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Auf zu neuen Horizonten: Großgruppen-Moderation mit Podium, Performance und Polonaise

Großgruppen-Moderationen sind immer eine besondere Herausforderung. Es macht uns sehr viel Spaß, viele Menschen in Interaktion, in Bewegung, ins Handeln zu bringen. In den letzten Jahren durften wir viele solcher Veranstaltungen mitgestalten und moderieren, über ein paar davon haben wir an dieser Stelle auch schon geschrieben, wie beispielsweise die Innovation Days der Lufthansa Technik oder die Marketing- Konferenz des hagebau-Fachhandels. In diesem Artikel möchten wir beschreiben, was wir bei der Tagung eines Geschäftsbereichs der Techniker Krankenkasse im Sommer 2023 gemacht haben. 

Wenn du auch eine Großgruppen-Veranstaltung planst, nimm gerne Kontakt mit uns auf!

Der Rahmen: Neue Horizonte für 120 Personen

  • Auftraggeber*in: Die Techniker
  • Thema: Tagung des Geschäftsbereichs Marke & Marketing, Motto “Neue Horizonte”
  • Ziel der Veranstaltung: (1) Vernetzung und Austausch zwischen den Teams fördern, das kollegiale Momentum stärken, Miteinander ins Reden und Handeln kommen (2) Sensibilisieren für eine andere Haltung und Fähigkeiten in einer komplexeren und unsicheren Welt.
  • Die Aufgabe: die Menschen in den Austausch bringen, die Tagung abwechslungsreich gestalten, die Teilnehmer*innen Neugier und Lernfähigkeit erfahren lassen
  • Beteiligte: 120 Mitarbeitende des Geschäftsbereichs
  • Location: Auswanderermuseum Hamburg, Ballinstadt
  • Zeitlicher Rahmen: 9 Uhr bis 17 Uhr, anschließend informeller Teil mit gemeinsamem Grillen

Die Vorbereitung: mehr als nur Agenda machen

Die Vorbereitung einer Großgruppen-Veranstaltung erfordert meist mehr Zeit, erstreckt sich über einen längeren Zeitraum und ist abstimmungsintensiver als bei (kleineren) Workshops. Mit dem Orga-Team der Techniker haben wir in einigen Schleifen über mehrere Monate an der Vorbereitung gefeilt. Das ging weit über die Agenda-Entwicklung hinaus: von teamspezifischen Unterscheidbarkeiten bei den Namensschildern bis hin zur Boombox für das musikalische Outro.

Wir haben eine Ortsbegehung mit dem Orga-Team und den Location-Verantwortlichen gemacht, um ein Gefühl für den Raum zu bekommen, die Raumnutzung besser planen zu können, um Möglichkeiten und Restriktionen der nutzbaren Fläche zu identifizieren, die Bestuhlungssituation zu klären und Catering- und Pausensituationen sowie die Veranstaltungstechnik zu besprechen. 

Wir haben im Zuge der Konzeptarbeit eine Materialliste erstellt und frühzeitig an das Orga-Team übergeben, so dass pünktlich zum Event alle Materialien da waren. Und wir haben gemeinsam an der Einladung gefeilt, nicht nur, um die Teilnehmer*innen über das zu informieren, was sie an diesem Tag erwartete oder um ihre Vorfreude auf die Veranstaltung zu steigern, sondern vor allem auch, um die Kolleg*innen zu motivieren, Requisiten und Gegenstände mitzubringen, die an diesem Tag zum Einsatz kommen sollten. Das war eine erste und große Sollbruchstelle unseres Konzeptes, denn unsere Annahme war: je mehr und je abgefahrene Gegenstände mitgebracht werden, die wir im Laufe des Tages nutzen können, umso mehr Spaß haben alle mit dem, was wir mit ihnen vorhaben.

Am Vorabend haben wir dann noch die letzten Vorbereitungen getroffen und Schilder gemalt. Das Briefing für die Moderationsassistent*innen fand am Morgen der Veranstaltung statt. Es hilft sehr, wenn Leute aus dem Orga-Team ein paar kleine, aber wichtige Funktionen für den Tag haben: zum Beispiel das Timekeeping in einzelnen Slots übernehmen oder dafür sorgen, dass nach der Fahrradhupe, die eine Pause beendet, auch wirklich alle Leute wieder zurück in den Hauptraum zurückgehen. 

Der Vormittag: Ankommen, Warmwerden, ins Thema finden 

Das Ankommen der Teilnehmenden war schon ein erstes Highlight. Unglaublich viele Menschen sind unserer Aufforderung gefolgt und haben Requisiten mitgebracht, Perücken, Verkleidungen, Spielzeug-Mikrofone, Koffer … Der Requisiten-Parkplatz war in kurzer Zeit überfüllt und brauchte Erweiterung. Dieser Fundus sorgte noch vor Start der Veranstaltung für eine lockere und spaßige Stimmung – auch wenn einigen die Irritation anzusehen war: Was hat dieses ganze Zeug bitte in einer Business-Veranstaltung zu suchen?

Zum Start der Veranstaltung haben wir als Moderatoren den Startschuss gegeben. Wir haben begrüßt, kurz auf den Tag eingestimmt (ohne zu viel Agenda zu verraten) und die Bühne bereitet für die Begrüßung durch den Gastgeber (Geschäftsbereichsleitung). Als Mini-Warm-up haben wir hier schon mal die Applausabstimmung aus dem Poetry Slam eingeführt, die uns an dem Tag noch ein paar Mal begleitet hat. 

Bei der Applausabstimmung holt die Moderation eines Poetry Slams nach jedem Auftritt einen Applaus ein. Die Person mit dem lautesten und/oder längsten Applaus kommt eine Runde weiter oder gewinnt den Poetry Slam. Dieses Prinzip haben wir übertragen und, bezogen auf die Veranstaltung eine Skala eingeführt_ von Stufe 1 (die Veranstaltung war ziemlich schlecht) bis zur 10 (was für ein unglaublich tolles Event). 

