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Mit Workshop-Regeln für eine bessere Diskussionskultur im Workshop sorgen


Zu Beginn vieler Workshops stelle ich ein paar grundlegende Arbeitsregeln vor, die bei einer Moderation helfen, Diskurse besser zu gestalten. Dafür haben wir mittlerweile ein ganzes Potpourri an Regeln, die ich hier einmal gebündelt aufführen und strukturieren möchte. Neben einigen Grundregeln gibt es dabei auch Regeln, die je nach Art des Workshops variieren.

Warum überhaupt Workshop-Regeln?

Wenn es um die Zusammenkünfte mehrerer Akteure geht – egal ob man das nun Workshop oder Meeting nennt -, dann ist eine meiner Aufgaben in der Moderation, diesen Gesprächen auf mehreren Ebenen Struktur zu geben:

  1. inhaltlich-thematisch: Was besprechen wir im Laufe des Workshops und wie kommen wir am Ende zu einem Ergebnis?
  2. methodisch: Mit welchen Tools und Interaktionstechniken werden einzelne Themen bearbeitet?
  3. zeitlich: Wie lange dauern die einzelnen Sessions?

Für diese drei Ebenen erstellen wir ein ausführliches Moderations-Skript. Was häufig unterschätzt wird, ist die vierte Ebene: die Frage der Diskussionskultur. Jeder, der schon einmal einen Workshop geleitet hat, kennt die störenden Einflussgrößen eines Workshops: Personen, die ständig auf ihr Telefon blicken, Alpha-Tiere, die eine kurze Gesprächspause nutzen, um einen langen Monolog zu halten, Teilnehmer, die die Pausenzeiten gnadenlos überziehen oder zu detailverliebte Menschen, die sich gerne in kleinteiligen Diskussionen verlieren.

Und was für längerfristige Transformationsprozesse gilt, gilt selbstverständlich auch für punktuelle Workshops: Kultur lässt sich nicht direkt beeinflussen, sondern über Interventionen auf Ebene der formalen Abläufe. Die Vorstellung von Diskussionsregeln zu Beginn eines Workshops ist so eine kleine Intervention, denn solche „Working Agreements“ helfen dabei, eine gewisse Workshop-Disziplin herzustellen – vor allem bei Gruppen oder Teams, mit denen ich zum ersten Mal zusammen arbeite. Meist sind diese Regeln für die gesamte Dauer des Workshops deutlich sichtbar im Raum hängen, so dass ich bei „Verstößen“ eigentlich nur stumm auf diese Vereinbarungen zeigen muss, ohne jeden einzelnen wiederholt daran zu erinnern.

Verschiedene Arten von Workshop-Regeln

In den letzten Jahren ist das „Portfolio“ an Working Agreements stetig gewachsen. Für mich und die Personen, mit denen ich regelmäßig arbeite, sind diese Regeln eine Selbstverständlichkeit. Aber es ist immer wieder erstaunlich, wie viele Auftraggeber, die das erste Mal mit uns zusammenarbeiten, diese Vereinbarungen abfotografieren, um sie selbst anschließend in ihren Meetings zu verwenden. Dies ist erst jüngst wieder vorgekommen, und das hat mich dazu gebracht, diese Vereinbarungen mal zu strukturieren und gesammelt vorzustellen. Dabei gibt es drei verschiedene Kategorien von Workshop-Regeln. Lass Dich von der Menge dieser Regeln nicht irritieren, es ist eine Sammlung. Im konkreten Workshop setze ich meist nicht mehr als fünf bis sechs Regeln ein.

  1. Grundregeln, die in vielen Workshops zum Einsatz kommen und die Basis für das gemeinsame Arbeiten sind
  2. Spezifische Vereinbarungen, die sich aus dem Kontext des jeweiligen Workshops ergeben
  3. Individuelle Regeln, die sich an die (Diskussions-)Kultur der jeweiligen Organisation orientieren

Grundregeln

Workshop-Du: Standardmodus ist, dass wir ein Workshop-Du einführen, denn ein „Du“ ist häufig die bessere Basis für eine produktive Arbeitsatmosphäre. Da dies aber ein sensibler Punkt in vielen Organisationen ist, kläre ich vor dem Workshop, inwieweit ein Du überhaupt kulturell möglich ist. Falls das nicht so problemlos geht, ist eine Variante auch die Einführung eines kollektiven Du, wenn ich die Gruppe anspreche, aber im individuellen Kontakt bleibe ich dann beim Sie.

Geräte in den Flugmodus: Workshopzeit ist Fokuszeit. Teilnehmer, die immer wieder mit einem Auge aufs Smartphone schielen oder auf ihr Laptop-Display starren, sind nicht nur abgelenkt und halbherzig bei der Sache, sie stören auch die Energie der Gruppe. Ich bitte alle im Raum, ihre Geräte auszuschalten oder zumindest in den Flugmodus zu versetzen. Durch Verweis auf die Pausenzeiten gebe ich den Teilnehmenden einen Anhaltspunkt, wann sie sanktionsfrei zum Handy greifen können. Manchmal hilft es auch, die „Kaffeepause“ als „Handypause“ zu bezeichnen. Ergänzend frage ich gerne auch, wer denn einen extrem wichtigen Anruf erwartet oder führen muss, dann wissen alle, warum diese Person sich gegen halb elf mal kurz aus dem Raum verabschiedet.

Timeboxing: Damit am Ende eines Workshops nicht noch zuviel Agenda übrig bleibt, achte ich ziemlich genau auf die Zeit. Das gilt sowohl für die Dauer einzelner Sessions als auch für die Pausenzeiten. Es gibt kaum einen Workshop, in dem nicht unser TimeTimer zum Einsatz kommt. Und wir bitten die Teilnehmenden, auch selbst auf die Zeit zu achten. Denn „Zeit ist Geld“. Wenn in einem Workshop mit 15 Personen auch nur ein Teilnehmer 5 Minuten zu spät aus der Pause kommt und die restlichen 14 Personen warten müssen, dann sind das 5 mal 15 = 75 Minuten Wartezeit. Am Beispiel des eigenen Gehalts kann sich dann jede anwesende Führungskraft schnell ausrechnen, wie viel Geld gerade verbrannt wurde.

Keine Monologe: Diese Regel ist eher qualitativ. Jeder Teilnehmer soll daran erinnert werden, dass ein Workshop auch ein Austausch von Sichtweisen ist. Dabei sollen alle zu Wort kommen. Workshops dienen nicht dazu, einigen wenigen Meinungsführer eine Plattform für ihre Selbstdarstellung zu geben. Außerdem ist es für mich und die Teilnehmenden kaum sinnvoll möglich, sich auf einen langen Redebeitrag zu beziehen, ohne entweder 90% des Gesagten zu ignorieren oder erneut einen Monolog zu halten. Wenn man diese Regel quantifizieren möchte, lassen sich auch die Regeln „30 Sekunden Redezeit“ und „nur ein Gedanke pro Wortbeitrag“ einführen.

Leserlich schreiben: Vieles, was im Workshop besprochen wird, halten wir (oder die Teilnehmenden) schriftlich auf Post-Its fest. Damit es im Nachgang des Workshops auch für alle lesbar ist hilft es, die Anwesenden zu sensibilisieren, leserlich zu schreiben. Oder es auch manchmal konkreter zu machen, wie es die Kollegen von Metaplan in ihrer Regel zum „schriftlichen Diskutieren“ formulieren würden: mehr als ein Wort, nicht mehr als drei Zeilen. Folgt man strikt den Regeln der schriftlichen Diskussion bedeutet das auch, dass wir Widersprüche und Einwände in der Diskussion „blitzen“ (also visuell sichtbar machen) und die Gegenargumente aufnehmen.

Spezifische Regeln im Kontext des jeweiligen Workshops

Neben diesen Grundregeln gibt es ein paar Vereinbarungen, die nicht für jeden Workshop sinnvoll sind und die ich bei Bedarf einbringe.

Hände Hoch = Fokus auf uns: Das bietet sich insbesondere für die Moderation größerer Gruppen an. Je mehr Menschen es gibt, um so schwerer wird es für den Moderator, sich Gehör zu verschaffen. Es braucht ein Zeichen, um die Aufmerksamkeit der Gruppe wieder zu bekommen. Sobald ich die Hände hebe, hebt jeder, der mich sieht, ebenfalls die Hände und beendet das Gespräch. Und jeder, der jemanden mit erhobenen Händen sieht, macht das gleiche und ist still. So wandert diese Geste durch den Raum und idealerweise herrscht in wenigen Sekunden Ruhe.

Play Serious: In den meisten Fällen geht es in Workshops darum, dass am Ende etwas erreicht wurde. Ergebnisorientierung steht im Vordergrund. Aber mir ist es auch wichtig, dass die Teilnehmenden Spaß haben bzw. über das Spielen neue Erkenntnisse gewinnen. Deswegen ist eine der drei Rollen, die ich in der Funktion des Moderators habe, auch die des Entertainers. Das bedeutet nicht, dass man sich als Rampensau profiliert, sondern das man für Abwechslungs sorgt und sich den Themen nicht nur rein rational nähert. Für zielgerichtetes Spielen sorgen wir durch Tools wie Lego oder Rollenspiele. Durch diese Regel gebe ich explizit die Botschaft mit: Spaß und Spiel sind kein Selbstzweck, sondern sie helfen, zu lernen, motiviert zu bleiben und zu besseren Ergebnissen zu kommen.

Lösungsorientierung statt Problematisierung: Wenn die Gefahr besteht – und das finden wir häufig in den Vorgesprächen heraus – , dass die Teilnehmer eines Workshops dazu tendieren, in der konkreten Fragestellung den ganzen Tag zu problematisieren, dann hilft uns diese Regel, den Fokus auf die Frage zu lenken: Wie kann es denn trotzdem gehen? Als Zusammenkünfte wichtiger Akteure sind Workshops häufig auch kritische Momente für einen Wandel. Da bringt es wenig, wenn mit Floskeln wie „das geht nicht“, oder „das haben wir schon immer so gemacht“ der Weg in ein neues Handeln blockiert wird.

Done is better than perfect: Das ist das zweite Level der Lösungsorientierung. Kleine Schritte statt Masterplan. Wir folgen hier dem Pareto-Prinzip bzw. der 80/20-Regel. In vielen Fällen reicht eine Gut-genug-Lösung aus, eine 80%-Version. An den letzten 20% zu feilen, würde unverhältnismäßig viel Aufwand bedeuten. Deswegen: erstmal machen – und im Zweifel hinterher modifizieren und feinjustieren, anstatt zu versuchen im Workshop die perfekte Lösung zu erarbeiten. Deswegen ist diese Regel auch die kleine Schwester des Timeboxings.

Es gibt keine falsche Antwort: Diese Regel soll den Teilnehmern die Angst nehmen, etwas falsches zu sagen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die Workshop-Teilnehmer aus unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen zusammengesetzt sind und wenn Fragen gemeinsam durchdrungen werden, auf die es noch keine (ausreichende) Antwort gibt.

