Worum geht’s? Um ein paar Worte dazu, warum es sich lohnt, Tools & Templates gut zu gestalten – vor allem aber um: Die einvernehmlich gewichtete Entscheidungs-Matrix (oder Optionsmatrix oder Decision Matrix) als Tool, um Entscheidungen im Team und abgestimmt mit Vorgesetzten zu treffen. Und nicht zuletzt: um eine schnörkellose Online-Vorlage, die Ihr selbst nutzen könnt. (Update, Januar 2020: als Alternative zur Online-Vorlage gibt es jetzt eine umfassendere Lösung des Problems vom Hamburger Startup airfocus.)

“Form follows function” oder “Die Form folgt der Funktion“ so der allseits bekannte Designleitsatz aus vor allem Produktdesign und Architektur. Ein Leitsatz, den ich bei mir selbst immer wieder feststelle, heißt: “behavior follows equipment”. Im Gegensatz zum Eingangssatz konnte man letzteren bis heute noch nicht googeln. Den prägte ich mal mit einem guten Freund, weil der Satz so schön begründet, warum es total okay ist, zum Beispiel in neues Sport-Equipment zu investieren. Oder in eine Apple Watch, die es schafft, dass ich jetzt regelmäßig bewusst atme. Das hat mit diesem Blogbeitrag insofern zu tun, weil es aus meiner Sicht nicht nur auf Equipment im Sinne von Produkten zutrifft, sondern auch auf virtuelle Tools oder abstrakte Methoden. Wenn ich ein Tool besonders intuitiv, schön, handschmeichelnd oder anderweitig gut gestalte, löst es anderes Verhalten aus. Ich koche zum Beispiel mehr und lieber mit meinen guten Messern. Und auch in Workshops arbeiten alle anders, wenn die Werkzeuge besonders gestaltet sind. In der Einleitung ist das also der Aufruf, in die Gestaltung und Nutzung von gutem “Equipment”, guten Werkzeugen zu investieren. Im eigentlichen Artikel geht es um etwas ganz Konkretes.

Die Herausforderung Optionen zu priorisieren und es dabei allen Recht zu machen

Folgender Fall: eine Produkt-Verantwortliche soll kleine Projekte aufsetzen und darin neue Produkte vorantreiben, die in ein, zwei Jahren relevant fürs Geschäft ihrer Firma werden könnten. Sie wird ziemlich gut beraten sein, wenn sie ihren Vorgesetzten später stichhaltige Argumente liefert, warum sie jeweils das eine und nicht eins der anderen möglichen Projekte vorangetrieben hat. Aber wie? Immer alles mit “denen da oben” gemeinsam neu priorisieren und abstimmen, wird kaum klappen und macht wenig Sinn. Gut wäre, wenn sie eine Priorisierungsmöglichkeit hätte, die “die da oben” möglichst schon “mitdenken” würde und die sich immer wieder gut mit dem eigenen Team auf zu priorisierende Projekte anwenden ließe. Sicher nicht die einzige, aber eine schlaue Möglichkeit:

Die einvernehmlich gewichtete Entscheidungsmatrix

Die Methode einer gewichteten Entscheidungs-Matrix habe ich selbst schon genutzt, lange bevor ich in die Rolle kam, anderen bei ihren Entscheidungen zu helfen. Zum Beispiel wenn es darum ging, Auftrag A oder Auftrag B anzunehmen. Das Grundprinzip ist denkbar einfach: Ich male eine Matrix

• In die erste Spalte kommen Kriterien, die für mich bei der Entscheidung wichtig sind. Zum Beispiel: “Job ist in Hamburg (ich kann bei meiner Familie sein)” oder “Realisierter Tagessatz” oder “Ich lerne etwas Neues dabei”.
• In die zweite Spalte kommt eine Gewichtung. Das geht mit verschiedenen Modellen – einfach ist zum Beispiel: die Gewichtung aller Kriterien zusammen muss 100% ergeben. Die Prozentzahlen verteile ich dann wie ich möchte auf die Kriterien und sage zum Beispiel: “Ich lerne etwas Neues dabei” soll 10% der Entscheidung ausmachen, “Job ist in Hamburg” soll 25% ausmachen und so weiter.
• In jede weitere Spalte kommt eine Option. Also in diesem Beispiel “Auftrag A”, “Auftrag B” und so weiter. Und in die Zeilen darunter jeweils ein Wert zwischen 1 und 10 (oder andere Skalen) mit dem ich einschätze, wie sehr das Kriterium erfüllt ist. Also zum Beispiel: “Ich lerne etwas Neues” bei Auftrag A mit einer 8 und bei Auftrag B mit einer 4.
• Daraus ergeben sich dann Werte, bei denen der höchste Wert die beste Option ist.

