Das macht ein UX Designer bei Aperto

UX Design ist ein weites Feld, das in jeder Agentur unterschiedlich interpretiert wird. So sieht es bei der Digitalagentur und IBM-Tochter Aperto in Berlin aus …

© Tino Wehe / Aperto

Wir sprachen mit Creative Director UX Andrea Goebel, 43, und UX Designer Marcus Fries, 31, darüber, was UX Design bei Aperto bedeutet und wie sie es mit Fokus auf den Nutzer sowie auf interdisziplinäre und iterative Zusammenarbeit – auch mit dem Kunden – für erfolgreiche Lösungen einsetzen.

PAGE: Wie und warum seid ihr zu Aperto gekommen?

Andrea Goebel: Ich habe Publizistik studiert und bin seit 15 Jahren im Bereich Digitale Medien unterwegs, war in verschiedenen Digitalagenturen und Digitalablegern von Werbeagenturen tätig und habe frei gearbeitet. Zu Aperto kam ich vor drei Jahren durch einen Freelance-Auftrag. Mir hat die Projektvielfalt gefallen, genauso wie die Möglichkeit, Plattformen und Services von Grund auf mit zu entwickeln, statt nur Kampagnen digital zu verlängern.

»Mir gefällt die Projektvielfalt, genauso wie die Möglichkeit, Plattformen und Services von Grund auf mit zu entwickeln, statt nur Kampagnen digital zu verlängern« Andrea Goebel

Marcus Fries: Ich habe eine Ausbildung zum Mediengestalter gemacht und danach in Köln Integrated Design studiert. Währenddessen und danach habe ich als freiberuflicher Interface Designer für diverse Agenturen und Start-ups gearbeitet. In die Festanstellung bin ich gewechselt, weil ich keine One-Man-Show mehr sein, sondern in einem größeren Team arbeiten wollte. An Aperto fand ich neben dem Projektportfolio die Anbindung an IBM spannend, weil sie Zugang zu neuen Technologien gewährt. Außerdem hatte ich bei den Bewerbungsgesprächen einfach ein gutes Gefühl. Ich bin seit Juni 2016 dabei.

User Experience Design ist ein weites Feld. Was macht ein UX Designer bei Aperto?

Goebel: Bei Aperto arbeiten UX Designer in den verschiedensten Projektarten – von Plattformen und Websites über Marketingmaßnahmen und Kampagnen bis hin zu digitalen Produkten und Services. Die meisten haben ein Spezialgebiet, aber wir halten die Grenzen bewusst offen, damit jeder Einblick in alle Bereiche bekommen kann. So lernt man bei jedem Projekt dazu und kann die für sich passende Richtung einschlagen.

Was ist dein Schwerpunkt, Andrea?

Goebel: Ich arbeite vor allem strategisch-konzeptionell an Corporate- und Brand-Themen wie Unternehmens- oder E-Commerce-Plattformen. Als Creative Director bin ich insbesondere am Anfang eines Projekts dabei, schaue, wo das Problem liegt und in welche Richtung es gehen soll.

»Es ist keine Pflicht, aber technisches Grundwissen schadet nicht – besonders, wenn man in der Umsetzung mit dem Entwickler zusammensitzt« Marcus Fries

Marcus, du kannst HTML. Ist das ein Muss für einen UX Designer?

Fries: Es ist keine Pflicht, aber technisches Grundwissen schadet nicht – besonders, wenn man in der Umsetzung mit dem Entwickler zusammensitzt. Mein Schwerpunkt liegt zum Beispiel darin, die Informationsarchitektur für eine Website auszuarbeiten oder Interaktionsparadigmen für einen neuen Service zu definieren. Meine Tätigkeit variiert von Projekt zu Projekt – was mir sehr gut gefällt.

Wie sieht der klassische Karriereweg bei Aperto aus?

Goebel: Wir bieten Traineeships für Einsteiger ein, danach gibt es die üblichen Stufen Junior, Advanced, Senior bis hin zum Lead oder Creative Director. Es kommt darauf an, welche Komplexitätsstufe man eigenständig bearbeiten kann und wie viel Verantwortung man übernimmt.

Inwiefern hat sich mit der Übernahme von Aperto durch IBM etwas verändert für eure Arbeit?

Goebel: Durch IBM haben wir nun direkten Zugriff auf neue Technologien, wie IBMs künstliche Intelligenz Watson der Internet-of-Things-Anwendungen. Das macht unsere Arbeit sehr abwechslungsreich. Außerdem hat IBM viele Kunden, die mitten in digitalen Transformationsprozessen stecken. Dadurch werden wir viel stärker als Begleiter von Change-Prozessen eingebunden. Aperto arbeitet mit daran, analoge Geschäftsbereiche zu digitalisieren, die Umstellung für alle Beteiligten so angenehm und einfach wie möglich zu machen und zu einem nutzbaren Ergebnis zu führen. Das erfordert eine wesentlich tiefere Beschäftigung mit den Problemen des Kunden sowie eine engere Einbindung in dessen interne Prozesse.

Wie sieht das genau aus?

Fries: In vielen Projekten arbeiten wir sehr eng mit den Kunden zusammen. Kürzlich war ich Teil eines Teams, das zur Hälfte aus Mitarbeitern von Volkswagen Nutzfahrzeuge und aus Aperto-Kollegen bestand. Wir haben vier Wochen hier bei uns in der Agentur intensiv zusammengearbeitet, konnten uns direkt austauschen, Insights teilen und schnell Entscheidungen treffen.

»Es ist enorm wichtig, den Kunden zum Teil des Prozesses zu machen« Andrea Goebel

Goebel: Dieses Modell schlagen wir immer mehr Kunden vor, weil wir so gute Erfahrungen damit gemacht haben. Man spart sich diverse Abstimmungszyklen und kommt schneller zu einem Ergebnis, hinter dem das gesamte Team steht. Gerade beim initialen Workshop ist es sehr wichtig, nah am Kunden zu sein und die richtigen Fragen zu stellen, denn hier wird die Basis für die weitere Entwicklung gelegt. Es ist enorm wichtig, den Kunden zum Teil des Prozesses zu machen.

Wie groß ist die Bereitschaft für solche Modelle auf Kundenseite?

Goebel: Viele Unternehmen hinterfragen derzeit ihre gewohnten Arbeitsprozesse, brechen Silos auf und fördern interdisziplinäre Zusammenarbeit. Deshalb sind sie entsprechend offen, auch dafür, mit Agenturpartnern auf neue Art zusammenzuarbeiten. Wir stehen ihnen dann als Mitgestalter, Impulsgeber und Enabler zur Seite. Natürlich gibt es auch Kunden, für die wir noch nach klassischen Prozessen wie dem Wasserfallmodell arbeiten.

Agile Prozesse benötigen ein Rahmenwerk. Womit arbeitet ihr?