Wir haben die Leute eine „1“ klatschen lassen, eine „4“, eine „8“ und mit einem Knaller-10er-Applaus haben wir dann den Gastgeber auf die Bühne geholt. Da war die Stimmung gesetzt, die Leute waren in Laune. Der Tag konnte beginnen.

Nach dieser Intro mussten wir erstmal Platz schaffen. Es gab eine Reihenbestuhlung für ungefähr drei Viertel der Teilnehmenden und einige Barhocker an den Wänden für den Rest. Die mussten weg. Und das machen die Leute am besten selbst: macht wach, geht schnell. So hatten wir ausreichend Raum für ein paar kurze Tandem-Runden in wechselnden Konstellationen zu wechselnden Fragen. Wie geht es mir gerade persönlich? Was verbinde ich persönlich mit “neuen Horizonten”?

Weil es so ein schöner Sommertag war, sind wir danach spontan alle kurz rausgegangen, und wirf haben das Mikro gegen ein Megafon eingetauscht. Premiere 1: erste Megafon-Moderation. Premiere 2: eine selbstorganisierte Reihenaufstellung mit 120 Leuten nach Dauer der Betriebszugehörigkeit. Es war, nunja, lang, also die Reihe, nicht die Zeit, die das gedauert hat. Wir haben dann nach Augenmaß diese Reihe in der Mitte „geknickt“ und umgeklappt, so dass sich hinterher immer zwei Personen gegenüberstanden, am Beginn der Reihe hatten wir dann ein Tandem aus einer über 30jährigen Unternehmenszugehörigkeit und einer dreitägigen. Anschließend ein kurzer Dialog, was man jeweils voneinander lernen kann.

Dann wieder alle rein in den Saal und zur Podiumsdiskussion. Der nächste Programmpunkt war ein Gespräch zwischen Andreas Bündert (Geschäftsbereichsleiter) und Philipp Westermeyer (OMR) als externem Gast, moderiert von Silvia Wirth (Pressesprecherin der TK). Aus dieser Session haben wir uns – auch in der Vorbereitung – zurückgezogen, Silvia das Feld überlassen und lediglich im Vorfeld mit ihr Zeiten und grobe Themenblöcke abgesprochen. Verabredet wurde nur, dass wir – wenn es noch Zeit dafür gibt – kein klassisches Plenar-Q&A nach dem Gespräch machen (Tendenz zu Selbstdarstellung weniger und Langeweile vieler), sondern die Impulse in kleineren Grüppchen verarbeiten lassen.

Der Übergang in den Nachmittag: Die Ankündigung des „Festivals“

Noch vor der Mittagspause haben wir die Weichen für den Nachmittag gestellt. Einen Teil der Gruppe wollten wir Dinge in Aktion tun lassen. Es brauchte aber auch einen zweiten Track für die, die nicht so gerne im Mittelpunkt stehen oder nur wenig Lust auf eine Performance hatten. Entsprechend haben wir vorbereitet und vor der Mittagspause ungefähr so abmoderiert:

Wir wollen keine Workshops oder Arbeitss-Sessions machen, sondern wollen in kleinen Gruppen Themen bewegen und dann die Essenzen daraus auf andere Weise den anderen zugänglich machen: als kleine Performances mit szenischen Darstellungen in Form einer Bühnenshow, oder als kleine „Kunstwerke“ in Form von Text- oder/ und Bildcollage mit anschließender Ausstellung. Ihr könnt euch gleich entscheiden, wo es euch mehr hinzieht: darstellende Kunst oder bildende Kunst. Wer jetzt schon weiß, dass er/ sie KEINE Lust hat in irgendeiner Weise an einer szenischen Darstellung oder Performance auf einer Bühne teilzunehmen, sondern sich lieber mit Text, Bild, Collagen ausdrücken möchte, nimmt bitte VOR dem Essen das eigene Namenskärtchen hier weg. (Anmerkung: wir hatten die Namen aller Teilnehmenden im Vorfeld auf Kärtchen drucken lassen und haben sie alphabetisch sortiert auf die Bühne gelegt). Aus den Namen losen wir während der Mittagspause kleine Ensembles, die am Nachmittag zusammen arbeiten und spielen werden.

(c) Mai Britt Witthof (TK)

Der Nachmittag: Thematische Performances und Ausstellung

Nach der Mittagspause kamen wir zum Herzstück der Veranstaltung. Und es sollte ein echter Knaller werden. Zur Einstimmung auf das Kommende und als kleiner Energizer nach der Mittagspause haben wir mit dem “Ding aus der Zukunft” begonnen. Dazu haben wir Tandems gebildet, und zuerst sollte sich jede*r überlegen, welche Sache oder Eigenschaft in Zukunft wichtig sein wird. Aufgabe in Runde eins: Erkläre deinem Gegenüber in Fantasiesprache, was du dir überlegt hast. Aufgabe zwei: Stelle deine Sache/Eigenschaft pantomimisch dar, dein Gegenüber muss erraten, was du darstellst.

Jetzt waren alle aufgewärmt für das “Festival der neuen Horizonte”. Wir haben die Kleingruppen (Ensembles), die wir in der Mittagspause aus den Namenskärtchen gebildet hatten, aufgerufen und ihnen ihr “Nummernschild” mit auf den Weg gegeben. Hier haben sich auch noch einige, die vorher kein Teil einer Bühnenperformance sein wollten, spontan dazu gesellt. Bevor wir alle in die “Arbeitsphase” geschickt haben, gab es ein zweigeteiltes Kurz-Briefing zum inhaltlichen Rahmen und zum konkreten Ablauf dieser Phase.

