Wer häufig an Präsentationen teilnimmt oder im Rahmen von Meetings und Workshops selber vorträgt, kennt die Ausgangslage: Die Ergebnisse wurden vorgestellt, jetzt haben wir noch ein paar Minuten für die Diskussion. Hand aufs Herz: Wie viele Situationen kennst Du, in denen diese Diskussionen zeitlich im Rahmen blieben und dennoch alle wesentlichen Punkte von den Teilnehmenden angesprochen wurden? Und wie oft waren diese Rückmeldungen produktiv für beide Seiten? Heute präsentieren wir Euch hier einen kleinen Kniff, um derlei Diskussionen besser zu führen.

Wir achten darauf, dass in unseren Workshops kein Death by Powerpoint gespielt wird. Falls sich eine kleine Präsentation aber nicht vermeiden lässt, setzen wir alles daran, dass diese zumindest anders aufbereitet und vorgestellt wird, als lediglich mit Bildschirmübertragung von Monitor auf Beamer. Dennoch sind Präsentationen häufig ein wichtiger Bestandteil vieler Workshops oder Meetings. Ob nun die interne Jahresstrategie vorgestellt wird, die Agentur eine neue Kampagnenidee pitcht oder im Workshop Arbeitsergebnisse aus Kleingruppen zurückpräsentiert werden – es gibt immer Situationen, in denen ein oder zwei Personen einem mehr oder weniger großen Publikum etwas erzählen. Unabhängig von der Qualität der Präsentation ist meine Erfahrung, dass die anschließenden Diskussionen häufig wenig strukturiert verlaufen und vom Präsentator häufig nicht mitgedacht werden.

Unstrukturierte Feedback-Diskussionen

So enden denn die meisten Präsentation oft mit “Haben Sie noch Fragen?” oder “Was sagen Sie dazu?” oder “Ich freue mich auf Euer Feedback.” Das Problem dabei ist, dass eine derart offene Einstiegsfrage dem verbalen Wildwuchs Tür und Tor öffnet. Die Gefahr ist groß, dass somit in einem ohnehin recht engen Zeitfenster für Diskussionen die lauten Stimmen überwiegen oder irgendwelche Detailfragen gestellt werden, die zielsicher am Thema vorbei laufen. Es kommt auch nicht selten vor, dass hier die Selbstdarsteller und Meinungsführer das Wort ergreifen und die Gelegenheit nutzen, mal die eigene Meinung einem breiteren Publikum zugänglich zu machen.

Der noch größere Nachteil ist allerdings, dass sich die Diskussion meist nur an einigen wenigen Punkten – meist Kritikpunkten – aufhängt. Die ersten zwei, drei Stimmen, die sich melden, setzen den Rahmen für die Diskussion, und so geschieht es häufig, dass sich die Diskussion in Kleinteiligem verliert. Am Ende hat man vielleicht ein paar problematische Aspekte diskutiert oder Fragen beantwortet, aber das Gesamtbild bleibt unklar: Sind das wirklich alle wichtigen und kritischen Aspekte gewesen? Oder nur die Meinung von wenigen meinungsstarken Wortführern?

Alles in allem: Unstrukturierte Diskussionen in großer Runde sind nicht immer inhaltlich zielführend und manchmal sogar recht nervig.

Es gibt viele gute Wege, um Diskussionen zu strukturieren

Was uns in einem solchen Setting immer wichtig ist: Wir strukturieren diese Feedback-Runden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten: Zum Beispiel lassen wir die Teilnehmenden erstmal in kleinem Kreis – Zweier- oder Dreiergruppen – die Präsentation reflektieren. Das sortiert schonmal die nachfolgenden Äußerungen. Manchmal kann es auch hilfreich sein zu verfremden und den Teilnehmenden eine Rolle zu geben, aus der sie sich die Ergebnisse anhören und Feedback geben sollen, beispielsweise als Kunde X oder Abteilungsleiter Y. Das eröffnet neue Perspektiven.

Die einfachste Variante ist aber das schriftliche Feedback, das ich hier mal etwas näher erklären möchte, um danach kurz auf einige Modifikationen und andere Varianten einzugehen. Allen gemeinsam ist der Versuch, Diskussionen zu strukturieren und die Zuhörer und Zuhörerinnen während einer Präsentation aus der reinen Konsumhaltung herauszuholen und dafür zu sorgen, dass die anschließende Diskussion bereits während der Präsentation mitgedacht wird.

Diskussionen visualisieren

Beim schriftlichen Feedback mit einfacher Rot-Grün-Logik verteilen wir vor einer Präsentation rote und grüne Post-It-Blöcke und bitten die Teilnehmenden des Workshops, während der Präsentation bereits mitzuschreiben, welche Sichtweisen sie teilen und welche Aspekte sie gut finden (grün) und an welchen Aussagen man sich stört, welche Inhalte grundsätzlich anders gesehen werden und was offen geblieben ist (rot). Wenn die Teilnehmenden individuell ihre Kärtchen ausfüllen, bedeutet das auch: jeder Teilnehmer bekommt die Möglichkeit sich zu äußern. Alle Meinungen haben das gleiche Gewicht. So verhindert man ganz nebenbei auch, dass sich nur die “lauten Stimmen” in der Diskussion durchsetzen.