Goebel: Unser kreativer Prozess basiert auf Design Thinking, das heißt wir arbeiten konsequent nutzerzentriert, analysieren erst einmal die Nutzerbedürfnisse – und bringen diese mit den Business- und Markenzielen unserer Kunden zusammen. Unsere Ideen testen wir anhand von Prototypen und führen letztlich alles in einer Design Vision zusammen, die wir auch zur Abstimmung mit unseren Kunden nutzen. In der Umsetzung überführen wir die Design Vision dann in einen agilen, iterativen Prozess, in dem wir in interdisziplinären Teams eng zusammenarbeiten. Konkrete Abläufe und die Rollenverteilung passen wir je nach Kunde und Projekt an.

Was sind alltägliche Abläufe und Aufgaben für euch?

»Die meisten Tage beginnen mit einem Daily Stand-up im jeweiligen Projektteam« Marcus Fries

Fries: Die meisten Tage beginnen mit einem Daily Stand-up im jeweiligen Projektteam. Alles, was danach kommt, hängt davon ab, in welcher Projektphase man sich befindet. Das kann das Erstellen von Personas sein, die Auswertung von User Tests oder das Ausarbeiten von User Storys für die agile Entwicklung.

Arbeitet ihr immer nur an einem Projekt oder auch mal an mehreren gleichzeitig?

Fries: Idealerweise nur an einem Projekt, höchstens zwei – und dann meist mit einer Aufteilung von 80 zu 20 Prozent.

Wie lang dauern Projekte ungefähr?

Goebel: Das ist sehr unterschiedlich. Großprojekte wie der Launch einer komplexen, internationalen Unternehmenswebsite können schon mal über ein bis zwei Jahre laufen plus anschließender Weiterentwicklung. Kampagnen und schnelle Prototypentwicklungen sind dagegen eher kurzfristig.

Mit welchen Tools und Programmen arbeitet ihr regelmäßig?

Fries: Die wichtigsten Programme sind Sketch fürs Wireframing, Slack zur Kommunikation, Confluence und JIRA für die Projektdokumentation und -steuerung sowie gängige Prototyping-Tools wie zum Beispiel InVision.

Goebel: Ich arbeite nach wie vor auch viel mit Stift und Papier oder mit Whiteboard und Post-its, um Anforderungen aufzunehmen oder erste Ideen zu skizzieren. Und Kundenpräsentationen bereiten wir in PowerPoint oder Keynote auf, etwa wenn wir nach der ersten Konzeptionsphase unsere Design Vision beim Kunden vorstellen.

Präsentiert ihr selbst vor Kunden?

»Bei Aperto ist nicht allein der Projektmanager das Gesicht zum Kunden« Andrea Goebel

Goebel: Ja, unbedingt. Bei Aperto ist nicht allein der Projektmanager das Gesicht zum Kunden. Wir stecken am tiefsten in der Materie und sind deshalb diejenigen, die unsere Ideen am besten präsentieren und verteidigen können.

Welche Disziplinen sind noch Teil eurer Projektteams?

Fries: Den engsten Austausch habe ich mit dem Visual Designer, mit dem ich gemeinsam am Interface Design arbeite. Dazu kommt eine enge Absprache mit den Entwicklern – sowohl bei der technischen Umsetzung als auch im Vorfeld, um mich zu vergewissern, dass eine Idee umsetzbar ist. Andere beteiligte Disziplinen sind außerdem unser Content-Team sowie die Kollegen aus dem Strategy-Data-Performance-Team, die uns etwa bei SEO-Fragen unterstützen.

Goebel: UX Designer bilden eine Schnittstelle: Wir analysieren die Kundenanforderungen, stimmen uns zum Look-and-feel eng ab und klären die Machbarkeit mit der Technik.

»UX Designer bilden eine Schnittstelle: Wir analysieren die Kundenanforderungen, stimmen uns zum Look-and-feel eng ab und  klären die Machbarkeit mit der Technik« Andrea Goebel

Was braucht es dafür – fachlich und charakterlich?

Goebel: Einen klassischen Werdegang oder Ausbildungsweg gibt es (noch) nicht. Letztlich sind wir alle Quereinsteiger. Man braucht analytische Fähigkeiten, und das Beherrschen der wichtigsten Methoden ist in jedem Fall von Vorteil. Wenn dieses Wissen nicht im Studium vermittelt wurde, lernt man das bei uns on the Job oder in verschiedenen Trainings. Ab einem gewissen Einstiegslevel setzen wir es aber voraus. Mir ist außerdem wichtig, dass die Leute Begeisterung fürs Digitale und die Lust zur ständigen Veränderung mitbringen. Und Empathie! Sie müssen sich in alle Stakeholder hineinversetzen können – in den Endnutzer ebenso wie in den Auftraggeber. Ganz grundlegend ist der Wille zur Gestaltung, man muss etwas erschaffen wollen.

Fries: Außerdem sollte man Teamplayer sein und akzeptieren können, dass die Ideen von anderen auch mal besser sind als die eigenen. Egomanen schaden jedem Team.

Was macht euch am meisten Spaß an eurem Job?

Fries: Die ständig wechselnden Aufgaben und Herausforderungen. Wir haben es immer wieder mit neuen Kunden, neuen Teams und neuen Usern zu tun. Außerdem gefällt mir, dass wir Projekte aufsetzen, die tatsächlichen Impact haben. Man trägt eine große Verantwortung, was den Job sehr spannend macht.

Goebel: Ich schätze besonders die enge Zusammenarbeit mit meinen Kollegen und unseren Kunden. Am fröhlichsten verlasse ich das Büro, wenn wir nach einem intensiven Workshoptag zu tollen Ergebnissen gekommen sind und jeder denkt: Wow, wir haben richtig was geschafft.

Trotzdem: Jeder Job hat auch Nachteile oder nervige Seiten. Was ist das bei euch?

Goebel: Administrative Aufgaben sind wohl für alle Kreativen eher unschön – also Stunden buchen, Zeitpläne ausarbeiten und so weiter. Aber das muss auch sein, um wirtschaftlich arbeiten zu können.

Wie wird sich das Berufsbild UX Designer eurer Meinung nach weiterentwickeln?

Fries: Ich denke, es wird noch breiter und interdisziplinärer werden. Das erfordert gleichzeitig mehr Spezialisierung – etwa auf Themen wie Virtual Reality oder künstliche Intelligenz. Man wird als UX Designer nicht mehr alle Spezialdisziplinen abdecken können.

Goebel: Ich bin überzeugt, dass UX Designer in Zukunft noch gefragter sein werden – schon heute ist gutes UX Design ein echter Wettbewerbsfaktor. Wenn sich Produkte und Services kaum noch unterscheiden, setzt sich das Angebot durch, das dem Nutzer das beste Erlebnis bietet.

»Ich bin überzeugt, dass UX Designer in Zukunft noch gefragter sein werden – schon heute ist gutes UX Design ein echter Wettbewerbsfaktor« Andrea Goebel

Habt ihr ein Traumprojekt, das ihr irgendwann mal umsetzen wollt?

Goebel: In vielen unserer Projekte beschäftigen wir uns schon mit großen Zukunftsfragen – wie werden wir leben, arbeiten, wohnen? Diese Entwicklungen ein Stück weit mitgestalten zu können – darauf freue ich mich besonders.