Den inhaltlichen Rahmen haben wir über Introspektionsfragen gesetzt und alle auf eine kleine Gedankenreise geschickt. Was sehe ich, wenn ich an neue Horizonte denke? Was bedeutet das für mich und meine Arbeit? Was ist mir bei dem Thema wichtig? … Zusätzlich haben wir noch einige Fragen spontan aufgenommen, die sich aus den Diskussionen des bisherigen Tages ergeben haben.

Die Informationen zum weiteren Ablauf klangen ungefähr so:

An die Bühnen-Ensembles: Ihr habt jetzt 45 Minuten Zeit, euch auf ein Thema zu einigen, das ihr szenisch darstellen möchtet, und einen maximal fünfminütigen Auftritt auf einer Bühne vorzubereiten. Priorität hat eure Performance. Einigt euch also lieber schnell auf ein Thema. Es geht hier nicht um eine Präsentation, sondern um etwas Kreatives, eine Darstellung, einen szenischen Fokus. Dabei sind euch inhaltlich und in der Art und Weise keine Grenzen gesetzt.
Nutzt den Fundus an Requisiten und lasst euch von den tollen Sachen inspirieren.
Wer sich für die bildenden Künste entschieden hat: Im linken Teil des Raumes ist das Atelier, ausgestattet mit Stiften, Scheren, Collagenmaterial und Papp-Boards, auf denen ihr alleine oder mit anderen gemeinsam eure Kunstwerke gestalten könnt. Malt, klebt, schreibt, bastelt, baut. 
Nach diesen 45 Minuten wird es parallel auf mehreren Bühnen eure Auftritte zu sehen geben – und die Kunstwerke werden in der Galerie ausgestellt.
Als Modus empfehlen wir: Habt eine gute Zeit. Diskutiert nicht zu viel, sondern kommt ins Handeln. Umarmt die Vielfalt, denn alles ist ok.

Während dieser “Arbeitsphase” haben wir im Moderatorenteam den Bühnenplan gemacht. Fühlte sich an wie Schauspiel-Barcamp. Oder eben wie ein Festival. Wir haben draußen mit Baustellenband ein paar Bühnenbereiche markiert und nummeriert.

Nach den 45 Minuten und noch vor der Kaffeepause haben wir alle nochmal im Hauptraum versammelt und alle Theatergruppen gebeten, sich mit Name des Ensembles und Titel der Performance in den Spielplan einzutragen, gerne auch mehrfach zu verschiedenen Zeiten, damit möglichst viele die Chance zum Zuschauen bekommen. Wie gesagt: Barcamp-meets-Festival-Style. Da die Shows an drei Bühnen parallel in vier aufeinanderfolgenden Slots stattfanden, war klar: nicht alle können alles sehen. Wie bei einer Poster-Session.

Die Galerie der bildenden Künste hatten wir während der Kaffeepause im Hauptraum aufgebaut, so dass die Pausen zwischen einzelnen Bühnen-Slots zum Flanieren durch die Ausstellung genutzt werden konnten. 

Es war toll zu sehen, mit welcher Energie fast alle dabei waren und wie viel Mühe sich alle gegeben haben – sowohl in den Performances als auch in den Kunstwerken. Da gab es einige sehr inspirierende Werke.

Während der Spielzeit kristallisierte sich heraus, dass die Performance einiger Ensembles zu klaren Publikumslieblingen wurden. Bewusst hatten wir fürs Ende der Veranstaltung etwas Puffer eingebaut, um die besten Darbietungen nochmal für alle auf der großen Bühne zu zeigen. Das Ende war dann auch wirklich fulminant. Nachdem der Shanty-Chor nochmals zur Freude aller aufgetreten ist, kam das letzte Ensemble auf die Bühne und startete eine Polonaise durch den Raum. 

Sicher, für die einen mag der ganze Tag etwas, nunja, business-fremd und sehr gewöhnungsbedürftig gewesen sein, aber mit Blick auf Kontext und Ziel dieser Veranstaltung hatte das Ganze Methode: wer etwas Neues lernen will, muss sich zuerst trauen, mit Nichtwissen und Unsicherheit umzugehen. Insofern hatte das, was auf den ersten Blick nach spaßigem  Kasperletheater aussah, auf die Gruppe und auf jede*n einzelne*n nachhaltig gewirkt: Neugier umarmen, offen sein für Neues, sich etwas zutrauen, Selbstwirksamkeit spüren. Und natürlich Spaß haben. Spaß ist ja einer der wichtigsten Motivationstreiber. 

Mit einem 10er-Applaus haben wir dann für die Schlussworte zum offiziellen Teil wieder an den Gastgeber übergeben und uns verabschiedet. Es hätte nicht feuerwerkiger enden können.

Fazit: Mit dem Unplanbaren umgehen

Zugegeben, die Veranstaltung hatte eine gewisse Fallhöhe, und viele Dinge waren für uns auch mit großen Unsicherheiten behaftet. Beispiele?

  • Was machen wir, wenn das Wetter “scheiße” ist und wir nicht nach draußen ausweichen können?
  • Wie viele Teilnehmer*innen kommen am Ende tatsächlich?
  • Was machen wir, wenn sich nur sehr wenige eine Bühnenshow zutrauen und die allermeisten eher passiv bleiben?
  • Bringen die Leute überhaupt irgendwelche Requisiten mit, oder stehen wir am Ende vor einem Fundus, in dem nur zwei oder drei Gegenstände liegen?