Masse statt Qualität: Gerade in Innovationsworkshops, in denen viele Ideen generiert werden sollen, neigen manche Teilnehmer dazu, Ideen sofort zu bewerten, sobald sie geäußert wurden. Aber in einer solchen Phase der Divergenz, in der möglichst viele unterschiedliche Ideen und Handlungsoptionen gesammelt werden sollen, geht es nicht um Bewertung und Kritik, um Selektion und Realisierbarkeit von Ideen. Es geht (noch) nicht um die detaillierte Diskussion einzelner Ideen, sondern um eine möglichst bunte Sammlung an Optionen.

Vegas-Regel: „What happens in Vegas, stays in Vegas.“ Alles, was besprochen wird, bleibt im Raum. Insbesondere für Team-Retrospektiven ist diese Regel enorm wichtig, damit die Teilnehmenden auch frei sprechen können und keine Sorge haben müssen, dass ich die Ergebnisse und Eindrücke an die Management-Ebene spiele. Wenn ich diese Regel einführe, frage ich aber am Ende des Workshops immer nach, ob bzw. welche Ergebnisse mit anderen Personen geteilt werden dürfen.

Entscheider hat Veto-Recht: Soll im Workshop etwas entscheiden werden (Abstimmung) oder geht es „nur“ darum ein Stimmungsbild einzuholen? Wenn Entscheidungen anstehen, dann muss man sich zu Beginn des Workshops darüber verständigen wie diese Entscheidungen getroffen werden. Mit einfacher Mehrheit? Oder gibt es einen „Entscheider“ in der Gruppe? Dieser wird entweder in der Gruppe bestimmt oder ist qua Hierarchie gegeben und darf dann Diskussionen auch beenden, wenn sie zu kleinteilig werden oder sich in einer Sackgasse befinden.

Themenparkplatz: Um Neben-Diskussionen zu vermeiden und uns auf die wichtigen Fragen zu konzentrieren, die in einem Workshop besprochen werden sollen, platziere ich hin und wieder einen Themenparkplatz im Raum und weise darauf hin, dass die Teilnehmenden wichtige Aspekte, die im Laufe der Diskussion aufkommen, dort hinhängen können. Das bedeutet: Diese Aspekte werden im Workshop selbst nicht thematisiert, gehen aber auch nicht verloren. Und am Ende des Tages werden diese Nennungen nochmal aufgegriffen und wenn nötig in den nächsten Schritten adressiert.

Redefolge beachten: Normalerweise laufen in unseren Workshops die Diskussionen gesittet ab und ein Aufzeigen und Melden wie in der Schule ist nicht nötig. Sollte es aber dazu kommen, dass die Diskussionen ausarten, führen wir ab und zu auch die Drei-Finger-Gesprächsregel ein: Ein Finger = Neuer Beitrag, zwei Finger = Ergänzung oder Frage, drei Finger = Wortbeitrag off topic. Alternativ funktioniert auch die Drei-Bälle-Moderation.

Individuelle Vereinbarungen

Nachdem ich die Workshop-Regeln vorgestellt habe, frage ich alle Teilnehmenden, ob sie sich auf diese Vereinbarungen einlassen können und ob es möglicherweise noch weitere Regeln gibt, die wir nicht auf dem Zettel haben, die aber vor dem Hintergrund des zu besprechenden Themas und der Gesprächskultur in der jeweiligen Organisation noch wichtig sind aufzunehmen. Häufig kommen hier keine Ergänzungen mehr, aber ich habe es auch schon erlebt, dass dann noch solche Zusätze kamen wie „in Ich-Botschaften sprechen“ oder „ausreden lassen“. Ebenso kommen hier auch Aspekte wie z.B. „Wir lassen das Alltagsgeschäft außen vor“ oder „Wir wollen uns heute nicht vom Machbaren einschränken lassen“. Diese Vereinbarungen nehme ich dann auch noch mit auf. Zugleich geben mir diese Einwürfe auch Aufschluss darüber, welche Anfälligkeiten es in der Gesprächskultur im Alltag gibt bzw. welche inhaltlichen Leitplanken hier noch wichtig sein können, damit alle fokussiert in den Tag starten.

Welche Gesprächsregeln kennt Ihr?

Zum Abschluss interessiert mich, welche Regeln in Deinem Berufsalltag Anwendung finden: Daher die Frage an diejenigen, die selbst Workshops moderieren: Verwendest Du Gesprächsregeln – und wenn ja welche? Und die Frage an diejenigen, die „nur” Workshop-Teilnehmer sind: Hast Du Erfahrungen mit solchen Working Agreements? Welche würdest Du uns nennen, wenn wir einen Workshop in Deiner Organisation durchführen?

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Gallery-Walks und Poster-Sessions statt zermürbender Plenardiskussionen

„Darüber müssen wir mal gemeinsam mit allen diskutieren.“ So einen Satz hören wir häufiger von Auftraggebern im Rahmen von Vorgesprächen. Angesichts der Fülle an Themen, die mal mit allen diskutiert, behandelt und entschieden werden sollten, gehen dann bei uns schnell die Alarmglocken an. Eine unserer Grundüberzeugungen bei der Arbeit mit Gruppen besteht darin, möglichst wenig Zeit mit unproduktiven Plenardiskussionen zu verbringen und lieber Ideen und Vorschläge in kleinen Gruppen vordenken zu lassen. Trotzdem kommen auch wir nicht an der Diskussion mit allen vorbei. In diesem Artikel möchte ich mit dem Gallery-Walk und der Poster-Session zwei schöne Wege vorstellen, wie wir Diskussionen im Rahmen von Rückpräsentationen kleiner Gruppen anders strukturieren.

Methode 1: Gallery Walk

Ein Gallery Walk ist quasi eine aktivere Form der regulären Rückpräsentation in großer Runde. D.h. es gibt eine Reihe von Gruppen, die die Resultate ihrer Arbeit nacheinander vorstellen und die dann andiskutiert werden. Im Gegensatz zu normalen Diskussionen kommt nicht eine Gruppe nach der anderen nach vorne, während alle anderen immer tiefer in die Seminarraumstühle rutschen. Stattdessen wandert die gesamte Gruppe von einer Station zur nächsten. Allein diese kleine Aktivierung hat schöne Effekte. So bleibt das Energie-Niveau der Gruppe höher und die Diskussionen tendenziell kürzer, weil ja alle stehen und gleich zum nächsten Poster weitergehen wollen. Damit ein Gallery Walk funktioniert, sollte der Raum so groß sein, dass die Gruppen in dem Raum arbeiten können. Natürlich kannst Du auch mit der ganzen Truppe in alle Break-Out-Räume ziehen, aber das würde ich nur machen, wenn die Gruppen auch physisch gearbeitet haben und gemeinsam etwas gebaut oder gebastelt haben.

Methode 2: Poster-Session

Eine Poster-Session ist ein Standardformat auf wissenschaftlichen Konferenzen und aktuell meine Lieblingsalternative zur klassischen Rückpräsentation. Läuft bei einer Rückpräsentation oder auch bei einem Gallery Walk die Präsentation plus Diskussion linear ab, so werden die Rückpräsentationen bei einer Poster-Session parallel getaktet und über eine bestimmte Anzahl von Runden wiederholt. Die Poster-Session ist ähnlich wie das von Dirk beschriebene Zirkeltraining – nur halt für die Rückpräsentationen.

Kleingruppenarbeit vor der Poster-Session

Kleingruppenarbeit vor der Poster-Session

Wenn z.B. insgesamt 20 Teilnehmer in fünf Gruppen parallel gearbeitet haben, gibt es fünf Ergebnis-Poster, die gleichzeitig vorgestellt und diskutiert werden. Jede Kleingruppe von 4 Personen einigt sich auf eine Person, die die Ergebnisse vorstellt und Feedback aufnimmt. Unterdessen teilen sich die restlichen 15 Personen auf die übrigen vier Kleingruppen auf, lassen sich die Ergebnisse der anderen Gruppen vorstellen und diskutieren diese. Um die Diskussion nach der Rückpräsentation gut zu strukturieren und die Ergebnisse festzuhalten, helfen Dir vielleicht diese Tipps von Dirk.

Poster-Session Runde 1

Poster-Session Runde 1

Nach 5-10 Minuten Präsentation und Diskussion wird eine neue Runde eingeleitet: die Teilnehmer wandern an ein anderes Poster und der Präsentator stellt es erneut vor. In der nächste Runde wiederholt sich das Prozedere mit neuen Teilnehmern an den jeweiligen Postern. Das kannst Du solange wiederholen bis alle Teilnehmer alle Poster durchlaufen haben. Oder Du entscheidest Dich gezielt für eine niedrigere Zahl an Sessions. Das solltest Du den Teilnehmern aber vorab mitteilen, so dass diese sich entscheiden können, welche Poster sie hören und welche sie auslassen wollen.

Poster-Session Runde 2

Poster-Session Runde 2

Die Vorteile von Poster-Sessions

  • Ergebnisse können in kleinen Gruppen diskutiert werden: Im Verhältnis zur Plenarrunde können mehr Teilnehmer ihr Feedback einbringen.
  • Ergebnisse werden mehrfach präsentiert und diskutiert. Durch die Wiederholungen und das Feedback gewinnt der Präsentator zusätzliche Tiefe in den Ergebnissen.
  • Poster-Sessions sind kürzer als Rückpräsentationen. Nicht alle müssen alles hören. Die maximale Zahl der Runden ist die Zahl der Kleingruppen minus 1. Im Vergleich zur plenaren Rückpräsentation sparst Du in jedem Fall die Zeit eines Vortrags. Du kannst Dich aber auch grundsätzlich entscheiden, weniger Runden durchzuführen. Bei fünf Kleingruppen reichen z.B. drei Runden. D.h. die Teilnehmer verpassen die Arbeit einer Kleingruppe. Du sparst Dir also zwei Rückpräsentationen. Das ist für mich auch ein häufiger Grund für eine Poster-Session.
  • Poster-Sessions funktionieren auch mit vielen: Auch große Gruppen mit vielen Kleingruppen können jenseits frontaler Präsentationen gut in den gemeinsamen Austausch gebracht werden.
  • Poster-Sessions haben eine hohe Dynamik. Durch die gezielte Auswahl von Präsentationen, die physische Bewegung von Präsentation zu Präsentation sowie durch die Gleichzeitigkeit der Präsentationen sind Teilnehmer viel fokussierter und das Energielevel der gesamten Gruppe ist deutlich höher.

Die Nachteile von Poster-Sessions

  • Der Präsentator kennt nur seine eigene Präsentation: Ein Präsentator muss jeweils bei den Gruppenergebnissen bleiben und kann nicht die Ergebnisse der anderen mitdiskutieren. Dafür gewinnt er über die Wiederholungen und das Feedback der anderen Fachexpertenstatus und es ist daher nicht unattraktiv, die Rolle des Präsentators zu übernehmen.
  • Es gibt keine Gesamtgruppenmeinung. Es fehlt ein gemeinsamer Abstimmungsprozess und Du kannst als Moderator  auf Basis der Poster-Session keine Entscheidungen herbeiführen.
  • Poster-Sessions sind schwierig einzuführen: Es ist anfangs verhältnismäßig schwierig, Teilnehmern das Vorgehen zu vermitteln und den ersten Wechsel zu moderieren.