Fries: Ich freue mich auf die nächsten neuen Technologien und die Möglichkeit, einer der Ersten zu sein, der damit arbeiten darf.


UXDesignCCCAP17

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produktbezogen im Gespräch mit Franziska Nöthe, Head of Product Management bei etracker und Gründerin von mr.mules

Franziska Nöthe, Head of Product Management bei etracker und Gründerin von mr.mules

Für unser heutiges Interview in unserer Reihe „produktbezogen im Gespräch“ konnten wir Franziska Nöthe gewinnen. Franziska leitet das Produktmanagement bei etracker in Hamburg und ist außerdem Gründerin von mr.mules. Sie berichtet uns davon, wie sie zur Idee von mr.mules kam, was sie unter Product Management versteht und was sie an ihrem Job besonders liebt.

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One for the forgotten pixels

All the products we create might soon be gone. It’s up to us to make them last.

All the products that I helped create might soon be gone. Disassembled in their look and feel, iterated into different products, or worst shut down all together. Picturing my efforts of the last years disappear feels like losing a bit of myself while burying parts of my professional credibility right with it.

I started to enjoy the thought of how the situation would be different if digital products were made out of stone, not pixels. The stone’s concrete surface would be strong enough to resist seasonal design changes. Their robust structure would be hard to tear down by other product builders. And thousands of years of experience would shrink the uncertainty around why, what and how to build.

Yet, digital products are still made out of pixels — lightweight, easy to rearrange and prone to change their layout every other release cycle.

As product people of the pixel generation we must understand that nothing we create is set in stone. At some point it will all be gone. And while we won’t be able to change this inconvenient truth, it is worth preparing for it in the best way.

How it feels to lose a product

The first step towards making sense of my product loss anxiety was understanding what I was so afraid of losing in the first place. For once, reliving my first product shutdown came in handy:

A couple of years ago, when Quiz Apps were all the rage, the company I was with wanted to participate in the hype. We partnered with a gaming startup to bring a successful northern European game to Germany. I was the product manager responsible for making this happen. The game was one of my first big projects, making it hard to forget the excitement when we launched. The week after the release, I witnessed the app shoot to the top of the app store charts when I was out on a city trip to Amsterdam. I vaguely remember the blossoming trees around the sun filled canals. I do recall, though, sitting near the water playing the game, eager to challenge every new player. One play at a time — I was determined to engage every user myself if I had to.

Fast forward two years and little was left of the engagement of the early days. I had to witness from the outside how the game was taken off the app store.


In-game screenshot showing one of the many game boards. The goal was to have more points from answering questions than your opponent. Reaching the star in the middle ends the game.

Looking back makes me realize that I connected to the product on many levels causing varied, yet always unpleasant, feelings about its shutdown.

User focused product development taught us to obsess about our customers and their well being. Even without this ever-present mantra, I wanted to build something beautiful that people would like. Thus, it felt like losing a part of myself when I had to witness the product go away, which I helped create with so much passion. Like the canvas to the painter, the product becomes our tool to communicate with the people in front of the screen. And for the pixel artists we often aspire to be, it sucks when your digital canvas is taken off display.

Next to my lifeblood, a significant share of my lifetime went into the app as well. It frustrated me to see all my efforts vanish and not paying off in the end. I started to wonder if I should have been doing other things with my time instead, which further amplified my doubt-filled dissatisfaction.

I also felt that closing down the game made me lose some of my professional credibility. We are judged by what we build and achieve. Now, one of my main achievements in the last years was buried in the app graveyard. I felt naked with nothing to show for except some app store pictures of the good ol’ days.

As personal as my product loss story might be, I think I am not the only one with these feelings. When after work drinks with fellow product makers slide on to memory lane, you hear tales of long forgotten products and features — loved by users, success stories for the business, and an epic battle to get released. It’s as if we want to keep our creations alive with our stories. as otherwise they might be lost for good.

Accepting product change

Understanding what I felt was important. To my own surprise, what helped me progress the most, was accepting that there was nothing I can do about my situation. And that this was a good thing.

Product development is driven by two stakeholders with ever-changing needs — our users and our company. It could be a redesign that keeps users experience up-to-date or a new feature aimed at a change in user behavior. If a company is off to enter a new market or fight off competitors, major product changes will come as well. In some cases, a switch in corporate strategy might even lead to switching off the product right with it.

Even though different in its magnitude, products need to change to meet the requirements of users and businesses. And given the increasing speed at which digital businesses evolve, change will come even more frequent in the future.

A third and major driver for change is neither to be found with a product’s audience, nor in the higher ranks of a company’s org chart. It’s us — product people with their agile, lean, and minimum viable way of thinking. Thanks to the likes of Eric Ries, Jeff Gothelf and Jake Knapp, we have been taught to iterate our way to success. State-of the-art product management embraces change to serve users well while keeping risk and initial investment low. In return, this means that either myself or those following after me will and should tinker and evolve what I created. If they didn’t do so they’d be doing something wrong.


A collection of reading material that helps to make products self destruct

With these forces at work, even the best products will need to change constantly to stay successful. While this sounds obvious, I never properly reflected on what it means for the foreseeable mortality of my work. Knowing that change is a prerequisite for product success, helps me to accept this unpleasant truth. Even if it means seeing my own work vanish, I know that it is (hopefully) for the best of the user, the business and the product itself.

Already ancient stoic philosophy put a focus on understanding and accepting what is outside of one’s control. Until today, stoic principles are known for helping leaders and entrepreneurs live a more fulfilling life.

“If you are pained by external things, it is not they that disturb you, but your own judgement of them. And it is in your power to wipe out that judgement now .” — Marcus Aurelius, Emperor of Rome

Embracing the inevitable helps the stoic to foster strength and happiness without worrying about what cannot be changed. Accepting the mortality of digital products fits right into the stoic mindset.

The courage to reflect

Even though we need to accept that our products will change, there is still a lot we can do to benefit from this situation. For the Stoic, accepting what is outside of one’s control is only half the deal . Identifying what is within one’s control to then improve one’s situation is of equal importance.

So how can we apply this way of thinking to product development? We have full control over our past experiences and memories from developing products. To leverage this work we need to constantly reflect and then extract what can be valuable for us in the future.

“Happiness and freedom begin with a clear understanding of one principle: Some things are within our control, and some things are not. It is only after you have faced up to this fundamental rule (…) that inner tranquility and outer effectiveness become possible.” — Epictetus

Continuous reflection helps to identify what worked and what didn’t, thus uncovering areas of improvements. Further, the emotional and timely distance to the observed topic aids the discovery of new insights by looking at a situation in a new angle. You might even uncover that you have learned and achieved more than you originally thought. I was surprised by how much I had learned about navigational hierarchies and user flows when I reflected on a recently released feature.

Lastly, reflection aids to develop more abstract ideas, making what you have learned applicable to a wider range of situations. For instance, reflecting on the Quiz App started my thoughts on how to apply ‎the theory of Flow from psychology to product design.


The Experiential Learning Cycle from David Kolb

And this is really what reflection is all about — uncovering what you have learned to later apply it to other products and become better at what you do. Even if the product that provided the learning is all gone, you will start to notice its long lasting benefits.