Das Gute: wir konnten diese Unwägbarkeiten selbst zum Thema machen, denn dieser Umgang mit dem Ungewissem war ja auch ein Kern-Motto der Veranstaltung. Mut zum Aufbruch, zum Lernen und zur Horizonterweiterung. Und anstatt kalte Füße zu bekommen, haben wir uns während der Planung immer gesagt: Wir gehen mit dem um, was das Universum für uns bereithält. Die Fähigkeit, gut improvisieren zu können, ist ja eine wichtige Eigenschaft in unserem Facilitation-Geschäft. Und es immer schön, diesen Muskel zu trainieren. 

Das Feedback von Teilnehmer*innen

Mit so einem Konzept und bei so vielen Menschen ist klar, dass man es nicht allen recht machen kann. Aber das Feedback, das wir an diesem Abend bekommen haben – und auch in der Bewertung des Events im Nachgang – war sehr positiv.

Ein paar Stimmen könnt ihr in diesem LinkedIn-Beitrag von Alexandra Krotz nachlesen, die auf Auftraggeber-Seite die Planung und Organisation übernommen hat. 

Und hier kommen ein paar O-Töne aus der Feedback-Befragung, die uns im Durchschnitt 5,1 von 6 Sternchen eingebracht hat:

„Mega Tag. Hat sehr viel Spaß gemacht. Schöne Veranstaltung, die einen sehr positiven Spirit verbreitet hat. Alle waren gut gelaunt und haben sich eingebracht. Die vielen Gespräche, mit mir noch unbekannten neuen Kolleg*innen, haben mir gut gefallen.„

„Es war eine wirklich gelungene Veranstaltung – und die große Zahl an Mitarbeitern*innen wurde ganz großartig „eingefangen“. Das ist mit so vielen Menschen ja wirklich nicht einfach.„

„Ich hatte, ehrlich gesagt, vorher keine allzu große Lust auf die Veranstaltung. Muss aber sagen, dass sie mir am Ende doch gefallen hat. Die Location war toll, die  Organisation und Moderation sehr gut. Der Talk mit Philipp Westermeyer war interessant. Auch die kreative Session am Nachmittag fand ich überraschend positiv.„

„Tolle Veranstaltung, hat Spaß gemacht. Etwas mehr Inhalt oder fachlich Impulse hätte ich gut gefunden. Und die Vorstellung der Kreativergebnisse hätte ich mir in großer Runde gewünscht, damit man alles sehen kann.„

„Das war ein wirklich grandioser Tag, auf den ich gerne zurückblicke und der nicht nur den Kopf geöffnet hat, sondern auch in Sachen Teambuilding sehr viel gebracht hat. Mein großer Wunsch wäre, dass wir sowas Tolles künftig einmal im Jahr machen!„

Toolbox, Workshop-Regeln

Mit Workshop-Regeln für eine bessere Diskussionskultur im Workshop sorgen


Zu Beginn vieler Workshops stelle ich ein paar grundlegende Arbeitsregeln vor, die bei einer Moderation helfen, Diskurse besser zu gestalten. Dafür haben wir mittlerweile ein ganzes Potpourri an Regeln, die ich hier einmal gebündelt aufführen und strukturieren möchte. Neben einigen Grundregeln gibt es dabei auch Regeln, die je nach Art des Workshops variieren.

Warum überhaupt Workshop-Regeln?

Wenn es um die Zusammenkünfte mehrerer Akteure geht – egal ob man das nun Workshop oder Meeting nennt -, dann ist eine meiner Aufgaben in der Moderation, diesen Gesprächen auf mehreren Ebenen Struktur zu geben:

  1. inhaltlich-thematisch: Was besprechen wir im Laufe des Workshops und wie kommen wir am Ende zu einem Ergebnis?
  2. methodisch: Mit welchen Tools und Interaktionstechniken werden einzelne Themen bearbeitet?
  3. zeitlich: Wie lange dauern die einzelnen Sessions?

Für diese drei Ebenen erstellen wir ein ausführliches Moderations-Skript. Was häufig unterschätzt wird, ist die vierte Ebene: die Frage der Diskussionskultur. Jeder, der schon einmal einen Workshop geleitet hat, kennt die störenden Einflussgrößen eines Workshops: Personen, die ständig auf ihr Telefon blicken, Alpha-Tiere, die eine kurze Gesprächspause nutzen, um einen langen Monolog zu halten, Teilnehmer, die die Pausenzeiten gnadenlos überziehen oder zu detailverliebte Menschen, die sich gerne in kleinteiligen Diskussionen verlieren.

Und was für längerfristige Transformationsprozesse gilt, gilt selbstverständlich auch für punktuelle Workshops: Kultur lässt sich nicht direkt beeinflussen, sondern über Interventionen auf Ebene der formalen Abläufe. Die Vorstellung von Diskussionsregeln zu Beginn eines Workshops ist so eine kleine Intervention, denn solche „Working Agreements“ helfen dabei, eine gewisse Workshop-Disziplin herzustellen – vor allem bei Gruppen oder Teams, mit denen ich zum ersten Mal zusammen arbeite. Meist sind diese Regeln für die gesamte Dauer des Workshops deutlich sichtbar im Raum hängen, so dass ich bei „Verstößen“ eigentlich nur stumm auf diese Vereinbarungen zeigen muss, ohne jeden einzelnen wiederholt daran zu erinnern.

Verschiedene Arten von Workshop-Regeln

In den letzten Jahren ist das „Portfolio“ an Working Agreements stetig gewachsen. Für mich und die Personen, mit denen ich regelmäßig arbeite, sind diese Regeln eine Selbstverständlichkeit. Aber es ist immer wieder erstaunlich, wie viele Auftraggeber, die das erste Mal mit uns zusammenarbeiten, diese Vereinbarungen abfotografieren, um sie selbst anschließend in ihren Meetings zu verwenden. Dies ist erst jüngst wieder vorgekommen, und das hat mich dazu gebracht, diese Vereinbarungen mal zu strukturieren und gesammelt vorzustellen. Dabei gibt es drei verschiedene Kategorien von Workshop-Regeln. Lass Dich von der Menge dieser Regeln nicht irritieren, es ist eine Sammlung. Im konkreten Workshop setze ich meist nicht mehr als fünf bis sechs Regeln ein.

