gesetzt.
Nutzt den Fundus an Requisiten und lasst euch von den tollen Sachen inspirieren.
Wer sich für die bildenden Künste entschieden hat: Im linken Teil des Raumes ist das Atelier, ausgestattet mit Stiften, Scheren, Collagenmaterial und Papp-Boards, auf denen ihr alleine oder mit anderen gemeinsam eure Kunstwerke gestalten könnt. Malt, klebt, schreibt, bastelt, baut. 
Nach diesen 45 Minuten wird es parallel auf mehreren Bühnen eure Auftritte zu sehen geben – und die Kunstwerke werden in der Galerie ausgestellt.
Als Modus empfehlen wir: Habt eine gute Zeit. Diskutiert nicht zu viel, sondern kommt ins Handeln. Umarmt die Vielfalt, denn alles ist ok.

Während dieser “Arbeitsphase” haben wir im Moderatorenteam den Bühnenplan gemacht. Fühlte sich an wie Schauspiel-Barcamp. Oder eben wie ein Festival. Wir haben draußen mit Baustellenband ein paar Bühnenbereiche markiert und nummeriert.

Nach den 45 Minuten und noch vor der Kaffeepause haben wir alle nochmal im Hauptraum versammelt und alle Theatergruppen gebeten, sich mit Name des Ensembles und Titel der Performance in den Spielplan einzutragen, gerne auch mehrfach zu verschiedenen Zeiten, damit möglichst viele die Chance zum Zuschauen bekommen. Wie gesagt: Barcamp-meets-Festival-Style. Da die Shows an drei Bühnen parallel in vier aufeinanderfolgenden Slots stattfanden, war klar: nicht alle können alles sehen. Wie bei einer Poster-Session.

Die Galerie der bildenden Künste hatten wir während der Kaffeepause im Hauptraum aufgebaut, so dass die Pausen zwischen einzelnen Bühnen-Slots zum Flanieren durch die Ausstellung genutzt werden konnten. 

Es war toll zu sehen, mit welcher Energie fast alle dabei waren und wie viel Mühe sich alle gegeben haben – sowohl in den Performances als auch in den Kunstwerken. Da gab es einige sehr inspirierende Werke.

Während der Spielzeit kristallisierte sich heraus, dass die Performance einiger Ensembles zu klaren Publikumslieblingen wurden. Bewusst hatten wir fürs Ende der Veranstaltung etwas Puffer eingebaut, um die besten Darbietungen nochmal für alle auf der großen Bühne zu zeigen. Das Ende war dann auch wirklich fulminant. Nachdem der Shanty-Chor nochmals zur Freude aller aufgetreten ist, kam das letzte Ensemble auf die Bühne und startete eine Polonaise durch den Raum. 

Sicher, für die einen mag der ganze Tag etwas, nunja, business-fremd und sehr gewöhnungsbedürftig gewesen sein, aber mit Blick auf Kontext und Ziel dieser Veranstaltung hatte das Ganze Methode: wer etwas Neues lernen will, muss sich zuerst trauen, mit Nichtwissen und Unsicherheit umzugehen. Insofern hatte das, was auf den ersten Blick nach spaßigem  Kasperletheater aussah, auf die Gruppe und auf jede*n einzelne*n nachhaltig gewirkt: Neugier umarmen, offen sein für Neues, sich etwas zutrauen, Selbstwirksamkeit spüren. Und natürlich Spaß haben. Spaß ist ja einer der wichtigsten Motivationstreiber. 

Mit einem 10er-Applaus haben wir dann für die Schlussworte zum offiziellen Teil wieder an den Gastgeber übergeben und uns verabschiedet. Es hätte nicht feuerwerkiger enden können.

Fazit: Mit dem Unplanbaren umgehen

Zugegeben, die Veranstaltung hatte eine gewisse Fallhöhe, und viele Dinge waren für uns auch mit großen Unsicherheiten behaftet. Beispiele?

• Was machen wir, wenn das Wetter “scheiße” ist und wir nicht nach draußen ausweichen können?
• Wie viele Teilnehmer*innen kommen am Ende tatsächlich?
• Was machen wir, wenn sich nur sehr wenige eine Bühnenshow zutrauen und die allermeisten eher passiv bleiben?
• Bringen die Leute überhaupt irgendwelche Requisiten mit, oder stehen wir am Ende vor einem Fundus, in dem nur zwei oder drei Gegenstände liegen?

Das Gute: wir konnten diese Unwägbarkeiten selbst zum Thema machen, denn dieser Umgang mit dem Ungewissem war ja auch ein Kern-Motto der Veranstaltung. Mut zum Aufbruch, zum Lernen und zur Horizonterweiterung. Und anstatt kalte Füße zu bekommen, haben wir uns während der Planung immer gesagt: Wir gehen mit dem um, was das Universum für uns bereithält. Die Fähigkeit, gut improvisieren zu können, ist ja eine wichtige Eigenschaft in unserem Facilitation-Geschäft. Und es immer schön, diesen Muskel zu trainieren. 

Das Feedback von Teilnehmer*innen

Mit so einem Konzept und bei so vielen Menschen ist klar, dass man es nicht allen recht machen kann. Aber das Feedback, das wir an diesem Abend bekommen haben – und auch in der Bewertung des Events im Nachgang – war sehr positiv.

Ein paar Stimmen könnt ihr in diesem LinkedIn-Beitrag von Alexandra Krotz nachlesen, die auf Auftraggeber-Seite die Planung und Organisation übernommen hat. 

Und hier kommen ein paar O-Töne aus der Feedback-Befragung, die uns im Durchschnitt 5,1 von 6 Sternchen eingebracht hat:

„Mega Tag. Hat sehr viel Spaß gemacht. Schöne Veranstaltung, die einen sehr positiven Spirit verbreitet hat. Alle waren gut gelaunt und haben sich eingebracht. Die vielen Gespräche, mit mir noch unbekannten neuen Kolleg*innen, haben mir gut gefallen.„

„Es war eine wirklich gelungene Veranstaltung – und die große Zahl an Mitarbeitern*innen wurde ganz großartig „eingefangen“. Das ist mit so vielen Menschen ja wirklich nicht einfach.„

„Ich hatte, ehrlich gesagt, vorher keine allzu große Lust auf die Veranstaltung. Muss aber sagen, dass sie mir am Ende doch gefallen hat. Die Location war toll, die  Organisation und Moderation sehr gut. Der Talk mit Philipp Westermeyer war interessant. Auch die kreative Session am Nachmittag fand ich überraschend positiv.„

„Tolle Veranstaltung, hat Spaß gemacht. Etwas mehr Inhalt oder fachlich Impulse hätte ich gut gefunden. Und die Vorstellung der Kreativergebnisse hätte ich mir in großer Runde gewünscht, damit man alles sehen kann.„

„Das war ein wirklich grandioser Tag, auf den ich gerne zurückblicke und der nicht nur den Kopf geöffnet hat, sondern auch in Sachen Teambuilding sehr viel gebracht hat. Mein großer Wunsch wäre, dass wir sowas Tolles künftig einmal im Jahr machen!„