Over the last year, I have discovered writing to be a helpful reflection tool for me. Education researcher Ulrich Boser also mentions this in his latest book Learn Better when talking about the benefits of explaining a topic to other people. What I write needs to be understandable to the outside world, so I am forced to think and make sense of what confuses me. Also, I need to develop a coherent story for the reader which helps me to connect the dots about the topic myself. Publishing my reflections also makes my progress visible to the outside world, keeping it alive in a new medium.

There are plenty of other tools that can help to reflect and learn, such as regular feedback sessions with coworkers or retrospectives of a project. Even just taking half an hour each month to write down lessons learned from the past weeks is a valuable exercise. Pick the format that best fits you and work your way from there. Essentially the most important thing is to start. Otherwise, you might find yourself with nothing to show for in a couple of years.

To make a product last

I came to accept that short term product perfection is not what I will be remembered for. Nor will it help me improve throughout my career. What will make an impact, is constant reflection on my ephemeral pixel experiences. By using what I’ve learned in past projects, I have control over making my work live on.

While this surely is more work, it helps me to not rely on keeping my products alive by telling stories to others during happy hour. Instead, I can take my time to listen to tales of their fallen products, which tend to be very worth learning from as well.

If you liked reading this, please click the below to help share with others. This small and kind gesture keeps me going and motivated to write more articles like this one.



One for the forgotten pixels was originally published in The Startup on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.

WYSIWYG 1970

WYSIWYG stands for What-You-See-Is-What-You-Get. It is a concept developed at Xerox PARC; it means that the display on screen corresponds to the printed sheet of paper – a quite radical idea in the early days of desktop computing.  According to Wikipedia the expression was “coined by John Seybold and popularized at Xerox PARC during the late 1970s.”

Therefore it is quite stunning to hear the words in a totally different context. Tim Rice used the very same words for a chorus in Jesus Christ Superstar (music Andrew Lloyd Webber, 1970) in the piece The Temple.

what you see is what you get

Score of Jesus Christ Superstar, The Temple

Quite possible that John Seybold knew the song.

[Update 26-Apr-2017] I do not what to push this over the edge, but the following lines are kind of intriguing as well if you switch the context back to computing:

No-one’s been disappointed yet – success rate, ease of use
Don’t be scared give me a try –  familiarity, robustness, undo, user experience
There is no-thing you can’t buy – Business goals; revenue comes from happy customers


// Original: WYSIWYG 1970 CC-BY-NC-4.0 Matthias | mprove.net | @mprove | Musings & Ponderings

Richtplatz auf dem Grasbrook 1590

Das Chronoscope ist eine Zeitmaschine für Hamburg, die im Rahmen des Kultur-Hackathon Coding Da Vinci Nord entstanden ist. Justiert man die Coordinaten auf den Grasbrook um 1590, so findet man die Richtstätte, auf der bis 1624 über 400 Seeräuber enthauptet wurden. [cf. Wikipedia].

Der Ort würde heute in etwa zwischen der Elbphilharmonie und dem City-Sportboothafen vor dem Sandtorhöft liegen.

Übrigens suche ich nach Bugs. Hakt es irgendwo bei den Zeitreisen? Irgendein Browser oder Device bei dem etwas falsch dargestellt wird? Oder gibt es eine Coordinate, bei der die Karte besser ausgerichtet werden sollte? Dann könnt Ihr das gerne hier oder in farcebook mit Screenshot oder Chrono-Link berichten.


// Original: Richtplatz auf dem Grasbrook 1590 CC-BY-NC-4.0 Matthias | mprove.net | @mprove | Musings & Ponderings

So war’s: Vizthink Hamburg Meetup #21 – Bücherparade

Beim letzten Vizthink Hamburg Meetup sind die Leseratten auf ihre Kosten gekommen.

Gleich drei Buchautorinnen haben ihre neuen Visuellen Werke vorgestellt und uns von den Tälern und Gipfeln ihrer literarischen Reise berichtet.

Live aus Berlin zugeschaltet war Nadine Roßa von Sketchnote Love: In Nadines Buch geht es um visuelle Notizen für Alles. Sie zeigt viele wichtige Symbole & Methaphern, schöne Graphikelemente, Figuren und Menschen. Das Besondere an ihrem Buch ist meiner Meinung nach ihr Stil und die Sketchnote Interviews am Ende des Buchs. Das zeigt sehr schön die Vielfalt von Sketchnotes auf. Bei Nadine musste am Ende alles ganz schnell gehen, weil sie mal eben so nebenbei noch ein Baby bekommen hat.

Tanja Wehr von Sketchnote LOVERS stellte uns ihre Sketchnote Starthilfe vor. Sie richtet sich besonders an Leute, die ihre Hemmungen vor dem Stift ablegen möchten. Dafür hat Tanja diverse Strich-für-Strich Anleitungen entwickelt, so dass ein ‚ich kann nicht‘ leider nicht mehr zählt. Das Buch behandelt Bilderwelten, die man gut für Sketchnotes und den Beruf nutzen kann. Aber Symbole aus dem ‚Outer Space‘ und Origami-Icons fehlen nicht, weil Tanja hierfür ein Faible hat. Tanja schwärmte uns von ihrer Zusammenarbeit mit dem mitp Verlag vor… und wenn man hört wie locker flockig Tanja von ihrem Buch erzählt und was sie sonst noch so alles spannend findet, dann ist es vermutlich nur eine Frage der Zeit bis ihr nächstes Buch erscheint?!

Anna Lena Schiller erzählte uns von ihrem Buch über Graphic Recording. Die Kunst des Live Zeichnens ist stark im Kommen und Anna schon lange im Geschäft. So viel es ihr nicht schwer ihre Erfahrungen in ein Buch zu gießen. Wichtig war ihr von Anfang an, dass es ein sogenanntes „Coffee Table“ Buch wird, also mit vielen, schönen, bunten Bildern. Das ist ihr definitiv gelungen!

Toll waren auch die vielen visuellen Lieblingsbücher, die alle anderen Vizthinker mitgebracht haben.
U.a. wurden folgende Dinge empfohlen: 
– @Sketchnotelover: Mr. Typo & der Schatz der Gestaltung: Eine Typo-Graphic Novel von Leonardi Alessio
– @filtercake: The creative licence von Danny Gregory: die Idee, eine Art gezeichnetes Tagebuch zu führen
– @4b73cb: S. – Das Schiff des Theseus ist ein experimenteller Roman von Doug Dorst nach einer Konzeption von J. J. Abrams.
– Bücher bei genialokal online bestellen und beim lokalen Buchhändler um die Ecke abholen

Schreibt Eure visuellen Bücher Tipps gerne als Kommentar unter diesen Blog Post.