  1. Grundregeln, die in vielen Workshops zum Einsatz kommen und die Basis für das gemeinsame Arbeiten sind
  2. Spezifische Vereinbarungen, die sich aus dem Kontext des jeweiligen Workshops ergeben
  3. Individuelle Regeln, die sich an die (Diskussions-)Kultur der jeweiligen Organisation orientieren

Grundregeln

Workshop-Du: Standardmodus ist, dass wir ein Workshop-Du einführen, denn ein „Du“ ist häufig die bessere Basis für eine produktive Arbeitsatmosphäre. Da dies aber ein sensibler Punkt in vielen Organisationen ist, kläre ich vor dem Workshop, inwieweit ein Du überhaupt kulturell möglich ist. Falls das nicht so problemlos geht, ist eine Variante auch die Einführung eines kollektiven Du, wenn ich die Gruppe anspreche, aber im individuellen Kontakt bleibe ich dann beim Sie.

Geräte in den Flugmodus: Workshopzeit ist Fokuszeit. Teilnehmer, die immer wieder mit einem Auge aufs Smartphone schielen oder auf ihr Laptop-Display starren, sind nicht nur abgelenkt und halbherzig bei der Sache, sie stören auch die Energie der Gruppe. Ich bitte alle im Raum, ihre Geräte auszuschalten oder zumindest in den Flugmodus zu versetzen. Durch Verweis auf die Pausenzeiten gebe ich den Teilnehmenden einen Anhaltspunkt, wann sie sanktionsfrei zum Handy greifen können. Manchmal hilft es auch, die „Kaffeepause“ als „Handypause“ zu bezeichnen. Ergänzend frage ich gerne auch, wer denn einen extrem wichtigen Anruf erwartet oder führen muss, dann wissen alle, warum diese Person sich gegen halb elf mal kurz aus dem Raum verabschiedet.

Timeboxing: Damit am Ende eines Workshops nicht noch zuviel Agenda übrig bleibt, achte ich ziemlich genau auf die Zeit. Das gilt sowohl für die Dauer einzelner Sessions als auch für die Pausenzeiten. Es gibt kaum einen Workshop, in dem nicht unser TimeTimer zum Einsatz kommt. Und wir bitten die Teilnehmenden, auch selbst auf die Zeit zu achten. Denn „Zeit ist Geld“. Wenn in einem Workshop mit 15 Personen auch nur ein Teilnehmer 5 Minuten zu spät aus der Pause kommt und die restlichen 14 Personen warten müssen, dann sind das 5 mal 15 = 75 Minuten Wartezeit. Am Beispiel des eigenen Gehalts kann sich dann jede anwesende Führungskraft schnell ausrechnen, wie viel Geld gerade verbrannt wurde.

Keine Monologe: Diese Regel ist eher qualitativ. Jeder Teilnehmer soll daran erinnert werden, dass ein Workshop auch ein Austausch von Sichtweisen ist. Dabei sollen alle zu Wort kommen. Workshops dienen nicht dazu, einigen wenigen Meinungsführer eine Plattform für ihre Selbstdarstellung zu geben. Außerdem ist es für mich und die Teilnehmenden kaum sinnvoll möglich, sich auf einen langen Redebeitrag zu beziehen, ohne entweder 90% des Gesagten zu ignorieren oder erneut einen Monolog zu halten. Wenn man diese Regel quantifizieren möchte, lassen sich auch die Regeln „30 Sekunden Redezeit“ und „nur ein Gedanke pro Wortbeitrag“ einführen.

Leserlich schreiben: Vieles, was im Workshop besprochen wird, halten wir (oder die Teilnehmenden) schriftlich auf Post-Its fest. Damit es im Nachgang des Workshops auch für alle lesbar ist hilft es, die Anwesenden zu sensibilisieren, leserlich zu schreiben. Oder es auch manchmal konkreter zu machen, wie es die Kollegen von Metaplan in ihrer Regel zum „schriftlichen Diskutieren“ formulieren würden: mehr als ein Wort, nicht mehr als drei Zeilen. Folgt man strikt den Regeln der schriftlichen Diskussion bedeutet das auch, dass wir Widersprüche und Einwände in der Diskussion „blitzen“ (also visuell sichtbar machen) und die Gegenargumente aufnehmen.

Spezifische Regeln im Kontext des jeweiligen Workshops

Neben diesen Grundregeln gibt es ein paar Vereinbarungen, die nicht für jeden Workshop sinnvoll sind und die ich bei Bedarf einbringe.

Hände Hoch = Fokus auf uns: Das bietet sich insbesondere für die Moderation größerer Gruppen an. Je mehr Menschen es gibt, um so schwerer wird es für den Moderator, sich Gehör zu verschaffen. Es braucht ein Zeichen, um die Aufmerksamkeit der Gruppe wieder zu bekommen. Sobald ich die Hände hebe, hebt jeder, der mich sieht, ebenfalls die Hände und beendet das Gespräch. Und jeder, der jemanden mit erhobenen Händen sieht, macht das gleiche und ist still. So wandert diese Geste durch den Raum und idealerweise herrscht in wenigen Sekunden Ruhe.