Eine Themenlandkarte bringt Struktur in die Diskussion

Nach der Präsentation bringen wir alle Zettel an die Wand. Entweder sammeln wir als Moderatoren die Zettel ein und lesen sie vor – dann haben wir die Kontrolle über die Zeit. Oder jede(r) liest die eigenen Zettel vor und wir sammeln sie danach ein. An der Wand clustern wir die Post-Its nach Themenblöcken. Auf diese Weise sieht man sofort, wie viele positive und negative Rückmeldungen es gibt. Es lässt sich sofort erkennen, wo es viel Übereinstimmung und Zustimmung gibt (grün) und wo sich die größten Unklarheiten und Diskussionspunkte ergeben (rot). Eine solche Landkarte lässt sich ganz wunderbar nutzen, um daran die Diskussion zu strukturieren, ganz nach dem Motto: “Dieses und jenes scheint weniger strittig zu sein, aber wir sehen hier drei große Themenfelder, über die wir jetzt sprechen sollten.” Für den Fall, dass sich die Diskussion dann doch im Kleinteiligen verlieren sollte, habe ich als Moderator dann eine schöne Interventionsmöglichkeit, um das Gespräch in eine andere Richtung zu lenken und im vorgegebenen Zeitfenster möglichst viele Themen anzusprechen: “Wir haben noch 15 Minuten. Wollen wir jetzt wirklich ausschließlich über diesen einen Punkt sprechen? Wie Sie sehen gibt es ja noch zwei andere Themenkomplexe, auf die wir zu sprechen kommen sollten.”

Anpassungen der Grundmechanik: Weiterentwicklung und Verfeinerung

Diese grundsätzliche Mechanik lässt sich natürlich auch verfeinern. Wir haben hier auch schon nach dem Einsammeln der Post-Its und der Visualisierung der Themen eine kleine Bewertungsrunde eingezogen um zu sehen, welche Aspekte die Teilnehmer und Teilnehmerinnen wichtig und diskussionswürdig finden. Oder, wenn die Zeit knapp wird und sehr viel mitgeschrieben wurde, bitten wir die Teilnehmenden nur ihre zwei wichtigsten Nennungen an die Wand zu bringen.

Ebenfalls haben wir statt simpler Rot-Grün-Logik schon mit Symbolen gearbeitet, die als Kategorisierung auf jeden Zettel gemalt wurde: Ein Herz steht für “finde ich gut/ sehe ich auch so”, ein Blitz bedeutet “Einspruch”, eine Glühbirne oder ein Hashtag als Symbol für “das bringt mich auf einen neuen Gedanken” lässt sich einführen, wenn man zusätzliche Assoziationen und weiterführende Aspekte der Teilnehmenden hören möchte. Zur besseren visuellen Strukturierung ist es natürlich hilfreich darauf zu achten, dass ein einheitlicher Farb-Code eingehalten wird.

Wie eingangs schon beschrieben haben wir aber auch schon einen Schritt früher eingesetzt und im Zuge der Workshop-Vorbereitung dafür gesorgt, dass die Präsentation ganz anders aufbereitet wurde: Wir haben unserem Auftraggeber geraten, lieber auf eine Powerpoint-Präsentation zu verzichten und stattdessen die Folien auszudrucken und an den Wänden zu verteilen. So konnten wir direkt neben jedes Blatt die entsprechenden Kommentare platzieren.

Präsentationen strukturierter diskutieren

Diskussionen brauchen Struktur, das gilt für Workshops insgesamt, das gilt aber auch für vermeintlich kleine Feedback-Diskussionen nach Präsentationen. Fehlt die Struktur, fliegt einem womöglich die Zeitplanung um die Ohren, die Genervtheit der Teilnehmenden nimmt zu und/oder einige starke Stimmen übernehmen die Strukturierung. Das alles kann dazu führen, dass Du als Moderator die Kontrolle über das Geschehen aus der Hand gibst.

Wir haben mit den oben skizzierten Methoden gute Erfahrungen gemacht, zumindest was Workshops und Meetings angeht. Sich eine kluge Struktur zu überlegen mag zwar minimal aufwändiger sein, als sofort in eine Diskussion zu starten, aber die Vorteile überwiegen: aktive Einbindung der Zuhörer statt reine Konsumhaltung, ganzheitlicher Überblick der relevanten Themen, besseres Zeitmanagement, einfachere Moderation und weniger “Wegmoderieren” von Wortführern durch das demokratische Prinzip, jedem Teilnehmenden Möglichkeit zu geben, sich gleichberechtigt zu äußern.

Für welchen Weg Du Dich auch entscheidest, wichtig ist vor allem, dass die Diskussion eine Struktur hat. Wie siehst Du das? Was sind Deine Erfahrungen mit Diskussionen, die sich an Präsentationen anschließen?

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