Workshop-Ergebnisse sichern: 9 Foto-Protokoll-Alternativen

In Workshops geht es immer um Ergebnisse. Aber bei Workshops denkt jede und jeder an die teilnehmenden Personen, die Vorbereitung, an Tools oder Locations. Dabei übersieht man leicht, wie wichtig es ist, dass die Workshop-Ergebnisse gut gesichert werden. Der erste Impuls lautet immer: Foto-Protokoll. Dabei gibt es so viel mehr spannende Formen und Medien, Ergebnisse aufzubereiten und weiterzuentwickeln. Aber sie erfordern, Workshops anders zu planen und durchzuführen. Um solche Foto-Protokoll-Alternativen geht es in diesem Artikel.

Aber langsam!

Bevor es in die Alternativen geht, stelle ich kurz das Foto-Protokoll als Basis-Variante vor, wie man Workshop-Ergebnisse sichert. Mir sind insgesamt neun Alternativen dazu eingefallen, die ich mit ihren Vor- und Nachteilen jeweils kurz vorstellen möchte. Für jede Variante gibt es außerdem noch ein zwei Beispiele aus der Praxis.

Das Foto-Protokoll und die 9 Alternativen im Überblick

Das Foto-Protokoll

Workshop-Ergebnisse sichern: Foto-Protokoll

Wie der Name schon sagt: Ein Foto-Protokoll besteht aus Fotos aller Ergebnisse. Nicht mehr und nicht weniger. Als Moderator fotografierst Du die Poster, die Ihr erstellt habt, stellst die Fotos der Arbeitsergebnisse zusammen und machst sie den Teilnehmern im Nachgang zugänglich. Wenn Du die Fotos mit dem Smartphone machst, kannst Du Apps wie Office Lens oder ScannerPro nutzen. Die beschneiden das Foto automatisch am Rand und korrigieren die Winkel. Das sieht gleich deutlich besser aus.

Vorteile

Nachteile

Teilnehmer können sich an den Diskursverlauf erinnern und idealerweise auch Argumente nachvollziehen.

Es ist anstrengend, Foto-Protokolle nachzulesen. Sie werden kaum genutzt und verschwinden ungelesen in der (virtuellen) Schublade

Das Foto-Protokoll lügt nicht. Es gibt im Nachgang keinen Zweifel daran, ob bestimmte Dinge im Workshop wirklich so besprochen worden. Was auf dem Poster steht, ist im Workshop diskutiert worden.

Wer nicht teilgenommen hat, versteht die Ergebnisse in der Regel nicht. Wer andere über die Workshop-Ergebnisse informieren muss oder Zustimmungen einholen muss, kommt mit einem Foto-Protokoll nicht weiter.

Ein Foto-Protokoll ist die erwartete Inklusiv-Leistung. Es erfordert wenig Aufwand und verursacht keine Kosten. Denn aufwändigere Ergebnissicherungen sind häufig der erste Streichkandidat in einer Budget-Verhandlung.

Es ist oft schwierig, das Handschriftliche zu entziffern. Egal wie häufig man die Teilnehmer während des Workshops darauf hinweist, leserlich zu schreiben.

Es lässt sich schnell erstellen. Ein Foto-Protokoll kann spätestens am nächsten Tag bei den Teilnehmern sein.

Das gepimpte Foto-Protokoll: Wenn Du etwas mehr als ein reines Foto-Protokoll bieten willst, fotografierst Du nicht nur Workshop-Ergebnisse, sondern hältst auch viele Momente, Stimmungen und Personen fest. Schließlich sind Workshops ja immer auch soziale Zusammenkünfte. Damit das gelingt, musst Du in der Moderation entsprechend Freiräume haben, solche Fotos machen zu können. Da wir immer zu zweit moderieren, kann meistens eine Person immer mal wieder auch Fotos machen. Für tolle Stimmungsbilder in Räumen mit schwierigen Lichtverhältnissen empfiehlt sich eine gute Kamera mit Weitwinkelobjektiv. Valentin hat dafür profimäßiges Equipment – vom großen Besteck bis zur transportableren Lösung (Kamera mit Objektiv). Für besondere Bilder kannst Du Dir auch so eine tolle 360° Kamera holen. Wir haben z.B. die Tetha S von Ricoh. Die Fotos bearbeitest Du hinterher mit Filtern, verpasst ihnen einen einheitlichen Look und integrierst sie ins Protokoll oder machst ein eigenes Dokument daraus.

9 Alternativen zum Foto-Protokoll

Foto-Protokolle sind eine gute Basis-Variante, um Workshop-Ergebnisse zu übergeben. Es gibt aber durchaus andere Formen, die Ergebnisse von Workshops und Arbeitssessions anschlussfähig zu machen. Einige davon haben wir hier zusammengestellt. Mit Ausnahme der ersten und der letzten basieren die Dokumentationsformen auf anderen Medien. Wie immer geht es hier nicht um Vollständigkeit und wir freuen uns sehr, wenn Du über Kommentare oder E-Mails andere Foto-Protokoll-Alternativen ergänzt. So könnte Stück für Stück eine Sammlung zustande kommen, von der alle Interessierten profitieren. Für den Anfang kommen schon mal einige Kollegen zu Wort, denen ich an dieser Stelle sehr für ihren Input danken möchte: Anja Ebers von Akanto, Svenja Hofert von Teamworx bzw. Karriere & Entwicklung, Kai Matthiesen von Metaplan, Judith Scholten und Ole Keding von Pilot sowie Sonja Hörster und Jascha Rohr vom Institut für Partizipatives Gestalten.

Natürlich lassen sich viele dieser Ergebnissicherungsvarianten auch miteinander kombinieren. Du kannst das Foto-Protokoll ergänzend zu einer Präsentation nutzen. Oder Artefakte als Teil einer Ausstellung. Du kannst die intensive Planung nächster Schritte im Workshop vollziehen und einen digitalen Projektraum für das Team eröffnen. Und und und.

Alternative 1: Keine Dokumentation

Workshop-Ergebnisse sichern: Keine Dokumentation

Warum soll man sich die Mühe machen ein Foto-Protokoll zu produzieren, das ohnehin keiner liest? Wäre es nicht viel schlauer, alle Anschluss-To-Dos direkt schon im Workshop anzugehen, zu definieren und zu terminieren? Statt Foto-Protokoll gibt es eine zusätzliche intensive Session zu nächsten Schritten. Gerade die sofortige Vereinbarung von Follow-Up-Meetings und Terminierung von kleineren Arbeitstreffen führt sofort zu einem Realitätscheck.

Vorteile

Nachteile

Fokus liegt darauf, schnell ins Handeln zu kommen.

Die Ergebnissicherung leidet. Es wird schwierig sich im Nachhinein auf die gemeinsam entwickelten Ziele zu berufen, weil sie nicht festgehalten sind.  

Die Gefahr, dass Dinge verpuffen und Teilnehmer zurückrudern, ist deutlich geringer.

Die Vorgehensweise erfordert zusätzliche Zeit für die detaillierte Konkretisierung

Das Vorgehen lässt sich gut mit anderen Dokumentationsformen kombinieren.

Es funktioniert nur, wenn die Teilnehmer Dinge tatsächlich entscheiden können und handeln wollen.