Varianten der Poster-Session

Bei der Arbeit mit Poster-Sessions solltest Du Dir überlegen, wie die Teilnehmer sich auf die anderen Gruppen aufteilen. So kannst Du die Gruppen gemeinsam zu einem anderen Poster gehen lassen. Dann empfiehlt es sich z.B. im Uhrzeigersinn zu rotieren. Oder Du lässt allen Teilnehmern die freie Wahl, wer wann zu welchem anderen Poster geht. Dann solltest Du als Moderator darauf achten, dass nicht ein Poster un- oder unterbesetzt ist. Oder Du briefst die Teilnehmer von Kleingruppen darauf, dass sie sich so aufteilen, dass nie mehr als eine Person aus der Kleingruppe beim gleichen Poster steht.

Fazit

Der Gallery Walk und die Poster-Session sind zwei schöne Alternativen zur Diskussion von Themen in der ganzen Gruppe. Ganz werden auch wir nicht auf die großen Gesprächsrunden verzichten können.

Nutzt Du andere Alternativen zur plenaren Rückpräsentation? Dann hinterlasse doch einen Kommentar. Und vielleicht ist sie ja auch etwas für einen Gastbeitrag…

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Danke 2018, hallo 2019

Das Jahr 2018 ist fast vorbei und 2019 hat geistig bereits längst begonnen. Bevor wir ganz in die Nicht-Zeit zwischen den Jahren abtauchen, wollten wir Euch Danke sagen und ein kleines virtuelles Präsent machen.

2018 war ein aufregendes Jahr. Wir blicken zurück auf viele spannende Projekte, tolle Begegnungen und neue Werkzeuge im Koffer. Auf tolles Feedback zum Blog, ein inspirierender Gastbeitrag und bewegendes Interview. Für all diese wunderbaren Erfahrungen wollen wir Danke sagen.

Unser Ausblick auf das kommende Jahr

Wir waren in den vergangenen Monaten stark in längere Beratungs-Projekte eingebunden. Neben der Gestaltung einzelner Workshops und Offsites hat sich mit der Begleitung partizipativer und agiler Transformations-Prozesse ein zusätzlicher Fokus etabliert. Wir ordnen dazu gerade noch unsere Gedanken und werden bestimmt im nächsten Jahr auch öfter mal darüber berichten.

Deine Zukunft lesen

Damit sind wir bereits mitten im neuen Jahr. Als kleines Dankeschön wollen wir Dir mit etwas Hokus-Pokus und einer Handvoll Karten die Zukunft lesen. Aber zunächst einmal zur Methode.

Gestern erreichte mich das Instant Archetype Kartenset vom Superflux Studio. Dabei handelt es sich um 22 wundervoll gestaltete Archetypen-Karten für das 21. Jahrhundert. Über den Einsatz von Bildkarten in Workshops hatte Dirk schon mal an anderer Stelle geschrieben. Mich fasziniert an diesem Deck die Universalität und Vielseitigkeit. 

Solche Kartensets sind kreative Trigger. Selbstverfreilich kann niemand mit solchen Karten die Zukunft vorhersehen (Puh – was für eine Erleichterung!). Aber wir können mit Karten dieser Art orakeln. Sie können helfen, neue Ideen zu bekommen und aus einer neuen Perspektive auf Fragen und Themen zu schauen. Wir können darüber anders ins Gespräch kommen und dabei unsere Gedanken ordnen. Wir können Wünsche und Sorgen explizit machen, die uns vorher noch nicht so richtig klar waren. 

Mit dem Karten-Set kommt eine kleine Anleitung mit Vorschlägen, wie man die Karten schlau nutzen kann. Eine davon haben wir für diese kleine Übung herausgezogen, um Deine Zukunft “vorherzusagen.”

Gestern-heute-morgen

Du ziehst drei beliebige Karten (so wie ich es unten getan habe), sortierst sie für Dich und legst sie nebeneinander auf den Tisch. Die erste Karte repräsentiert dann die Themen aus der Vergangenheit, die zweite Dinge aus der Gegenwart und die dritte aus der Zukunft. In diesem Fall also so etwas wie:

Was sagt Dir „Kollaps“ über die Vergangenheit Deines Themas?
Was sagt Dir „Innovation“ über die Gegenwart Deines Themas?
Was sagt Dir „Disruption“ über die Zukunft Deines Themas?

Deine Karten für 2019

Genug der Vorrede. Lass uns in Deine Karten für 2019 schauen. Wir haben drei Karten für Dich ausgewählt und nach dem Gestern-Heute-Morgen-Prinzip platziert. Bevor Du weiterliest: Überlege Dir zunächst ein persönliches Thema, das Du beleuchten möchtest. Ein Thema, dass Du mit Hilfe der Karten aus neuer Perspektive betrachten möchtest. Etwa “Vereinbarkeit meines Jobs mit meiner Familie” oder “Wie ich lerne” oder “Wie ich mich entscheide.”

Bildkarten Workshops

Bist Du bereit, Dich dazu mit Vergangenem zu befassen?

Bildkarten Workshops

Was sagt Dir der Visionär zur Vergangenheit Deines Themas?

Willst Du das Hier und Jetzt erkunden?

Was sagt Dir der Designer zur Gegenwart Deines Themas?

Mach Dich auf Kommendes gefasst.

Was sagt Dir der Aktivist zur Zukunft Deines Themas?

Welche Gedanken und Gefühle haben diese drei Bilder bei Dir angestoßen? Konntest Du neue Erkenntnisse gewinnen?

Vielleicht hilft Dir diese kleine Übung, Dich mit Deinen Vorhaben und Plänen für das kommende Jahr zu beschäftigen. Wir legen uns ab dem 7. Januar wieder die Karten.

In diesem Sinne: auf bald im neuen Jahr!

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Zirkeltraining: In größeren Gruppen schnell viele Themen bearbeiten

Im Sportunterricht war es früher eine der schweißtreibendsten Angelegenheiten: das Zirkeltraining. Verschiedene Stationen werden nacheinander absolviert, jede Station hatte einen anderen Trainingsschwerpunkt, und innerhalb von 30 Sekunden oder einer Minute musste man richtig abrocken. Dann pfiff der Sportlehrer und es ging an die nächste Station. Diese Mechanik lässt sich wunderbar für Workshops nutzen. Und das sogar ohne den Muskelkater am nächsten Tag.

Großgruppendiskussionen vermeiden

Wenn ich die Meinungen, Antworten oder Ideen von allen Workshop-Teilnehmern zu bestimmten Fragen einholen möchte, dann ist die schlechteste und ermüdendste aller Varianten, diese Themen nach und nach in der großen Runde zu diskutieren. Der klassische Weg ist vielleicht, sich in Kleingruppen fokussiert mit einzelnen Fragen auseinanderzusetzen: Kleingruppe A kann Thema A behandeln, Kleingruppe B widmet sich Thema B und so weiter. Möglicherweise ist es auch besser, wenn die Teilnehmer sich erst mal alleine oder im Tandem Gedanken machen. Das Zirkeltraining ist hier eine gute Alternative, um in kurzer Zeit möglichst viele Facetten eines Themenkomplexes herausarbeiten zu können. Und wer sich spontan an ein World Café oder das Thema Open Space erinnert fühlt: ja, stimmt, das sind enge Verwandte.

Setup & Ablauf eines Zirkeltrainings

Als Moderator bereite ich den Raum vor: Überall verteilt, in möglichst großem Abstand zueinander, hängen Poster an der Wand, die mit Überschriften und einer (selbsterklärenden) Arbeitsfrage versehen sind. Vor jedem Poster liegen ein paar Marker und Post-It-Blöcke.

Anschließend bitte ich die Workshop-Teilnehmer, sich in gleich großen Grüppchen vor den Postern zu versammeln und erkläre die Regeln für diese dynamische Art von Gruppenarbeit:

  • Alle werden alle Poster bearbeiten, es ist also egal, wo man sich zu Beginn hinstellt. Das ist zumindest der „Standardmodus“. Aber auf die Varianten und Modifikationen des Zirkeltrainings komme ich weiter unten noch zu sprechen.
  • Pro Poster gibt es eine Bearbeitungszeit von 10 Minuten. Nach Ablauf der Zeit gibt es ein Signal, und jede Gruppe wechselt im Uhrzeigersinn zum nächsten Poster.
  • In der ersten Runde geht es darum, die Arbeitsfrage zu durchdringen, kurz zu diskutieren und dann erste Antworten und Ergebnisse schriftlich festzuhalten.
  • In der zweiten Runde kommen die Teilnehmer dann an ein Poster, an dem vorher schon eine Gruppe gearbeitet hat: Hier geht es darum, die Arbeitsfrage zu verstehen und sich den jeweiligen Arbeitsstand am Poster zu vergegenwärtigen, so dass auf den schon existierenden Ergebnissen aufgebaut werden kann. So verhindere ich, dass Aspekte doppelt genannt werden.
  • Immer wieder wichtig zu sagen, obwohl es selbstverständlich ist: Die Post-Its sollen leserlich und nachvollziehbar beschrieben werden. Da reicht es nicht, wenn jemand nur “Kommunikation” schreibt. Es muss schon ein Halbsatz sein, immer mit einem Verb, das der Aussage eine Richtung gibt. Also in diesem Beispiel: “Kommunikation verbessern durch wöchentliche Updates vom Teamleiter”. Geschieht diese Konkretisierung nicht, bleiben die schriftlichen Aussagen unverständlich, man spekuliert zu lange über den Sinn eines Kärtchens oder lähmt sich mit zeitfressenden Verständnisfragen.

Zirkeltraining Workshop 2

Abschluss: Die Ergebnisse allen zugänglich machen

Du kannst die Arbeitsfragen, Gruppen und Zeiten natürlich so einteilen, dass am Ende jede Gruppe vor dem Poster steht, an dem sie auch begonnen hat. Das klappt nicht immer, ist aber auch nicht weiter tragisch. Für den Abschluss eines Zirkeltrainings gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Die Ergebnisse der Poster werden allen zugänglich gemacht und rückpräsentiert – oder auch nicht. Welchen Weg Du wählst, hängt ganz davon ab, ob und wie mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden soll und was das Ziel der gesamten Veranstaltung ist.

Wenn es “nur” um Austausch der Teilnehmenden geht oder um Inspiration, dann reicht mitunter der Rahmen der reinen Arbeits-Session völlig aus, um Menschen ins Gespräch zu bringen und den Austausch untereinander zu fördern. Eine detaillierte Rückpräsentation der Ergebnisse ist nicht notwendig. Soll mit den Ergebnissen aber weitergearbeitet werden, ist es wichtig, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind.

Ich habe für mich zwei Wege gefunden, Zirkeltrainings zu beenden und für einen Ergebnistransfer in die große Gruppe zu sorgen.

Zum einen Rückpräsentationen: In der letzten 10-Minuten-Runde geht es nicht mehr darum, noch mehr Ergebnisse zu produzieren. In der letzten Runde sorgen die Kleingruppen, die gerade vor dem Poster stehen, dafür, dass die Ergebnisse zusammengefasst werden. Sie bereiten in ihrer 10-Minuten-Session also das Poster so auf, dass eine oder einer aus dieser Gruppe die Inhalte des Posters anschließend der Gruppe kurz vorstellen kann.