Soweit war mir das Tool bekannt, so habe ich es bereits genutzt. Mein Bekannter Klaus-Peter Frahm, der unter anderem das tolle Product Field mit entwickelt hat und bei der DPA (Deutsche Presse Agentur) als Head Of Innovation vermutlich ziemlich oft Optionen abwägen muss, hat mich jetzt drauf gebracht, es genau in der oben beschriebenen Entscheidungssituation zu verwenden. Denn in etwa so setzt er sie auch ein.

Das allein würde nicht reichen, um meinen Einstieg in Sachen “behavior follows equipment” zu rechtfertigen. Der begründet sich dadurch, dass Klaus-Peter (KP) eine wunderbare Google-Spreadsheet-Vorlage für eine Options-Matrix gebaut hat, mit der sich leicht und schön die Gewichtung bauen und pflegen lässt. Dort gibt es noch eine weitere Spalte ganz links – Oberkategorien für die Kriterien.

Einsatz einer einvernehmlich gewichteten Entscheidungsmatrix

Gemeinsam mit den Vorgesetzten und/oder Stakeholdern künftiger Entscheidungen werden Kriterien erarbeitet – da es hier um eine gemeinsame, moderierte Sicht geht, natürlich am besten in einem knackigen Workshop. Zum Beispiel:

• Kriterium 1 (z.B. Gute Skalierbarkeit)
• Kriterium 2 (z.B. Schneller Mehrumsatz)
• Kriterium 3 (z.B. Bessere Kundenbindung)

Ebenfalls gemeinsam werden diese Kriterien dann gewichtet. Im weiteren Prozess kann die Projekt-Verantwortliche nun immer alleine oder im Team oder mit anderen Stakeholdern Optionen in die Matrix eintragen und gemeinsam bewerten. Daraus ergeben sich dann Scores, die für oder gegen bestimmte Projekte sprechen.

Kleine Warnung I: Das ist kein Automat

Natürlich ist das kein Entscheidungs-Automat. Nur weil bei Option 3 die höchste Zahl ausgeworfen wird, muss das noch lange nicht die beste Wahl sein. Die Ergebnisse sollten erst mal reflektiert werden. Gibt es Widerspruch? Steht das Ergebnis komplett im Gegensatz zur eigenen Wahrnehmung? Falls das so sein sollte, kann die Ursachenforschung, bzw. Diskussion beginnen. So ließe sich zum Beispiel einer Vorgesetzten gut erklären: “Sieh mal hier, eigentlich unterliegt die Projektinitiative mit Score XY gegenüber anderen Projekten. Wir finden aber dennoch, dass wir es verfolgen sollten und zwar weil…” Gewöhnt sich ein Team (und Vorgesetzte) an dieses Werkzeug, werden die Begründungen von Entscheidungen transparenter, diskussionsfähiger und auch besser zu verteidigen. Außerdem etabliert sich ein Werkzeug, das in künftigen Planungs-Workshops immer wieder eingesetzt werden kann.

Kleine Warnung II: Wermutstropfen & Chance

Viele Vorgesetzte werden sich hüten, sich so klar auf Kriterien festlegen zu wollen. Daran lässt sich dann allerdings auch offensiv zeigen, warum es Mitarbeitern so schwer fällt, strategisch belastbare Entscheidungen zu treffen. Aber selbst wenn sie es nicht tun: Auch eine gut gepflegte Entscheidungsmatrix, die nur mit dem eigenen Team genutzt wird, kann Entscheidungssituationen vereinfachen.

Abschließend noch mal zum Online-Template

Es gibt zig weitere Vorlagen da draußen im Netz. Zum Beispiel hier, hier und hier. Es gibt sogar eine ganze Website, die nichts anderes tut, als dieses Werkzeug zu sein: rationalize.io.

Update, Januar 2020: eine mächtige Alternative zu diesen hemdsärmeligen Lösungen gibt es mittlerweile aus Hamburg: Das Startup airfocus hat die gewichtete Entscheidungsmatrix zum Kernstück des eigenen Angebots gemacht. Optisch ansprechend können Nutzer dort noch wesentlich mehr Stellschrauben drehen, Abhängigkeiten einbauen und so weiter und so fort. Nach einem ersten kurzen Test gefällt uns diese Alternative ziemlich gut.

Aber KP hat das schnörkellos in eine Vorlage gebaut, die sich super-einfach bedienen lässt, übersichtlich und erreichbar ist. Damit ist sie um Längen besser, als die oben genannten Quellen. Bei mir hat er damit ausgelöst, das Werkzeug direkt in einem Projekt einzusetzen, diesen Artikel zu schreiben und mich mit der Methode beschäftigt zu haben. Was meint Ihr? Vielleicht probiert Ihr sie ja mal aus. Und vielleicht stimmt dann hier oder dort der Satz: “behavior follows equipment”.

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