Play Serious: In den meisten Fällen geht es in Workshops darum, dass am Ende etwas erreicht wurde. Ergebnisorientierung steht im Vordergrund. Aber mir ist es auch wichtig, dass die Teilnehmenden Spaß haben bzw. über das Spielen neue Erkenntnisse gewinnen. Deswegen ist eine der drei Rollen, die ich in der Funktion des Moderators habe, auch die des Entertainers. Das bedeutet nicht, dass man sich als Rampensau profiliert, sondern das man für Abwechslungs sorgt und sich den Themen nicht nur rein rational nähert. Für zielgerichtetes Spielen sorgen wir durch Tools wie Lego oder Rollenspiele. Durch diese Regel gebe ich explizit die Botschaft mit: Spaß und Spiel sind kein Selbstzweck, sondern sie helfen, zu lernen, motiviert zu bleiben und zu besseren Ergebnissen zu kommen.

Lösungsorientierung statt Problematisierung: Wenn die Gefahr besteht – und das finden wir häufig in den Vorgesprächen heraus – , dass die Teilnehmer eines Workshops dazu tendieren, in der konkreten Fragestellung den ganzen Tag zu problematisieren, dann hilft uns diese Regel, den Fokus auf die Frage zu lenken: Wie kann es denn trotzdem gehen? Als Zusammenkünfte wichtiger Akteure sind Workshops häufig auch kritische Momente für einen Wandel. Da bringt es wenig, wenn mit Floskeln wie „das geht nicht“, oder „das haben wir schon immer so gemacht“ der Weg in ein neues Handeln blockiert wird.

Done is better than perfect: Das ist das zweite Level der Lösungsorientierung. Kleine Schritte statt Masterplan. Wir folgen hier dem Pareto-Prinzip bzw. der 80/20-Regel. In vielen Fällen reicht eine Gut-genug-Lösung aus, eine 80%-Version. An den letzten 20% zu feilen, würde unverhältnismäßig viel Aufwand bedeuten. Deswegen: erstmal machen – und im Zweifel hinterher modifizieren und feinjustieren, anstatt zu versuchen im Workshop die perfekte Lösung zu erarbeiten. Deswegen ist diese Regel auch die kleine Schwester des Timeboxings.

Es gibt keine falsche Antwort: Diese Regel soll den Teilnehmern die Angst nehmen, etwas falsches zu sagen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die Workshop-Teilnehmer aus unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen zusammengesetzt sind und wenn Fragen gemeinsam durchdrungen werden, auf die es noch keine (ausreichende) Antwort gibt.

Masse statt Qualität: Gerade in Innovationsworkshops, in denen viele Ideen generiert werden sollen, neigen manche Teilnehmer dazu, Ideen sofort zu bewerten, sobald sie geäußert wurden. Aber in einer solchen Phase der Divergenz, in der möglichst viele unterschiedliche Ideen und Handlungsoptionen gesammelt werden sollen, geht es nicht um Bewertung und Kritik, um Selektion und Realisierbarkeit von Ideen. Es geht (noch) nicht um die detaillierte Diskussion einzelner Ideen, sondern um eine möglichst bunte Sammlung an Optionen.

Vegas-Regel: “What happens in Vegas, stays in Vegas.” Alles, was besprochen wird, bleibt im Raum. Insbesondere für Team-Retrospektiven ist diese Regel enorm wichtig, damit die Teilnehmenden auch frei sprechen können und keine Sorge haben müssen, dass ich die Ergebnisse und Eindrücke an die Management-Ebene spiele. Wenn ich diese Regel einführe, frage ich aber am Ende des Workshops immer nach, ob bzw. welche Ergebnisse mit anderen Personen geteilt werden dürfen.

Entscheider hat Veto-Recht: Soll im Workshop etwas entscheiden werden (Abstimmung) oder geht es „nur“ darum ein Stimmungsbild einzuholen? Wenn Entscheidungen anstehen, dann muss man sich zu Beginn des Workshops darüber verständigen wie diese Entscheidungen getroffen werden. Mit einfacher Mehrheit? Oder gibt es einen „Entscheider“ in der Gruppe? Dieser wird entweder in der Gruppe bestimmt oder ist qua Hierarchie gegeben und darf dann Diskussionen auch beenden, wenn sie zu kleinteilig werden oder sich in einer Sackgasse befinden.

Themenparkplatz: Um Neben-Diskussionen zu vermeiden und uns auf die wichtigen Fragen zu konzentrieren, die in einem Workshop besprochen werden sollen, platziere ich hin und wieder einen Themenparkplatz im Raum und weise darauf hin, dass die Teilnehmenden wichtige Aspekte, die im Laufe der Diskussion aufkommen, dort hinhängen können. Das bedeutet: Diese Aspekte werden im Workshop selbst nicht thematisiert, gehen aber auch nicht verloren. Und am Ende des Tages werden diese Nennungen nochmal aufgegriffen und wenn nötig in den nächsten Schritten adressiert.

Redefolge beachten: Normalerweise laufen in unseren Workshops die Diskussionen gesittet ab und ein Aufzeigen und Melden wie in der Schule ist nicht nötig. Sollte es aber dazu kommen, dass die Diskussionen ausarten, führen wir ab und zu auch die Drei-Finger-Gesprächsregel ein: Ein Finger = Neuer Beitrag, zwei Finger = Ergänzung oder Frage, drei Finger = Wortbeitrag off topic. Alternativ funktioniert auch die Drei-Bälle-Moderation.

Individuelle Vereinbarungen

Nachdem ich die Workshop-Regeln vorgestellt habe, frage ich alle Teilnehmenden, ob sie sich auf diese Vereinbarungen einlassen können und ob es möglicherweise noch weitere Regeln gibt, die wir nicht auf dem Zettel haben, die aber vor dem Hintergrund des zu besprechenden Themas und der Gesprächskultur in der jeweiligen Organisation noch wichtig sind aufzunehmen. Häufig kommen hier keine Ergänzungen mehr, aber ich habe es auch schon erlebt, dass dann noch solche Zusätze kamen wie „in Ich-Botschaften sprechen“ oder „ausreden lassen“. Ebenso kommen hier auch Aspekte wie z.B. „Wir lassen das Alltagsgeschäft außen vor“ oder „Wir wollen uns heute nicht vom Machbaren einschränken lassen“. Diese Vereinbarungen nehme ich dann auch noch mit auf. Zugleich geben mir diese Einwürfe auch Aufschluss darüber, welche Anfälligkeiten es in der Gesprächskultur im Alltag gibt bzw. welche inhaltlichen Leitplanken hier noch wichtig sein können, damit alle fokussiert in den Tag starten.