Darf ich Sie zum Tanz bitten? Kai Matthiesen von Metaplan erzählte mir von sogenannten “Tanzkarten”. Jeder bekommt zum Ende des Workshops solche Karten. Auf zwei (oder mehr) Karten pro To-Do trägt jede Teilnehmerin ein, was sie zu tun hat. Eine Version behält sie für sich. Die zweite Version geht an eine Person, auf dessen Mitarbeit die Teilnehmerin angewiesen ist. Idealerweise werden dann auch gleich Termine vereinbart.

Bei einem Team-Workshop mit 25 Teilnehmern haben wir die Teilnehmer mal in Paaren individuelle Ziele definieren und als Briefe aneinander aufschreiben lassen. Diese Paar-Briefe, die sich die Teilnehmer gegenseitig geschrieben haben, haben wir ihnen dann nach 100 Tagen zukommen lassen. So konnte alle 25 Anwesenden überprüfen, wo sie nach drei Monaten stehen. Über die Paar-Konstellation kam zudem etwas Gruppendynamik hinzu, um sich ernster mit den Zielen zu beschäftigen.

Alternative 2: Ergebnisposter

Workshop-Ergebnisse sichern: Ergebnisposter

Am Ende des Workshops oder im Nachgang entwickelt man 1-3 Poster mit den zentralen Ergebnissen, Entscheidungen und To-Dos. Du stellst diese Poster den Teilnehmern zur Verfügung. Wenn sich so ein Ergebnisposter von einem reinen Wer-macht-was-bis-wann-Poster abheben soll, kannst Du es schön visuell gestalten. Denn Du willst ja, dass die Teilnehmer im Anschluss damit arbeiten, sie in ihrem Büro oder Projektraum aufhängen oder die Workshop-Ergebnisse anderen Stakeholdern vorstellen (z.B. Geschäftsführung, Team, Communities of Practice, …). Wenn Du so ein Poster live mit Teilnehmern im Workshop entwickelst, musst Du dafür wie bei einer Wer-macht-was-bis-wann-Übung mindestens 45 Minuten einplanen. Erstellst Du das Ergebnisposter im Nachgang, kannst Du Deine volle Visualisierungskraft und Materialverspieltheit ausleben. Du kannst statt eines Posters natürlich auch ein Flip-Chart oder eine Flip-Chart-Alternative nutzen.

Vorteile

Nachteile

Hohe Übersichtlichkeit und Fokussierung auf das Wesentliche

Ungeeignet, wenn es um eine Fülle an Ergebnissen geht

Ergebnisse bleiben sichtbar. Ergebnisposter werden häufig im Büro oder Projektraum der Auftraggeber aufgehängt.

Der Diskursverlauf wird nicht festgehalten. Es ist für Außenstehende nicht ersichtlich, wie die Teilnehmer zu den Ergebnissen gekommen sind.

Du kannst mit gut aussehenden Postern punkten

Mit Bildern und Metaphern Frieden stiften: Svenja Hofert erzählte mir, dass sie in ihren Gruppenarbeiten Ergebnisse mit Bildern und/oder Leitsprüchen verankert. Die Teilnehmer suchen also zu jedem zentralen Ergebnis noch ein einprägsames Bild. Dadurch werden Ergebnisse besser erinnert und erodieren hoffentlich weniger stark in der alltäglichen Betriebsamkeit.

Im Oxford Scenarios Programme war es ebenfalls gängige Praxis, für die 2-5 Szenarien einprägsame Metaphern und Bilder zu finden. Ein Beispiel für solche Szenario-Namen aus dem Projekt Destino Columbio gibt es hier. Das Szenario-Projekt, das Juan Manuel Santos zusammen mit Adam Kahane Ende der 1990er Jahre durchgeführt hat, war der Startpunkt für den Friedensprozess in Kolumbien und ein wichtiges Leitmotiv für die Beendigung des 52-jährigen Bürgerkriegs.

 

Alternative 3: E-Book

Workshop-Ergebnisse sichern: E-Book

Smartphones und Tablets sind heute ständige Begleiter vieler Menschen. PDFs mit vollgeschriebenen Workshop-Postern lassen sich darauf nicht gerade komfortabel lesen. Wer also eine Dokumentationsform sucht, die der Mediennutzung unserer Zeit entspricht, könnte beim E-Book fündig werden. Das erfordert natürlich, dass Du die Ergebnisse zunächst niederschreibst, strukturierst und zumindest minimal gestaltest.

Vorteile

Nachteile

Du bist kompatibel zu den Endgeräten der Teilnehmer und deren Vorgesetzten und passt Dich deren Online-Nutzung an.

Aufwand: Du musst die Ergebnisse transkribieren, bearbeiten und gestalten.

Kein nerviges Vergrößern und Verkleinern auf mobilen Bildschirmen (wie z.B. bei einem PDF)

Es ist umständlich, mit den Inhalten eines E-Books weiterzuarbeiten, sie zu drucken, in Präsentationen zu überführen oder Ähnliches.

Das Event-Erlebnis auf den Rückweg ausdehnen: Eine fluffige, wenn auch aufwändige E-Book-Variante hat Claudia Brückner unlängst in einem Gastartikel bei uns vorgestellt. Dort wurde die Dokumentation einer Konferenz so angelegt, dass Teilnehmer und Experten eine schön gestaltete E-Book-Publikation (ePub) am Ende des Events zugesandt bekamen. So konnten die Veranstalter das Event-Erlebnis auf die unmittelbare Zeit danach und den Rückweg ausdehnen und die Teilnehmer die Ergebnisse direkt mit auf Heimweg nehmen.

 

Alternative 4: Video-Protokoll

Workshop-Ergebnisse sichern: Video-Protokoll

Wer häufig mit Inszenierungen, Prototyping oder der Lego Serious Play Methode arbeitet, kennt diese Dokumentationsform bestimmt. Man filmt zentrale Passagen. Dafür müssen die Teilnehmer ihre Ergebnisse so vorbereiten, dass sie sie in einem vorgegebenen Zeitfenster präsentieren können. Anja Ebers, die ihre Lego-Serious-Play-Sessions entsprechend aufnimmt, empfiehlt 3 Minuten als eine gute Länge pro Video. Das zwingt die Teilnehmer sich zu fokussieren.

Vorteile

Nachteile

Die Kamera und die begrenzte Aufnahmedauer zwingen zu einer besonderen Fokussierung

Videos zeigen Personen und den genauen Wortlaut. Das kann mitunter heikel sein.

Geringer Aufwand, da jedes Smartphone ausreichend gute Videos macht

Ggf. müssen die Videos bearbeitet werden (einheitlicher Vorspann, kleinere Datei-Größe, …)

Das Ambiente des Workshops wird mittransportiert

Videos sind nur für die Teilnehmer interessant. Sie sind nur bedingt tauglich für Mitarbeiter, Chef-Chefs oder sonstige externe Stakeholder.

Überraschungs-Effekt im Workshop. Die wenigsten Teilnehmer rechnen damit, für die Präsentation von Ergebnissen gefilmt zu werden.

Videos sind nicht direkt anschlussfähig. Teilnehmer müssen diese verschriftlichen, um sie in ihren Alltag zu übersetzen.

Videos sind nicht veränderbar oder editierbar. Teilnehmer können sie später nicht ergänzen oder damit weiterarbeiten.