Die zweite Variante ist ein stiller Spaziergang, neudeutsch: Gallery Walk. In festen Tandems (und vielleicht auch mit einem Kaffee in der Hand) schicke ich die Teilnehmer auf einen Spaziergang durch die Poster. Sie sichten die Ergebnisse und notieren sich parallel, was für sie noch unklar ist oder wo sie Diskussionsbedarf sehen. Hilfreich ist, wenn hier Post-Its in einer noch nicht verwendeten Signalfarbe benutzt werden oder die vorhandenen Zettel gekennzeichnet werden, zum Beispiel durch Blitze (Widerspruch) oder Fragezeichen (Verständnisprobleme). So fallen in der anschließenden gemeinsamen Klärungsrunde die offenen Punkte sofort ins Auge.

Zirkeltraining Workshop 3

Varianten des Zirkeltrainings

Für diese Art von dynamischer Gruppenarbeit, wie wir sie im Zirkeltraining anwenden, gibt es viele Gestaltungs- und Veränderungsmöglichkeiten. Diese Mechanik ist schließlich kein enges Korsett, das man 1:1 genauso umsetzen muss. Dann hätte ich wahrscheinlich auch keinen Spaß mehr daran. Wer schonmal mit uns gearbeitet hat weiß ja, dass wir gerne experimentieren, auch mit Formaten.

Du kannst die Größe der Kleingruppen variieren, bis hin zu separaten Runden für Einzelarbeit.

Oder Du lässt nicht immer die gleichen Kleingruppen rotieren, sondern teilst die Gruppe durch gegenläufige Rotation auf, konkret: wenn an jedem Poster beispielsweise vier Leute stehen, schickst Du nach der Arbeitsphase zwei Leute nach links und zwei Leute nach rechts rum. So bleiben immer zwei Personen zusammen, aber es gibt immer wieder neue Gruppenkonstellationen. Hier musst Du nur aufpassen und mal durchrechnen, nach wie vielen Runden die ursprüngliche Vierergruppe wieder zusammentrifft.

Du kannst die Session auch so konzipieren, dass nicht alle alles machen. Damit hebelst Du eine strikte Rotationsfolge aus und überlässt den Teilnehmenden die Priorisierung der Themen. Beispielsweise kann es fünf oder sechs Themen-Stationen geben, aber Du lässt nur drei Runden à 10 Minuten arbeiten. Dann kann sich jede und jeder selbst aussuchen, welche Fragen er oder sie bearbeiten möchte. Das ist vor allem für größere Gruppen geeignet und wenn Du in möglichst wenig Zeit viel Input aus den Leuten herausholen möchtest. Die größere Flexibilität kann aber auf Kosten der Ergebnisse gehen. Also wenn Du sicherstellen willst, dass jeder Teilnehmer mal an jedem Poster gearbeitet und seine Sicht der Dinge eingebracht hat, dann solltest Du Dich nicht für diese Variante entscheiden. Aber wenn beispielsweise die Ergebnisse gar nicht so zentral sind, sondern eher der Austausch und die Vernetzung der Personen im Vordergrund gehen, oder wenn den Teilnehmenden auch eine gewisse Priorisierungsmacht zugestehen willst, dann ist der Mut zur Lücke methodisch begründet.

Du kannst das Zirkeltraining auch bis hin zum kompletten Freestyle gestalten und bist schnell bei einem Raum voller Themeninseln, in dem das Gesetz der zwei Füße gilt: Eine Stunde freies Flottieren im Raum, und jeder kann sich aussuchen, welche Themen er wie lange bearbeiten möchte. Wie so etwas aussehen kann, haben wir in diesem Beitrag über eine interaktive Session im Rahmen einer Konferenz sowie in diesem Beitrag über Großgruppenmoderation im Abenteuerland gezeigt.

Alles in allem finde ich das Zirkeltraining eine gute Alternative zu anderen Mechaniken, möglichst viele Facetten eines Themas oder mehrerer Themenkomplexe ans Tageslicht zu bringen. Und die Methode ist ein gutes Grundgerüst, das sich im Rahmen von kleineren oder größeren Workshops variabel gestalten lässt. Es ist ein Tool, das ich in der klassischen Ursprungsform nicht sehr oft einsetze, weil es auch in Konkurrenz zu anderen Vorgehensweisen steht. Aber die grundsätzliche Mechanik des Zirkeltrainings nutzen wir im Rahmen von Workshops oder Großgruppenmoderationen relativ häufig.

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Kreatives Stühle-Rücken mit Skulptur: Mehr als nur ein Workshop-Energizer

Wenn man unter dem Label Komfortzonen agiert, dann weckt man allerorts die Erwartung/ Befürchtung, dass es auch mal kreativ und unbequem wird. Manchmal lösen wir das über Material, manchmal über die Moderation an sich und manchmal auch über die Workshop-Energizer. Heute will ich Euch meinen aktuellen Liebling vorstellen. Location-Vermieter sollten lieber nicht weiterlesen – sonst haben wir womöglich bald irgendwo Hausverbot…

Immer wenn wir mit Gruppen, Teams oder loseren Konstellationen arbeiten, geht es nicht nur um gute Gesprächsführung. Um Gruppen voranzubringen braucht es auch Interventionen, die die Teilnehmer aktivieren, emotional involvieren oder kreativ werden lassen. Ein Teilnehmer nannte dies kürzlich „Ihre kleinen, fein eingestreuten Psycho-Tricks.“ In dieser „Psychotrickkiste“ liegen beispielsweise Lego-Steine und Metapher-Sticker, Workshop-Energizer oder Spiele. Über die Beschäftigung mit dem Soziodrama hat sich mein Fokus wieder stärker auf die Aktivitäten im Raum und Stühle als Gestaltungsinstrument gerichtet. Und bei der Suche nach neuen Workshop-Energizern bin ich über diese Ideen zum kreativen Umgang mit Stühlen gestolpert und hab mir daraus einen tollen Workshop-Energizer zusammengebaut. Denn Stühle gibt es in jedem Raum – und sie sind nicht nur zum Sitzen gut. Die Übung schubst die Teilnehmer aus ihren Komfortzonen, treibt den Puls hoch, weckt die kreativen Geister und verschönert jeden noch so tristen Seminarraum.

Kreatives Stühle-Rücken: Workshop-Energizer

Was Ihr für diesen Workshop-Energizer braucht…

… einen Raum mit genug Platz für die Teilnehmer zum Laufen. Sollte z.B. ein großer Konferenztisch in der Mitte stehen und den Raum ausfüllen, kannst Du diese Übung in dem Raum nicht so gut nutzen (aber es geht natürlich auch irgendwie).

Wie das kreative Stühle-Rücken mit Skulptur geht:

Für diesen Workshop-Energizer lassen alle Teilnehmerinnen die Stifte fallen, stellen ihre Kaffeetassen weg und nehmen sich einen Stuhl.

Workshop-Energizer mit Stühlen

Schritt 1: kreatives Stühle-Rücken zum Einstieg

Im ersten Schritt bewegen sich die Teilnehmer mit ihrem Stuhl auf möglichst kreative Art und Weise im Raum. Einige beginnen die Stühle zu schieben, andere tragen oder ziehen sie. Es gibt unendliche Möglichkeiten. Nachdem die Teilnehmerinnen sich an die besondere Art mit ihrem Stuhl zu bewegen, gewöhnt haben, bitte ich sie, den Blick auf die Gangarten der anderen zu richten. Anschließend bitte ich sie, in einer neuen Fortbewegungsart weiterzulaufen.

Schritt 2: kreatives Stühle-Rücken mit Thema

Nach 2-3 verschiedenen Arten mit den Stühlen zu gehen, führe ich die Stühle als repräsentatives Objekt von etwas ein. Geht der Workshop z.B. um das Transformations-Team, ist jeder Stuhl das Transformations-Team. Geht es um die Entwicklung der Vision für einen Bildungsradweg, ist jeder Stuhl ein Bildungsradweg. Der Stuhl repräsentiert also ein wichtiges Thema oder einen zentralenAkteur. Mit so einem inhaltlich-aufgeladenem Stuhl bewegen sich die Teilnehmer nun erneut auf kreative Weise im Raum. Meist ändert sich die Stimmung im Raum schlagartig. Auch in diesem Schritt lasse ich die Teilnehmer immer mal wieder ihren Blick auf ihre Mitstreiter richten und neue Gangarten einnehmen. Und manchmal frage ich auch, ob den Teilnehmern klar ist, wie sich das Gehen und Hantieren mit den Stühlen plötzlich geändert hat.

Stuhl-Skulptur

Schritt 3: Stuhl-Skulptur bauen

Zum Abschluss des kreativen Stühle-Rückens lasse ich die Teilnehmer aus den Stühlen eine thematische Skulptur bauen. Die Summe der individuellen Objekte soll zu einem Gesamtkunstwerk werden. Waren die einzelnen Stühle bislang etwa das Transformations-Team, so bauen die Teilnehmer nun aus allen Stühlen eine Transformations-Team-Skulptur – ohne dabei zu reden. Das ist wichtig, da wir keine verbale Abstimmung wollen.

Schritt 4: Die Stuhl-Skulptur interpretieren

Ist die Skulptur fertig, geht es daran, sie zu interpretieren. “Was fällt Euch auf, wenn Ihr diese Transformations-Team-Skulptur seht?” “Was sagt uns die Skulptur über die Entwicklungsmöglichkeiten des Transformations-Teams?” “Wie stabil ist die Skulptur und was hat das mit dem Transformations-Team zu tun?”

Spannend ist auch noch die Reflektion über den Prozess. Also: “Wer hat zuerst einen Stuhl platziert, wer zuletzt und wie lief es währenddessen ab?”

Workshop-Energizer Stuhl Skulptur

 

Wann kannst Du das kreative Stühle-Rücken mit Skulptur einsetzen?

Das kreative Stühle-Rücken ist zugleich Energizer und Themen-Öffner. Wir haben es schon als inhaltliches Warm-Up zu Beginn eines Workshops genutzt, zur Zwischenreflektion um die Mittagszeit sowie zum kreativen und inhaltlichen Abschluss der gemeinsamen Arbeitssession. Die Skulptur eignet sich zudem wunderbar, um damit ein Gruppenfoto der Workshop-Teilnehmer zu machen.

Die Galerie der wild gestapelten Stühle?

Ich fände es ganz wunderbar, wenn eine Galerie verschiedener Stuhl-Skulpturen entstünde. Postet sehr gern Eure Stuhl-Skulpturen mit dem Hashtag #ChairSculpture auf Twitter oder Instagram. Das würde uns sehr freuen.

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Die einvernehmlich gewichtete Entscheidungsmatrix – Tool & Online-Template

Worum geht’s? Um ein paar Worte dazu, warum es sich lohnt, Tools & Templates gut zu gestalten – vor allem aber um: Die einvernehmlich gewichtete Entscheidungs-Matrix (oder Optionsmatrix oder Decision Matrix) als Tool, um Entscheidungen im Team und abgestimmt mit Vorgesetzten zu treffen. Und nicht zuletzt: um eine schnörkellose Online-Vorlage, die Ihr selbst nutzen könnt.