Welche Gesprächsregeln kennt Ihr?

Zum Abschluss interessiert mich, welche Regeln in Deinem Berufsalltag Anwendung finden: Daher die Frage an diejenigen, die selbst Workshops moderieren: Verwendest Du Gesprächsregeln – und wenn ja welche? Und die Frage an diejenigen, die “nur” Workshop-Teilnehmer sind: Hast Du Erfahrungen mit solchen Working Agreements? Welche würdest Du uns nennen, wenn wir einen Workshop in Deiner Organisation durchführen?

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Toolbox, Zirkeltraining

Zirkeltraining: In größeren Gruppen schnell viele Themen bearbeiten

Im Sportunterricht war es früher eine der schweißtreibendsten Angelegenheiten: das Zirkeltraining. Verschiedene Stationen werden nacheinander absolviert, jede Station hatte einen anderen Trainingsschwerpunkt, und innerhalb von 30 Sekunden oder einer Minute musste man richtig abrocken. Dann pfiff der Sportlehrer und es ging an die nächste Station. Diese Mechanik lässt sich wunderbar für Workshops nutzen. Und das sogar ohne den Muskelkater am nächsten Tag.

Großgruppendiskussionen vermeiden

Wenn ich die Meinungen, Antworten oder Ideen von allen Workshop-Teilnehmern zu bestimmten Fragen einholen möchte, dann ist die schlechteste und ermüdendste aller Varianten, diese Themen nach und nach in der großen Runde zu diskutieren. Der klassische Weg ist vielleicht, sich in Kleingruppen fokussiert mit einzelnen Fragen auseinanderzusetzen: Kleingruppe A kann Thema A behandeln, Kleingruppe B widmet sich Thema B und so weiter. Möglicherweise ist es auch besser, wenn die Teilnehmer sich erst mal alleine oder im Tandem Gedanken machen. Das Zirkeltraining ist hier eine gute Alternative, um in kurzer Zeit möglichst viele Facetten eines Themenkomplexes herausarbeiten zu können. Und wer sich spontan an ein World Café oder das Thema Open Space erinnert fühlt: ja, stimmt, das sind enge Verwandte.

Setup & Ablauf eines Zirkeltrainings

Als Moderator bereite ich den Raum vor: Überall verteilt, in möglichst großem Abstand zueinander, hängen Poster an der Wand, die mit Überschriften und einer (selbsterklärenden) Arbeitsfrage versehen sind. Vor jedem Poster liegen ein paar Marker und Post-It-Blöcke.

Anschließend bitte ich die Workshop-Teilnehmer, sich in gleich großen Grüppchen vor den Postern zu versammeln und erkläre die Regeln für diese dynamische Art von Gruppenarbeit:

  • Alle werden alle Poster bearbeiten, es ist also egal, wo man sich zu Beginn hinstellt. Das ist zumindest der “Standardmodus”. Aber auf die Varianten und Modifikationen des Zirkeltrainings komme ich weiter unten noch zu sprechen.
  • Pro Poster gibt es eine Bearbeitungszeit von 10 Minuten. Nach Ablauf der Zeit gibt es ein Signal, und jede Gruppe wechselt im Uhrzeigersinn zum nächsten Poster.
  • In der ersten Runde geht es darum, die Arbeitsfrage zu durchdringen, kurz zu diskutieren und dann erste Antworten und Ergebnisse schriftlich festzuhalten.
  • In der zweiten Runde kommen die Teilnehmer dann an ein Poster, an dem vorher schon eine Gruppe gearbeitet hat: Hier geht es darum, die Arbeitsfrage zu verstehen und sich den jeweiligen Arbeitsstand am Poster zu vergegenwärtigen, so dass auf den schon existierenden Ergebnissen aufgebaut werden kann. So verhindere ich, dass Aspekte doppelt genannt werden.
  • Immer wieder wichtig zu sagen, obwohl es selbstverständlich ist: Die Post-Its sollen leserlich und nachvollziehbar beschrieben werden. Da reicht es nicht, wenn jemand nur “Kommunikation” schreibt. Es muss schon ein Halbsatz sein, immer mit einem Verb, das der Aussage eine Richtung gibt. Also in diesem Beispiel: “Kommunikation verbessern durch wöchentliche Updates vom Teamleiter”. Geschieht diese Konkretisierung nicht, bleiben die schriftlichen Aussagen unverständlich, man spekuliert zu lange über den Sinn eines Kärtchens oder lähmt sich mit zeitfressenden Verständnisfragen.

Zirkeltraining Workshop 2

Abschluss: Die Ergebnisse allen zugänglich machen

Du kannst die Arbeitsfragen, Gruppen und Zeiten natürlich so einteilen, dass am Ende jede Gruppe vor dem Poster steht, an dem sie auch begonnen hat. Das klappt nicht immer, ist aber auch nicht weiter tragisch. Für den Abschluss eines Zirkeltrainings gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Die Ergebnisse der Poster werden allen zugänglich gemacht und rückpräsentiert – oder auch nicht. Welchen Weg Du wählst, hängt ganz davon ab, ob und wie mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden soll und was das Ziel der gesamten Veranstaltung ist.