Wenn die Teilnehmer selbst die Dokumentation machen: Anja hat zudem ein schönes Format für Großgruppen vorgestellt, um Freiwillige zu Kamerafrauen und -männern zu machen. Dafür fragt man vor oder zu Beginn der Veranstaltung, wer Lust hätte, wichtige und besondere Momente per Video festzuhalten, Teilnehmer zu interviewen und Stimmungsbilder einzufangen.

 

Alternative 5: Digitale Projekträume

Workshop-Ergebnisse sichern: digitale Projekträume

Bei dieser Foto-Protokoll-Alternative bringst Du die Workshop-Ergebnisse in die virtuellen Arbeitsumgebungen Deiner Auftraggeber. Dafür nutzt Du z.B. ein virtuelles Whiteboard wie Mural. Du kannst entweder direkt im Workshop schon auf so einem virtuellen Whiteboard die Ergebnisse mitschreiben und visuell anordnen. Oder Du räumst die Ergebnisse im Nachgang auf, ergänzt die Dinge, die noch fehlen (z.B. weil sie auf Arbeitsbögen stehen) und lädst die Teilnehmer ein.

Vorteile

Nachteile

Du schaffst einen virtuellen Ort, an dem die Teilnehmer ko-kreativ weiterarbeiten können

Teilnehmer, die es nicht gewohnt sind, in digitalen Projektumgebungen zu arbeiten, werden das wahrscheinlich nicht nutzen.

Du bringst die Ergebnisse in einen Modus der Weiterbearbeitung.

Virtuelle Projektumgebungen in der Cloud können für hochsensible Themen ungeeignet sein

EIn digitaler Projektraum lässt sich bereits  im Workshop zur Visualisierung nutzen

Wenn Du nicht schon im Workshop alles in den digitalen Projektraum bringst, erfordert es etwas Aufwand, alle zentralen Inhalte in die Projektumgebung zu bringen.

Digitales Projektmanagement x Foto-Protokoll: Judith Scholten und Ole Keding von der Media-Agentur Pilot berichteten kürzlich, dass sie die To-Dos aus ihren Foto-Protokollen in ein Board der Projektmanagement-Software Trello überführen (lassen). Damit werden die Ergebnisse direkt als internes Projekt aufgesetzt. Man kann To-Dos terminieren, Verantwortliche benennen, kommentieren und vieles mehr.

 

Alternative 6: Artefakte

Workshop-Ergebnisse sichern: Artefakte

Je stärker Du ko-kreativ arbeitest und Deine Teilnehmer Objekte, Modelle, Prototypen bauen oder Pläne gestalten lässt, desto visueller und haptischer werden auch die Ergebnisse. Du kannst solche Artefakte daher auch als Anker für die Workshop-Ergebnisse nutzen. Sie lassen sich gut in Räumen ausstellen (z.B. in Büros, Meetingsräumen, Fluren, Foyers, …). Sie dienen den Workshop-Teilnehmern als Erinnerung und Mitarbeitern und Stakeholdern als Inspiration und bieten Gesprächsanlässe. Anders als bei einer Verankerung von Ergebnissen durch Bildern sind die Artefakte aber selbst Workshop-Ergebnisse und kein reines Vehikel.

Vorteile

Nachteile

Das Denken mit den Händen wirkt bei den Teilnehmern stark nach. Ein gemeinsames Artefakt hat eine hohe Erinnerungskraft.

Artefakte sind nicht explizit. Man kann sich nicht auf etwas Niedergeschriebenes verlassen.

Mit einem Objekt, Modell, … lassen sich Ergebnisse einfacher anderen vorstellen und näherbringen.

Artefakte sind vage und nicht konkret. Wie genau, etwas getan werden soll, können sie nicht vermitteln

Oft entstehen kleine Kunstwerke, die gern unternehmensintern “ausgestellt” werden.

Modelle, die begeistern: Im Rahmen eines Innovationsworkshops von uns haben die Teilnehmer für die wichtigsten Konzepte tolle Modelle mit einer Vielzahl unterschiedlicher Materialien gebaut. Diese Modelle waren für die Teilnehmer so wichtig, dass sie diese unbedingt in ihrem Büros aufstellen wollten und die Konzepte intern daran vorstellen wollten. Mit dem Effekt, dass Dirk einige seiner antiken Lieblingslego-Figuren abhanden kamen. Upsi!

 

Alternative 7: Physische Projekträume

Workshop-Ergebnisse sichern: Physischer Projektraum

Häufig finden Workshops zu Beginn eines längerfristigen Projekts statt, um die verschiedenen Akteure zusammenzubringen und Mitstreiter aufeinander einzuschwören. Damit das Projekt auch einen Ort hat, an dem die Mitglieder gemeinsam daran arbeiten können, werden häufig Projekträume eingerichtet. Neben möglichem Interior und nötigen Materialien sollen in solchen Räumen immer auch Ergebnisse ausgestellt werden. Das Projekt-Team will in solchen Räumen nicht nur arbeiten, sondern anderen auch zeigen, woran sie arbeiten, wo sie gerade stehen, welche Erfolge es schon gab oder ähnliches. Von daher empfiehlt sich für so einen Projektraum in jedem Fall der Übertrag der Workshop-Ergebnisse auf ein Kanban-System (To-Do, Doing, Done).

Vorteile

Nachteile

Du überträgst Workshop-Ergebnisse direkt in eine neue Arbeitsumgebung der Verantwortlichen

Räume zu bekommen, ist in vielen Unternehmen mit bürokratischen Hürden und Zustimmungen verbunden. Zudem sind Räume in vielen Unternehmen knapp.

Alle (zentralen) Ergebnisse können längerfristig sichtbar bleiben. Man muss nicht alles auspacken und aubauen und hinterher wieder wegräumen.

Heikle, vertrauliche oder geheime Ergebnisse sind ggf. nicht “sicher” vor den Blicken anderer.

Das Team hat einen gemeinsamen Ort zum Arbeiten und für Projekttreffen. Ein Raum schafft zusätzlichen Fokus, Nähe und kurze Wege.

Ja, aber nein: Die Einrichtung eines Projektraums war bei mir das ein um andere Mal Thema und wir haben zumindest in einem Fall das Workshop-Ende noch einmal für eine intensive Konkretisierung eines solchen Projektraums vorgenommen. Leider wurde dieser Raum dann nicht genehmigt. Solch einen Projektraum mitzugestalten würde uns schon sehr reizen. Jake Knapp hat im Zusammenhang mit seinem Buch zu Design Sprints auch etwas geschrieben, wie man Teams hilft, kostengünstige War Rooms aufzusetzen. Zum Artikel!

 

Alternative 8: Ausstellungen

Workshop-Ergebnisse sichern: Ausstellung

Wenn Du eine Fülle unterschiedlicher Ergebnisse, viele stimmungsvolle Bilder und einen Ort hast, kann es sinnvoll sein, diese auszustellen und für andere erfahrbar zu machen. Die Aufbereitung zur Ausstellung erfolgt nicht zwingend eins zu eins. Als Ausstellungsmacher darfst bzw. musst Du Ergebnisse auswählen, ggf. neu sortieren, ergänzen, interpretieren. Dabei ist doppeltes Fingerspitzengefühl gefragt: Einerseits muss man sich an den Interessen und Nutzungsweisen der Ausstellungsbesucher orientieren. Andererseits darf man die Workshop-Ergebnisse nicht zu stark verändern.