„Form follows function“ oder „Die Form folgt der Funktion“ so der allseits bekannte Designleitsatz aus vor allem Produktdesign und Architektur. Ein Leitsatz, den ich bei mir selbst immer wieder feststelle, heißt: „behavior follows equipment“. Im Gegensatz zum Eingangssatz konnte man letzteren bis heute noch nicht googeln. Den prägte ich mal mit einem guten Freund, weil der Satz so schön begründet, warum es total okay ist, zum Beispiel in neues Sport-Equipment zu investieren. Oder in eine Apple Watch, die es schafft, dass ich jetzt regelmäßig bewusst atme. Das hat mit diesem Blogbeitrag insofern zu tun, weil es aus meiner Sicht nicht nur auf Equipment im Sinne von Produkten zutrifft, sondern auch auf virtuelle Tools oder abstrakte Methoden. Wenn ich ein Tool besonders intuitiv, schön, handschmeichelnd oder anderweitig gut gestalte, löst es anderes Verhalten aus. Ich koche zum Beispiel mehr und lieber mit meinen guten Messern. Und auch in Workshops arbeiten alle anders, wenn die Werkzeuge besonders gestaltet sind. In der Einleitung ist das also der Aufruf, in die Gestaltung und Nutzung von gutem „Equipment“, guten Werkzeugen zu investieren. Im eigentlichen Artikel geht es um etwas ganz Konkretes.

Die Herausforderung Optionen zu priorisieren und es dabei allen Recht zu machen

Entscheidungs-Matrix

Folgender Fall: eine Produkt-Verantwortliche soll kleine Projekte aufsetzen und darin neue Produkte vorantreiben, die in ein, zwei Jahren relevant fürs Geschäft ihrer Firma werden könnten. Sie wird ziemlich gut beraten sein, wenn sie ihren Vorgesetzten später stichhaltige Argumente liefert, warum sie jeweils das eine und nicht eins der anderen möglichen Projekte vorangetrieben hat. Aber wie? Immer alles mit „denen da oben“ gemeinsam neu priorisieren und abstimmen, wird kaum klappen und macht wenig Sinn. Gut wäre, wenn sie eine Priorisierungsmöglichkeit hätte, die „die da oben“ möglichst schon „mitdenken“ würde und die sich immer wieder gut mit dem eigenen Team auf zu priorisierende Projekte anwenden ließe. Sicher nicht die einzige, aber eine schlaue Möglichkeit:

Die einvernehmlich gewichtete Entscheidungsmatrix

Entscheidungs-Matrix

 

Die Methode einer gewichteten Entscheidungs-Matrix habe ich selbst schon genutzt, lange bevor ich in die Rolle kam, anderen bei ihren Entscheidungen zu helfen. Zum Beispiel wenn es darum ging, Auftrag A oder Auftrag B anzunehmen. Das Grundprinzip ist denkbar einfach: Ich male eine Matrix

  • In die erste Spalte kommen Kriterien, die für mich bei der Entscheidung wichtig sind. Zum Beispiel: „Job ist in Hamburg (ich kann bei meiner Familie sein)“ oder „Realisierter Tagessatz“ oder „Ich lerne etwas Neues dabei“.
  • In die zweite Spalte kommt eine Gewichtung. Das geht mit verschiedenen Modellen – einfach ist zum Beispiel: die Gewichtung aller Kriterien zusammen muss 100% ergeben. Die Prozentzahlen verteile ich dann wie ich möchte auf die Kriterien und sage zum Beispiel: „Ich lerne etwas Neues dabei“ soll 10% der Entscheidung ausmachen, „Job ist in Hamburg“ soll 25% ausmachen und so weiter.
  • In jede weitere Spalte kommt eine Option. Also in diesem Beispiel „Auftrag A“, „Auftrag B“ und so weiter. Und in die Zeilen darunter jeweils ein Wert zwischen 1 und 10 (oder andere Skalen) mit dem ich einschätze, wie sehr das Kriterium erfüllt ist. Also zum Beispiel: „Ich lerne etwas Neues“ bei Auftrag A mit einer 8 und bei Auftrag B mit einer 4.
  • Daraus ergeben sich dann Werte, bei denen der höchste Wert die beste Option ist.

Soweit war mir das Tool bekannt, so habe ich es bereits genutzt. Mein Bekannter Klaus-Peter Frahm, der unter anderem das tolle Product Field mit entwickelt hat und bei der DPA (Deutsche Presse Agentur) als Head Of Innovation vermutlich ziemlich oft Optionen abwägen muss, hat mich jetzt drauf gebracht, es genau in der oben beschriebenen Entscheidungssituation zu verwenden. Denn in etwa so setzt er sie auch ein.

Das allein würde nicht reichen, um meinen Einstieg in Sachen „behavior follows equipment“ zu rechtfertigen. Der begründet sich dadurch, dass Klaus-Peter (KP) eine wunderbare Google-Spreadsheet-Vorlage für eine Options-Matrix gebaut hat, mit der sich leicht und schön die Gewichtung bauen und pflegen lässt. Dort gibt es noch eine weitere Spalte ganz links – Oberkategorien für die Kriterien.

Entscheidungs-Matrix

 

Einsatz einer einvernehmlich gewichteten Entscheidungsmatrix

Gemeinsam mit den Vorgesetzten und/oder Stakeholdern künftiger Entscheidungen werden Kriterien erarbeitet – da es hier um eine gemeinsame, moderierte Sicht geht, natürlich am besten in einem knackigen Workshop. Zum Beispiel:

  • Kriterium 1 (z.B. Gute Skalierbarkeit)
  • Kriterium 2 (z.B. Schneller Mehrumsatz)
  • Kriterium 3 (z.B. Bessere Kundenbindung)

Ebenfalls gemeinsam werden diese Kriterien dann gewichtet. Im weiteren Prozess kann die Projekt-Verantwortliche nun immer alleine oder im Team oder mit anderen Stakeholdern Optionen in die Matrix eintragen und gemeinsam bewerten. Daraus ergeben sich dann Scores, die für oder gegen bestimmte Projekte sprechen.

Kleine Warnung I: Das ist kein Automat

Natürlich ist das kein Entscheidungs-Automat. Nur weil bei Option 3 die höchste Zahl ausgeworfen wird, muss das noch lange nicht die beste Wahl sein. Die Ergebnisse sollten erst mal reflektiert werden. Gibt es Widerspruch? Steht das Ergebnis komplett im Gegensatz zur eigenen Wahrnehmung? Falls das so sein sollte, kann die Ursachenforschung, bzw. Diskussion beginnen. So ließe sich zum Beispiel einer Vorgesetzten gut erklären: “Sieh mal hier, eigentlich unterliegt die Projektinitiative mit Score XY gegenüber anderen Projekten. Wir finden aber dennoch, dass wir es verfolgen sollten und zwar weil…” Gewöhnt sich ein Team (und Vorgesetzte) an dieses Werkzeug, werden die Begründungen von Entscheidungen transparenter, diskussionsfähiger und auch besser zu verteidigen. Außerdem etabliert sich ein Werkzeug, das in künftigen Planungs-Workshops immer wieder eingesetzt werden kann.

Kleine Warnung II: Wermutstropfen & Chance

Viele Vorgesetzte werden sich hüten, sich so klar auf Kriterien festlegen zu wollen. Daran lässt sich dann allerdings auch offensiv zeigen, warum es Mitarbeitern so schwer fällt, strategisch belastbare Entscheidungen zu treffen. Aber selbst wenn sie es nicht tun: Auch eine gut gepflegte Entscheidungsmatrix, die nur mit dem eigenen Team genutzt wird, kann Entscheidungssituationen vereinfachen.

Entscheidungs-Matrix

Abschließend noch mal zum Online-Template

Es gibt zig weitere Vorlagen da draußen im Netz. Zum Beispiel hier, hier und hier. Es gibt sogar eine ganze Website, die nichts anderes tut, als dieses Werkzeug zu sein: rationalize.io.

Aber KP hat das schnörkellos in eine Vorlage gebaut, die sich super-einfach bedienen lässt, übersichtlich und erreichbar ist. Damit ist sie um Längen besser, als die oben genannten Quellen. Bei mir hat er damit ausgelöst, das Werkzeug direkt in einem Projekt einzusetzen, diesen Artikel zu schreiben und mich mit der Methode beschäftigt zu haben. Was meint Ihr? Vielleicht probiert Ihr sie ja mal aus. Und vielleicht stimmt dann hier oder dort der Satz: „behavior follows equipment“.

 

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Präsentationen strukturierter diskutieren

Wer häufig an Präsentationen teilnimmt oder im Rahmen von Meetings und Workshops selber vorträgt, kennt die Ausgangslage: Die Ergebnisse wurden vorgestellt, jetzt haben wir noch ein paar Minuten für die Diskussion. Hand aufs Herz: Wie viele Situationen kennst Du, in denen diese Diskussionen zeitlich im Rahmen blieben und dennoch alle wesentlichen Punkte von den Teilnehmenden angesprochen wurden? Und wie oft waren diese Rückmeldungen produktiv für beide Seiten? Heute präsentieren wir Euch hier einen kleinen Kniff, um derlei Diskussionen besser zu führen.

Wir achten darauf, dass in unseren Workshops kein Death by Powerpoint gespielt wird. Falls sich eine kleine Präsentation aber nicht vermeiden lässt, setzen wir alles daran, dass diese zumindest anders aufbereitet und vorgestellt wird, als lediglich mit Bildschirmübertragung von Monitor auf Beamer. Dennoch sind Präsentationen häufig ein wichtiger Bestandteil vieler Workshops oder Meetings. Ob nun die interne Jahresstrategie vorgestellt wird, die Agentur eine neue Kampagnenidee pitcht oder im Workshop Arbeitsergebnisse aus Kleingruppen zurückpräsentiert werden – es gibt immer Situationen, in denen ein oder zwei Personen einem mehr oder weniger großen Publikum etwas erzählen. Unabhängig von der Qualität der Präsentation ist meine Erfahrung, dass die anschließenden Diskussionen häufig wenig strukturiert verlaufen und vom Präsentator häufig nicht mitgedacht werden.

Unstrukturierte Feedback-Diskussionen

So enden denn die meisten Präsentation oft mit “Haben Sie noch Fragen?” oder “Was sagen Sie dazu?” oder “Ich freue mich auf Euer Feedback.” Das Problem dabei ist, dass eine derart offene Einstiegsfrage dem verbalen Wildwuchs Tür und Tor öffnet. Die Gefahr ist groß, dass somit in einem ohnehin recht engen Zeitfenster für Diskussionen die lauten Stimmen überwiegen oder irgendwelche Detailfragen gestellt werden, die zielsicher am Thema vorbei laufen. Es kommt auch nicht selten vor, dass hier die Selbstdarsteller und Meinungsführer das Wort ergreifen und die Gelegenheit nutzen, mal die eigene Meinung einem breiteren Publikum zugänglich zu machen.

Der noch größere Nachteil ist allerdings, dass sich die Diskussion meist nur an einigen wenigen Punkten – meist Kritikpunkten – aufhängt. Die ersten zwei, drei Stimmen, die sich melden, setzen den Rahmen für die Diskussion, und so geschieht es häufig, dass sich die Diskussion in Kleinteiligem verliert. Am Ende hat man vielleicht ein paar problematische Aspekte diskutiert oder Fragen beantwortet, aber das Gesamtbild bleibt unklar: Sind das wirklich alle wichtigen und kritischen Aspekte gewesen? Oder nur die Meinung von wenigen meinungsstarken Wortführern?

Alles in allem: Unstrukturierte Diskussionen in großer Runde sind nicht immer inhaltlich zielführend und manchmal sogar recht nervig.

Es gibt viele gute Wege, um Diskussionen zu strukturieren

Was uns in einem solchen Setting immer wichtig ist: Wir strukturieren diese Feedback-Runden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten: Zum Beispiel lassen wir die Teilnehmenden erstmal in kleinem Kreis – Zweier- oder Dreiergruppen – die Präsentation reflektieren. Das sortiert schonmal die nachfolgenden Äußerungen. Manchmal kann es auch hilfreich sein zu verfremden und den Teilnehmenden eine Rolle zu geben, aus der sie sich die Ergebnisse anhören und Feedback geben sollen, beispielsweise als Kunde X oder Abteilungsleiter Y. Das eröffnet neue Perspektiven.

Die einfachste Variante ist aber das schriftliche Feedback, das ich hier mal etwas näher erklären möchte, um danach kurz auf einige Modifikationen und andere Varianten einzugehen. Allen gemeinsam ist der Versuch, Diskussionen zu strukturieren und die Zuhörer und Zuhörerinnen während einer Präsentation aus der reinen Konsumhaltung herauszuholen und dafür zu sorgen, dass die anschließende Diskussion bereits während der Präsentation mitgedacht wird.

Diskussionen visualisieren

Beim schriftlichen Feedback mit einfacher Rot-Grün-Logik verteilen wir vor einer Präsentation rote und grüne Post-It-Blöcke und bitten die Teilnehmenden des Workshops, während der Präsentation bereits mitzuschreiben, welche Sichtweisen sie teilen und welche Aspekte sie gut finden (grün) und an welchen Aussagen man sich stört, welche Inhalte grundsätzlich anders gesehen werden und was offen geblieben ist (rot). Wenn die Teilnehmenden individuell ihre Kärtchen ausfüllen, bedeutet das auch: jeder Teilnehmer bekommt die Möglichkeit sich zu äußern. Alle Meinungen haben das gleiche Gewicht. So verhindert man ganz nebenbei auch, dass sich nur die “lauten Stimmen” in der Diskussion durchsetzen.

Eine Themenlandkarte bringt Struktur in die Diskussion

Nach der Präsentation bringen wir alle Zettel an die Wand. Entweder sammeln wir als Moderatoren die Zettel ein und lesen sie vor – dann haben wir die Kontrolle über die Zeit. Oder jede(r) liest die eigenen Zettel vor und wir sammeln sie danach ein. An der Wand clustern wir die Post-Its nach Themenblöcken. Auf diese Weise sieht man sofort, wie viele positive und negative Rückmeldungen es gibt. Es lässt sich sofort erkennen, wo es viel Übereinstimmung und Zustimmung gibt (grün) und wo sich die größten Unklarheiten und Diskussionspunkte ergeben (rot). Eine solche Landkarte lässt sich ganz wunderbar nutzen, um daran die Diskussion zu strukturieren, ganz nach dem Motto: “Dieses und jenes scheint weniger strittig zu sein, aber wir sehen hier drei große Themenfelder, über die wir jetzt sprechen sollten.” Für den Fall, dass sich die Diskussion dann doch im Kleinteiligen verlieren sollte, habe ich als Moderator dann eine schöne Interventionsmöglichkeit, um das Gespräch in eine andere Richtung zu lenken und im vorgegebenen Zeitfenster möglichst viele Themen anzusprechen: “Wir haben noch 15 Minuten. Wollen wir jetzt wirklich ausschließlich über diesen einen Punkt sprechen? Wie Sie sehen gibt es ja noch zwei andere Themenkomplexe, auf die wir zu sprechen kommen sollten.”

Anpassungen der Grundmechanik: Weiterentwicklung und Verfeinerung

Diese grundsätzliche Mechanik lässt sich natürlich auch verfeinern. Wir haben hier auch schon nach dem Einsammeln der Post-Its und der Visualisierung der Themen eine kleine Bewertungsrunde eingezogen um zu sehen, welche Aspekte die Teilnehmer und Teilnehmerinnen wichtig und diskussionswürdig finden. Oder, wenn die Zeit knapp wird und sehr viel mitgeschrieben wurde, bitten wir die Teilnehmenden nur ihre zwei wichtigsten Nennungen an die Wand zu bringen.

Ebenfalls haben wir statt simpler Rot-Grün-Logik schon mit Symbolen gearbeitet, die als Kategorisierung auf jeden Zettel gemalt wurde: Ein Herz steht für “finde ich gut/ sehe ich auch so”, ein Blitz bedeutet “Einspruch”, eine Glühbirne oder ein Hashtag als Symbol für “das bringt mich auf einen neuen Gedanken” lässt sich einführen, wenn man zusätzliche Assoziationen und weiterführende Aspekte der Teilnehmenden hören möchte. Zur besseren visuellen Strukturierung ist es natürlich hilfreich darauf zu achten, dass ein einheitlicher Farb-Code eingehalten wird.

Wie eingangs schon beschrieben haben wir aber auch schon einen Schritt früher eingesetzt und im Zuge der Workshop-Vorbereitung dafür gesorgt, dass die Präsentation ganz anders aufbereitet wurde: Wir haben unserem Auftraggeber geraten, lieber auf eine Powerpoint-Präsentation zu verzichten und stattdessen die Folien auszudrucken und an den Wänden zu verteilen. So konnten wir direkt neben jedes Blatt die entsprechenden Kommentare platzieren.

Feedback zu einer Gruppenarbeit während eines Design-Sprints

Präsentationen strukturierter diskutieren

Diskussionen brauchen Struktur, das gilt für Workshops insgesamt, das gilt aber auch für vermeintlich kleine Feedback-Diskussionen nach Präsentationen. Fehlt die Struktur, fliegt einem womöglich die Zeitplanung um die Ohren, die Genervtheit der Teilnehmenden nimmt zu und/oder einige starke Stimmen übernehmen die Strukturierung. Das alles kann dazu führen, dass Du als Moderator die Kontrolle über das Geschehen aus der Hand gibst.

Wir haben mit den oben skizzierten Methoden gute Erfahrungen gemacht, zumindest was Workshops und Meetings angeht. Sich eine kluge Struktur zu überlegen mag zwar minimal aufwändiger sein, als sofort in eine Diskussion zu starten, aber die Vorteile überwiegen: aktive Einbindung der Zuhörer statt reine Konsumhaltung, ganzheitlicher Überblick der relevanten Themen, besseres Zeitmanagement, einfachere Moderation und weniger “Wegmoderieren” von Wortführern durch das demokratische Prinzip, jedem Teilnehmenden Möglichkeit zu geben, sich gleichberechtigt zu äußern.

Für welchen Weg Du Dich auch entscheidest, wichtig ist vor allem, dass die Diskussion eine Struktur hat. Wie siehst Du das? Was sind Deine Erfahrungen mit Diskussionen, die sich an Präsentationen anschließen?

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Magic Estimation: In Workshops schnell zu Entscheidungen kommen

Wenn es in Workshops um Bewertungen und Abstimmungen geht, dann sind Klebepunkte schnell zur Hand. Ich habe in den letzten Monaten eine äußerst elegante Bewertungsmethode wiederentdeckt, die vollkommen ohne Dot-Voting auskommt. Wie von Zauberhand bewertet sich auch eine große Zahl von Moderationskarten, Post-Its, Ideen oder Konzepten in kürzester Zeit. Das Tool heißt “Magic Estimation” und entstammt dem agilen Werkzeugkasten.

Immer wieder gibt es in Workshops die Situation, dass man gemeinsam Ideen, Ergebnisse, Ziele, Konzepte oder Maßnahmen bewerten soll. Meist sind diese auf Moderationskarten, Post-Its oder auf Templates wie z.B. einem Elevator Pitch notiert. Verkürzt nenne ich sie mal Objekte und meine damit all diese zu bewertenden Dinge und ihre Darreichungsformen. Immer wenn eine solche Bewertung ansteht, greifen viele reflexartig zu Klebepunkten bzw. zur (Mehr-)Punktabfrage. Dieser Artikel zeigt, dass es auch anders geht. Dafür haben wir ein Tool aus dem Scrum-Werkzeugkoffer übernommen.

Magic Estimation stellt die Logiken des Punkte-Klebens auf den Kopf

Das zauberhafte Schätzen unterscheidet sich vom Dot-Voting in doppelter Hinsicht: Zum einen basiert das Dot-Voting auf dem Prinzip aggregierter Einzelentscheide, während das Magic Estimation nach dem Prinzip eines verhandelten Konsensentscheids verfährt. Zum anderen stellt ein Magic-Estimation das Dot-Voting auf den Kopf: Bekommt beim Dot-Voting jede Teilnehmerin eine feste Zahl an Punkten, die dann auf die vorhandenen Konzepte, Ideen oder Maßnahmen zu kleben sind, so lässt das Magic Estimation die zu bewertenden Objekte dagegen entlang einer festen Bewertungsskala wandern. Das klingt abstrakt?

Die Besonderheiten des zauberhaften Schätzens

Stell Dir vor, Ihr habt in einem Kreativ-Workshop 100 erste Ideen entwickelt und sollt nun auswählen. Hier fühlt sich ein Dot-Voting schnell ruckelig an. Als Teilnehmer fällt es mir schwer aus einer Flut an Ideen so mir nichts dir nichts meine Favoriten rauszupicken. Und selbst wenn meine Mitstreiter und ich über Klebepunkte eine Auswahl getroffen haben, so werden ganz viele Post-Its auch ohne Bewertung bleiben. Weil sie keine (oder nur wenige) Punkte bekamen, ziehen wir daraus den Schluss, dass sie unwichtig sind. Wir interessieren uns nicht dafür, wie wir die Ideen am unteren Ende der Skala bewerten.

Magic Estimation dagegen bringt uns dazu, dass jede Idee, jede Maßnahme oder jedes Ziel in eine Bewertungskategorie sortiert wird. Das geht ganz bequem auch mit einer großen Menge an Moderationskarten, Post-Its oder Ideen. Quasi nach dem Prinzip: Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen. Das Tool wurde von Boris Gloger für den Einsatz in Scrum-Teams entwickelt. Die nutzen es, um zum Beispiel User-Storys bei der Produktentwicklung nach Relevanz zu bewerten und entsprechend ein priorisiertes Backlog aufzubauen.