Vorteile

Nachteile

Ausstellungen eignen sich gut, wenn die Ergebnisse länger einer größeren Zahl von Menschen zugänglich bleiben sollen

Es ist für die Workshop-Teilnehmer nicht einfach mit den Ergebnissen einer Ausstellung weiterzuarbeiten.

Die Besucher können die Workshop-Ergebnisse und das damit verbundene Ambiente erfahren

Eine Ausstellung richtet sich vorrangig an Nicht-Teilnehmer und fokussiert daher immer darauf, was man von sich zeigen und wie man wahrgenommen werden will.

Du kannst sehr schön Entstehungsprozesse nachzeichnen

Es ist aufwändig, eine gute Ausstellung zusammenzustellen

Man kann eine Vielzahl verschiedener Medien einsetzen: Poster, Fotos, Videos, O-Töne, …

Man muss Ergebnisse verdichten, interpretieren, strukurieren.

Theoretisch möglich: Wir haben bislang noch keinen Kontakt mit Ausstellungen gehabt. Ich kann mir aber vorstellen, dass es solche im Kontext von Beteiligungsverfahren häufiger gibt, um Betroffenen die Möglichkeit zu geben, sich zu informieren.

 

Alternative 9: Präsentation

Workshop-Ergebnisse sichern: Präsentation

Häufig wollen und/ oder müssen die Workshop-Teilnehmer die Ergebnisse anderen vorstellen: z.B. dem Team oder Vorgesetzten. Für viele ist in diesem Fall wichtig, die zentralen Ergebnisse in einer Präsentation aufzubereiten. Diese hat nicht den Anspruch alles wortwörtlich wiederzugeben, sondern konsistent und anschaulich zu sein. Dafür musst Du ggf. die Workshop-Ergebnisse anfassen, Formulierungen gerade ziehen, Teile weglassen, übersichtlicher strukturieren, Erklärung hinzufügen, Visualisierungen ergänzen oder oder oder. Selbstverständlich ist das heikel und bedarf Abstimmungen mit dem Auftraggeber, einem Redaktionsteam (das genau für die Erstellung so einer Strategie-/ Leitbild-/ oder Werte-Bild-Präsentation zusammengestellt wurde) oder wichtigen Stakeholdern. Mit der Präsentationserstellung verlässt Du den Tanzbereich der Moderation und wechselst auf das Gestalter- oder Berater-Parkett. Von daher sind hier auch eigene Interpretationen, Beobachtungen oder Empfehlungen möglich. Diese solltest Du natürlich kenntlich machen.

Vorteile

Nachteile

Workshop-Ergebnisse werden in einen größeren Prozess eingebettet.

Eine gute Präsentation zu machen ist sehr aufwändig

Du bist als Gestalter oder Berater gefragt, musst Interpretationen anbieten und kannst Empfehlungen geben oder eigene Entwürfe anbieten.

Eine Präsentation, bei der Du Neues hinzufügst, ist abstimmungsintensiv

Du kannst eine Vielzahl von Medien einbinden: Fotos, Videos, Visualsierungen, …

Mit so einer Präsentation kann man mehrere Arbeits-Sessions zusammenfassen und ein längeres Projekt zusammenfassen und abschliessen

Partizipativ arbeitende Planer wie z.B. Sonja Hörster und Jascha Rohr vom IPG entwickeln die in Beteiligungsrunden entstandenen visuellen Ko-Kreationen (Bilder, Objekte, Modelle, …) weiter. Sie analysieren die Grob-Entwürfe, führen sie zusammen und entwickeln sie weiter und spielen sie dann zurück an die Beteiligten.

Für ein neues Organisationsdesign haben wir über acht Monate alle acht Wochen mit einem Kunden zu verschiedenen Fragestellungen gearbeitet. Die Ergebnisse haben wir strukturiert, neu formuliert, ergänzt und um ganz eigene Gedanken und Empfehlungen erweitert. Zum Abschluss des Projekts haben wir diese Präsentation vor der Geschäftsführung gehalten.

Was noch zu beachten ist:

Als Moderator ist es meine Aufgabe, das Team, die Gruppe oder die Teilnehmer voranzubringen. Die Frage nach der richtigen Form der Ergebnis-Sicherung ist daher kein Selbstzweck. Von daher mußt Du überlegen, wie sich das Zielpublikum die Ergebnisse am Besten aneignen und selbständig mit den Inhalten weiterarbeiten kann. Und vielleicht löst z.B. ein wunderschön visualisiertes Poster bei Deinen Teilnehmern Hemmungen aus, anschließend selbst ins Arbeiten zu kommen.

Um zu entscheiden, was die richtige Form ist, die Workshop-Ergebnisse zu sichern, brauchst Du ein Verständnis derjenigen, die mit den Ergebnissen weiterarbeiten müssen.

Typische Zielgruppen sind:

  • CEO & Co.: Workshop-Ergebnisse müssen einer hierarchisch höher gestellten Person oder Gremium vorgestellt werden. Nicht selten entscheiden diese, wie es es weitergeht.
  • Die Projektgruppe: Die Workshop-Teilnehmer müssen selbst mit den Ergebnissen weiterarbeiten, sie vertiefen und konkretisieren. Hier geht es um den Übergang in das Projektmanagement oder Tagesgeschäft.
  • Die Mitarbeiter: wie Dirk ja kürzlich ausführte spielt der Flurfunk eine wichtige Rolle. Bei grösseren Veränderungen müssen irgendwann auch alle Mitarbeiter informiert werden.
  • Externe Stakeholder: je stärker man in öffentlichen Prozessen involviert ist, desto wichtiger werden auch sonstige Stakeholder, die nachvollziehen wollen, was Institutionen vorhaben oder wofür sie Geld ausgeben.

Wie Du Workshop-Ergebnisse am Besten sicherst, hängt auch von folgenden Fragen ab:

  • Dokumentation im Workshop erstellen oder im Nachgang?
  • Ergebnisse analog oder digital sichern und aufbereiten?
  • Nur Ergebnisse sichern oder veredeln?
  • Ergebnisse persönlich präsentieren oder eine Datei / Poster übersenden?

Klar ist: Die Art der Ergebnissicherung hat starken Einfluss auf das Workshop-Design.

Wie Ergebnisse aussehen und aufbereitet werden sollen, hängt stark davon ab, wie man im Workshop arbeitet. Idealerweise entwickelst Du also vorher eine Idee, welche Ergebnisse Du bekommen und wie Du sie dokumentieren willst.

Wenn Du weitere spannende Arten kennst, wie man Workshop-Ergebnisse sichern kann, dann hinterlasse uns doch einen Kommentar unter dem Artikel oder auf Facebook oder schreib uns eine Email.

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