Magic Estimation im Überblick

  • Schritt 1: Bewertungsskala festlegen
  • Schritt 2: Teilnehmer verteilen die zu bewertenden Items auf die Bewertungsskala
  • Schritt 3: Teilnehmer sichten das Gesamtbild und rearrangieren es
  • Schritt 4: Diskussion der Items, die häufig gewandert sind

Schritt 1: Bewertungsskala festlegen

Zunächst legst Du als Moderator eine Skala fest, anhand derer die Objekte bewertet werden sollen. Im agilen Kontext wird hier häufig die Fibunacci-Reihe gewählt, sprich die Zahlen 1, 2, 3, 5, 8, 13, … Diese finden sich auch im Planning Poker wieder. Wer so ein Kartenspiel fest im Moderationskoffer hat, kann es also gut umnutzen.

Neben den Zahlen musst Du natürlich auch festlegen, wofür die Skala stehen soll. Kriterien können z.B. Relevanz, Einfluss oder Aufwand sein. 1 ist dann relativ gesehen niedrig und je höher die Teilnehmer ein Objekt sortieren, desto wichtiger wird es. Spannend an der Fibonacci-Reihe ist zudem, dass die Teilnehmer die Skala auch ganz einfach noch nach oben erweitern können, wenn ihnen die 1-13 nicht ausreichen sollten.

Magic Estimation Start-Stop-Continue

Wir haben das “magische Schätzen” aber auch schon mit ganz anderen Skalen durchgeführt. Im Rahmen eines Projekts mit sehr vielen externen Stakeholdern haben wir zum Beispiel gemeinsam die Bedeutung der verschiedenen Akteure eingeschätzt und eine Stakeholder-Map erstellt. Aber auch auf anderen 2×2 Matrizen haben wir Post-Its wandern lassen. Und als es in einem Strategieprozess darum ging, über eine Vielzahl kleiner Handlungsinitiativen zu den großen Themen zu kommen, haben wir eine erweiterte Start-Stop-Weiter-Logik benutzt, die der Starfish-Methode bzw. dem Four Actions Framework ähnelt. Die Teilnehmer konnten für die Vielzahl an Handlungsinitiativen entlang von ca. 7 übergeordneten Themen, die im Raum standen, zwischen folgenden fünf Kategorien wählen.

Magic Estimation 2x2

Schritt 2: Teilnehmer verteilen die zu bewertenden Objekte auf die Bewertungsskala

Die Teilnehmer schnappen sich nun die Post-Its, Moderationskarten oder Templates, die bewertet werden sollen, und hängen sie nach bestem Wissen in die Felder der Kategorien. Wenn Du z.B. 100 Objekte hast, die zu sortieren sind, und Du es mit 10 Workshop-Teilnehmern zu tun hast, dann können diese ratzfatz verteilt werden. Dieser Schritt geht daher meist unglaublich schnell.

Schritt 3: Teilnehmer sichten das Gesamtbild und rearrangieren es

Wenn alle Ideen, Konzepte oder Maßnahmen sortiert sind, verschaffen sich die Teilnehmer einen Überblick und prüfen, inwieweit sie der Bewertung ihrer Kolleginnen zustimmen. Wenn ich als Teilnehmer ein Objekt anders bewerte, dann hänge ich es einfach um. Und einem Kollegen steht es genauso frei, das Objekt wieder umzuhängen. Nach und nach sortiert sich das Bild etwas um. Meistens bleiben 80% der Karten genauso hängen, wie sie eingangs platziert wurden. Implizit gehen wir davon aus, dass es hierzu ein gemeinsames Verständnis gibt und die statischen Objekte keiner weiteren Diskussion bedürfen. Aber es gibt auch immer Items, die bewegt werden. Einige wandern sogar mehrfach und wenige hören nicht auf zu wandern.

Magic Estimation Fibonacci-Reihe

Als Moderator muss ich die Dynamik aufmerksam verfolgen und jedes Objekt, das mindestens 1x wandert, markieren. Das geht gut, indem man die Karte mit einem Blitz markiert oder bei einem Post-It die rechte untere Ecke umknickt. Beides sind dem Konzept der schriftlichen Moderation folgend Hinweise auf Widerspruch und Diskussionspunkte. Und natürlich könnte man so eine Karte auch mit einem roten Klebepunkt markieren (*grins*).

Dieser Prozess kann schnell eine Viertelstunde dauern und manchmal kommt er auch nicht an ein natürliches Ende. Dann muss ich als Moderator das zauberhafte Schätzen beenden und direkt mit Schritt 4 weitermachen. WICHTIG ist: Schritt 2 und 3 sollen schweigend stattfinden.

Schritt 4: Diskussion der Items, die häufig gewandert sind

Zum Abschluss geht es noch einmal darum, die strittigen Objekte herauszugreifen und zu diskutieren. Die Gründe, warum es zu unterschiedlichen Bewertungen kommt, sind vielfältig. Manchmal sind die Inhalte nicht eindeutig und unterschiedliche Personen verstehen unterschiedliche Dinge darunter. Und natürlich gibt es auch unterschiedliche Auffassungen über die Relevanz.

Fazit zum Magic Estimation

Wir haben Magic Estimation das erste Mal auf dem Hackday mit SI-Labs 2016 eingesetzt. Wie es manchmal so passiert, ist es dann irgendwann ein wenig im Werkzeugkasten nach unten gerutscht – nun haben wir es in der letzten Zeit aber mehrfach wieder eingesetzt und ich bin wieder frisch verliebt.

Beim Magic Estimation wird zuerst sortiert und dann diskutiert. Dadurch steigt die Workshop-Dynamik. Du kannst viele Objekte in kurzer Zeit bewerten und erhälst eine Bewertung für alle Objekte. Aber noch viel wichtiger: Du verbringst mehr Zeit auf den wichtigen Themen und die Aufmerksamkeit richtet sich viel stärker auf die Themen, die einer intensiven Auseinandersetzung bedürfen.

Gibt es andere Arten das Magic Estimation zu nutzen? Oder kennst Du andere Alternativen zum klassischen Dot-Voting?

Dann hinterlasse doch einen Kommentare mit einem kleinen Hinweis.

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Kompliment-O-Mat & Sugar Cubes: Workshop-Schmeicheleien als Methode

Das geht runter wie Öl. Ein paar schmeichelnde Worte. Positives Feedback. Einfach mal eine persönliche Rückmeldung, die auf eigene Stärken zielt. Eigentlich kostet das nicht viel. Eigentlich nur ein bisschen Überwindung, Aufmerksamkeit und Empathie. Und doch gibt es Komplimente im echten Leben viel zu selten. Im folgenden Beitrag geht’s darum, wie wir Komplimente gezielt in Workshops einsetzen und auch darum, wie wir darauf kamen. Denn auch bei uns gibt es Komplimente eigentlich viel zu selten.

“Ich mag den Glanz in deinen Augen, wenn du dich – wie derzeit mit Soziodrama – in eine neue Methode verliebt hast”. So. Jetzt ist es raus. Ein Kompliment an meinen werthen Kollegen Jörg (der just hier über diese Methode geschrieben hat, die wir gerade testen und damit Erfahrungen sammeln). Sätze wie der dort oben werden viel zu wenig gesagt. Vielleicht auch gedacht.

workshop-kompliment-o-mat

Szenenwechsel: Hinter dieser Box saß ich in letzter Zeit ein paar Mal. Das ist ein Kompliment-O-Mat. Erfunden und gebaut von der tollen Illustratorin Lena Hällmayr. Er funktioniert ganz einfach. Er steht irgendwo herum, ein Mensch setzt sich davor, nimmt ein paar Einstellungen mit Schiebereglern vor – zum Beispiel: “schwarzweiß bis farbig” oder “ehrlich bis übertrieben”. Dahinter sitzt die Komplimentemaschine, ein Teil dieser Maschine zeichnet (Lena) ein anderer schreibt (zum Beispiel ich). Nach wenigen Minuten und mehr oder weniger Kommunikation zwischen Mensch und Automat kommen ein paar warme Worte und eine Illustration aus dem Ausgabefach heraus. Einfach so. Für umme.

Einige Tage nachdem ich als kleines Zahnrad in dieser Maschine in Windeseile Kompliment um Kompliment schrieb und die Zufriedenheit der Lob-Empfänger sah, steckten wir mal wieder mitten in der Vorbereitung eines mehrtägigen Team-Offsites. Da lag der Schluss nahe: wäre es nicht gut, wenn sich die Teilnehmer dort auch einfach mal mit Komplimenten überhäufen? Doch, das wäre es bestimmt!

Also bauten wir die Komplimente-Logik kurzerhand in den Workshop ein, und zwar so:

Anleitung für einen Workshop-Kompliment-O-Maten

  • Für jeden Teilnehmer haben wir einen Briefumschlag an eine Wand gehängt und den Namen drauf geschrieben.
  • Davor drapierten wir kleine Karteikarten und Stifte.
  • Gleich in der Anmoderation des Offsites haben wir den Kompliment-O-Maten einmal vorgestellt und dann immer mal wieder zwischendurch darauf hingewiesen, dass die Maschine gefüttert werden will.
  • Zum Schluss haben wir jeder Teilnehmerin ihren Umschlag überreicht – zum Öffnen ganz alleine und in Ruhe, auf der Rückfahrt oder zu Hause.

Fazit zu dieser Komplimente-Schleuder

“Natürlich” haben wir auch für uns Moderatoren Umschläge aufgehängt. Und über die drei Tage des Offsites auch selbst immer mal wieder Komplimente geschrieben und verteilt. So können wir auch aus erster Hand sagen, dass sowohl das Schreiben als auch das Empfangen mehr ist, als ein Workshop-Gimmick der Nettigkeiten. Durch das “Briefgeheimnis” wurden die Worte uns gegenüber deutlich persönlicher, als in einer offenen Feedback-Runde.

Und auch wenn die Kausalität bei so einer intensiven, mehrtägigen Veranstaltung freilich nicht einfach abzuleiten ist: das Offsite verlief trotz teils heftiger inhaltlicher Reibereien sehr herzlich, offen und wertschätzend. Geschadet hat es da sicher nicht, immer mal wieder auf die Komplimente-Ebene zu klettern – und bei jeder Teilnehmerin den Fokus darauf zu legen, was am Gegenüber eigentlich gerade toll ist. Was an ihr oder ihm ein Kompliment verdient.

Seit diesem ersten Einsatz nehmen wir die Methode immer wieder gerne mit zu längeren Workshop-Formaten. Methoden, die gleich beim ersten Einsatz so gut zünden, haben irgendwie eh immer einen besonderen Platz im Werkzeugkasten sicher. Es lag nicht nur an dieser Methode, aber sie hat ihren Teil zum Gesamtpaket beigetragen. Und wenn wir so ein Feedback bekommen, wie nach diesem Offsite, dann wissen wir sogar ohne Kompliment-O-Mat, dass wir wohl einen guten Job gemacht haben.

“Die Tage mit euch haben eine „Bewusstseinsänderung“ in dem Team und auch bei mir geschaffen. Wir sind jetzt „die Leader im Unternehmen“ bei neuen Themen in der Zusammenarbeit und optimieren stetig unsere Prozesse, die Zusammenarbeit wird immer agiler und so langsam wird es auch überall sichtbar.”

(Head of Global Communication, eines Weltmarktführers aus der Medizinbranche mit 1500 Mitarbeitern)

workshop-kompliment-o-mat

Wer hat’s erfunden?

Es ist wie so oft bei guten Workshop-Methoden: die Tools sind am Ende oft ein Mashup aus Ansätzen, die bei Kollegen erlebt, im Internet aufgestöbert oder aus ganz anderen Zusammenhängen vom Kindergeburtstag bis zum Theaterbesuch importiert werden. Im Falle des Kompliment-O-Maten ging es mit dem eigenen Erleben mit Lena Hällmayers Kompliment-O-Maten los. Lenas Kompliment-O-Mat lässt sich übrigens auch buchen. Samt Illustrations- und Schreibkraft. Große Feiern, Festivals, Kulturveranstaltungen – der Automat hat schon so manches erlebt. Zudem ist Lena eine tolle Illustratorin und ein feiner Mensch – Kontakt zu ihr findet ihr hier:

Jedenfalls: Dass wir die Idee des Kompliment-O-Maten auch in einen der kommenden Workshops verweben wollen, war sofort klar. Nach dem ersten Einsatz stolperten wir dann auch noch über “Sugar Cubes”. Identisches Vorgehen, anderer Name oder: zwei Doofe, ein Gedanke.

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Von “Soft Start” bis “Wetterbericht”: Den Workshop starten, bevor er beginnt

Der Workshop geht um neun Uhr los, 20 Minuten vorher trudeln schon die ersten Teilnehmer ein. Du steckst noch mitten in den Vorbereitungen, räumst Tische um, hängst Poster auf,  müsstest aber eigentlich etwas Smalltalk machen. Für mich ist das hin und wieder eine etwas unangenehme Situation. Was also tun? Ganz einfach: Du beginnst den Workshop, bevor der Workshop überhaupt beginnt. Mit einem “Soft-Start”. So schickst Du die ersten Teilnehmer schon “sanft” ins Arbeiten, sie können sich auf den Workshop einstimmen. Wie das geht – und wie wir diese Methode für den Einsatz innerhalb von Workshops und auch für Großgruppen weiterentwickelt haben, möchte ich in diesem Artikel vorstellen.

Zwischen Ankommen und Loslegen: “Arbeiten”, bevor der Workshop beginnt

Die Methode “Vor der Kirche” habe ich zum ersten Mal bei Metaplan kennengelernt, und es handelt sich streng genommen mehr um einen Zeitpunkt, als um eine “echte” Methode. Es ist der Moment, in dem sich die Dorfbewohner vor der Kirche versammeln und miteinander plaudern, bevor der Gottesdienst – bzw. der Workshop – beginnt. Wie man diesen Moment zwischen Ankommen und Loslegen füllt, ist im Grunde jeder Moderatorin selbst überlassen.

Bei Metaplan werden die Teilnehmer eines Seminars zum Beispiel nach dem Ankommen an ein Poster geschickt, auf dem eine Tabelle vorgezeichnet ist. Zeilenweise trägt sich jeder ein und füllt die einzelnen Spalten aus. Den Anfang machen die klassischen Vorstellungsfragen wie Name, Unternehmen, Position. Dann kommen weitere Fragen, die nicht nur etwas mehr über die Person verraten, sondern auch etwas Nachdenken erfordern: eine berühmte Person, mit der ich gerne mal spazieren gehen würde; ein Ort, an dem ich mich gerne aufhalte; was sonst noch aus mir hätte werden können oder wie alt ich 2026 sein werde.

Das Poster bleibt während des ganzen Seminars sichtbar im Raum. So kann man immer mal wieder drauf schauen und überprüfen, was genau Sabine oder Arne oder Christoph eigentlich beruflich machen. Vor allem für ein Seminar, in dem sich die Teilnehmer nicht kennen, ist das eine schöne Einstiegsübung, um jenseits einer klassischen und zeitaufwändigen Vorstellungsrunde etwas über die Menschen zu erfahren, mit denen man den Tag verbringt. Diese Art der Vorstellung schafft zudem Gesprächsanlässe für Pausenzeiten: Interessant, dass Jutta mal mit Michelle Obama spazieren gehen möchte …

Wir haben so ein Vor-der-Kirche-Poster bürointern mal an unserem Whiteboard nachgestellt, weil wir natürlich, ganz datenschutzkonform, hier keine echten Workshop-Poster präsentieren wollen:

“Mobile Alter-Egos” und kontinuierliche Gesprächsanlässe

Aber auch für Workshops, in denen sich die Teilnehmer schon relativ gut kennen, lässt sich diese Technik super anwenden, indem man Fragen einbringt, die eben nicht so offensichtlich sind und die auch für andere Team-Mitglieder noch Neuigkeitswert haben: ein Projekt, das mich gerade beschäftigt; eine Frage, die ich mir gerade stelle; etwas Wichtiges, das ich in den letzten drei Monaten gelernt habe; mein lehrreichstes Urlaubserlebnis …

Wir setzen anstatt Poster auch gerne Krepp-Band in mehreren Farben ein. Ein Klassiker ist zum Beispiel: Name auf weißes Krepp, eine Superheldeneigenschaft (oder auch eine besondere themenrelevante Kompetenz) auf blaues Krepp und eine berühmte Person, mit der man gerne mal Kaffee trinken würde, auf pinkes Krepp. Die Teilnehmenden schreiben auf das Band und kleben sich die drei Streifen auf die Kleidung. So tragen sie ihre “Besonderheiten” immer mit sich herum. Der Vorteil: Wenn man zu zweit an der Kaffeemaschine steht, sieht man sofort, mit wem man es zu tun hat und man kann den  “Gedankenleser”, der gerne mal Darth Vader treffen würde, sofort in ein Gespräch verwickeln. Als Moderator kann ich im Workshop diese Mechanik auch aufgreifen und dadurch Gesprächsthemen verfremden oder vielleicht auch deeskalieren. Wenn es beispielsweise ein kontroverses Gespräch gibt, macht man die berühmten Personen auf dem Kreppband einfach zu Diskutanten und fragt: Was würde denn Dagobert Duck auf dieses Argument antworten? Oder Du nutzt die Superheldeneigenschaft oder die Spezialkompetenz eines Teilnehmers, um die jeweilige Person in eine andere Sichtweise zu schubsen. Diese Verfremdung ist letztlich nichts anderes als ein Perspektivwechsel und eine Art Metapher, um ein festgefahrenes Gespräch zu irritieren und zu versuchen, es wieder zu lockern. Oder um einfach einen anderen Blick auf die Dinge zu ermöglichen.

Schnelles Stimmungsbild: punkten statt schreiben

Je größer die Gruppe ist, umso mühsamer ist es natürlich, wenn alle Teilnehmer auf Poster schreiben müssen oder drei Krepp-Streifen am Oberkörper tragen. Hier lässt sich durch klassisches Dot Voting eine Heatmap, also ein schnelles Stimmungsbild erzeugen, das die Menschen in ein Gespräch bringt. Metaplan macht das beispielsweise gerne mit (provokanten) Thesen, zu der man mit einem Klebepunkt Stellung bezieht: von ++ (volle Zustimmung) über + und – bis hin zu Doppelminus. Und bitte bloß keine Mittelkategorie, das erstickt jede Diskussion im Keim. Immer schön polarisieren, das fördert die Diskursfreudigkeit. Und das Nivellieren geschieht im Gespräch hinterher von ganz alleine.

Wir setzen diese schnelle “Heatmap” auch sehr gerne ein, vor allem im Kontext von Großgruppen. Beispielsweise haben wir im Rahmen eines Expertenworkshops zum Thema “Finanzbildung” direkt am Eingang zum Workshopraum ein Poster aufgestellt und jeden der mehr als 40 Teilnehmenden gebeten, mit einem Punkt zu markieren, welche Akteure hier in Zukunft die größte Verantwortung tragen werden. Das führte bei den ankommenden Gästen, die sich noch nicht kannten, zu intensiven Diskussionen. Und alle hatten sofort einen Anlass, um mit anderen ins Gespräch zu kommen. Auch wenn es in diesen Gesprächen zunächst nur darum ging, dass ein Punkt pro Person zu wenig ist, hat dieser Einstieg seine doppelte Funktion als sozialer Ice-Breaker und inhaltliche Stellungnahme erfüllt.

Ein “Weather Report” als Überblick der aktuellen Großwetterlage

Ein anderes Beispiel ist der Einsatz als “Wetterbericht” im Rahmen einer Unternehmenskonferenz, für die wir eine mehrstündige interaktive Session mit mehreren Themeninseln und Kreativstationen konzipiert haben. Hier haben wir in der Vorbereitung schon gemerkt, wie unterschiedlich die Sichtweisen auf einzelne Themen waren, so dass wir für ein paar Aspekte – wie eine Art Fragebogen – links und rechts gegenpolige Aussagen platziert haben. Durch Punkten konnten die Teilnehmenden schnell ihre Meinung kundtun, aber vor allem ging es darum, die Menschen, die sich an dieser Wand aufhielten, in den Diskurs zu bringen. Schöner Nebeneffekt: Weil es über 120 Personen waren, jede mit fünf Klebepunkten ausgestattet und je nach Abteilung in einer anderen Farbe, war dieses Board am Ende auch hübsch bunt anzusehen.

Fun Fact: Dass dieses Tool bei uns unter dem Namen “Weather Report” läuft, hängt übrigens damit zusammen, dass wir die Veranstaltung entlang einer Reisemetapher konzipiert haben. Es gab zum Beispiel das Blue Ocean Paradise oder den Great Barrier Relief, Copy Island oder die Gossip Tours. Valentin, Jörg und ich haben uns dafür sogar eigens Hawaii-Hemden besorgt. Und für jeden Teilnehmenden gab es eine Blumenkette – je nach Abteilung und geographischem Sitz der Tochterfirma in einer anderen Farbe – aber das ist ein anderes Thema.

Fazit: Schnelles Stimmungsbild oder arbeiten, bevor der Workshop beginnt

Ein Soft-Start funktioniert super als Prä-Workshop-Übung, um Leerlaufzeiten zu überbrücken, um die ersten Gespräche zu fördern oder als Ersatz oder Ergänzung für langweilige Vorstellungsrunden. Ein Wetterbericht ist eine niedrigschwellige Übung, um ein schnelles Stimmungsbild einzuholen, einen Überblick zu relevanten Fragen zu bekommen und Diskussionen unter den Teilnehmenden anzustoßen. Dabei kann man diese Bewertungen im Verlauf der Veranstaltung nochmal reflektieren und explizit zum Thema machen – dann ist so eine Übung eher der Einstieg in eine Detaildiskussion. Man kann den Wetterbericht aber auch einfach als singuläres Element einsetzen, ohne im weiteren Workshop darauf einzugehen. Es muss halt in den Flow passen.

Und wenn Du so etwas wie den Soft Start mal selbst ausprobieren möchtest, empfehle ich Dir hier eine Liste von 25 Fragen mit “Icebreaker Questions”. Da ist bestimmt etwas dabei.

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