Wenn es “nur” um Austausch der Teilnehmenden geht oder um Inspiration, dann reicht mitunter der Rahmen der reinen Arbeits-Session völlig aus, um Menschen ins Gespräch zu bringen und den Austausch untereinander zu fördern. Eine detaillierte Rückpräsentation der Ergebnisse ist nicht notwendig. Soll mit den Ergebnissen aber weitergearbeitet werden, ist es wichtig, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind.

Ich habe für mich zwei Wege gefunden, Zirkeltrainings zu beenden und für einen Ergebnistransfer in die große Gruppe zu sorgen.

Zum einen Rückpräsentationen: In der letzten 10-Minuten-Runde geht es nicht mehr darum, noch mehr Ergebnisse zu produzieren. In der letzten Runde sorgen die Kleingruppen, die gerade vor dem Poster stehen, dafür, dass die Ergebnisse zusammengefasst werden. Sie bereiten in ihrer 10-Minuten-Session also das Poster so auf, dass eine oder einer aus dieser Gruppe die Inhalte des Posters anschließend der Gruppe kurz vorstellen kann.

Die zweite Variante ist ein stiller Spaziergang, neudeutsch: Gallery Walk. In festen Tandems (und vielleicht auch mit einem Kaffee in der Hand) schicke ich die Teilnehmer auf einen Spaziergang durch die Poster. Sie sichten die Ergebnisse und notieren sich parallel, was für sie noch unklar ist oder wo sie Diskussionsbedarf sehen. Hilfreich ist, wenn hier Post-Its in einer noch nicht verwendeten Signalfarbe benutzt werden oder die vorhandenen Zettel gekennzeichnet werden, zum Beispiel durch Blitze (Widerspruch) oder Fragezeichen (Verständnisprobleme). So fallen in der anschließenden gemeinsamen Klärungsrunde die offenen Punkte sofort ins Auge.

Zirkeltraining Workshop 3

Varianten des Zirkeltrainings

Für diese Art von dynamischer Gruppenarbeit, wie wir sie im Zirkeltraining anwenden, gibt es viele Gestaltungs- und Veränderungsmöglichkeiten. Diese Mechanik ist schließlich kein enges Korsett, das man 1:1 genauso umsetzen muss. Dann hätte ich wahrscheinlich auch keinen Spaß mehr daran. Wer schonmal mit uns gearbeitet hat weiß ja, dass wir gerne experimentieren, auch mit Formaten.

Du kannst die Größe der Kleingruppen variieren, bis hin zu separaten Runden für Einzelarbeit.

Oder Du lässt nicht immer die gleichen Kleingruppen rotieren, sondern teilst die Gruppe durch gegenläufige Rotation auf, konkret: wenn an jedem Poster beispielsweise vier Leute stehen, schickst Du nach der Arbeitsphase zwei Leute nach links und zwei Leute nach rechts rum. So bleiben immer zwei Personen zusammen, aber es gibt immer wieder neue Gruppenkonstellationen. Hier musst Du nur aufpassen und mal durchrechnen, nach wie vielen Runden die ursprüngliche Vierergruppe wieder zusammentrifft.

Du kannst die Session auch so konzipieren, dass nicht alle alles machen. Damit hebelst Du eine strikte Rotationsfolge aus und überlässt den Teilnehmenden die Priorisierung der Themen. Beispielsweise kann es fünf oder sechs Themen-Stationen geben, aber Du lässt nur drei Runden à 10 Minuten arbeiten. Dann kann sich jede und jeder selbst aussuchen, welche Fragen er oder sie bearbeiten möchte. Das ist vor allem für größere Gruppen geeignet und wenn Du in möglichst wenig Zeit viel Input aus den Leuten herausholen möchtest. Die größere Flexibilität kann aber auf Kosten der Ergebnisse gehen. Also wenn Du sicherstellen willst, dass jeder Teilnehmer mal an jedem Poster gearbeitet und seine Sicht der Dinge eingebracht hat, dann solltest Du Dich nicht für diese Variante entscheiden. Aber wenn beispielsweise die Ergebnisse gar nicht so zentral sind, sondern eher der Austausch und die Vernetzung der Personen im Vordergrund gehen, oder wenn den Teilnehmenden auch eine gewisse Priorisierungsmacht zugestehen willst, dann ist der Mut zur Lücke methodisch begründet.

Du kannst das Zirkeltraining auch bis hin zum kompletten Freestyle gestalten und bist schnell bei einem Raum voller Themeninseln, in dem das Gesetz der zwei Füße gilt: Eine Stunde freies Flottieren im Raum, und jeder kann sich aussuchen, welche Themen er wie lange bearbeiten möchte. Wie so etwas aussehen kann, haben wir in diesem Beitrag über eine interaktive Session im Rahmen einer Konferenz sowie in diesem Beitrag über Großgruppenmoderation im Abenteuerland gezeigt.

Alles in allem finde ich das Zirkeltraining eine gute Alternative zu anderen Mechaniken, möglichst viele Facetten eines Themas oder mehrerer Themenkomplexe ans Tageslicht zu bringen. Und die Methode ist ein gutes Grundgerüst, das sich im Rahmen von kleineren oder größeren Workshops variabel gestalten lässt. Es ist ein Tool, das ich in der klassischen Ursprungsform nicht sehr oft einsetze, weil es auch in Konkurrenz zu anderen Vorgehensweisen steht. Aber die grundsätzliche Mechanik des Zirkeltrainings nutzen wir im Rahmen von Workshops oder Großgruppenmoderationen relativ häufig.

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Präsentationen, Toolbox

Präsentationen strukturierter diskutieren

Wer häufig an Präsentationen teilnimmt oder im Rahmen von Meetings und Workshops selber vorträgt, kennt die Ausgangslage: Die Ergebnisse wurden vorgestellt, jetzt haben wir noch ein paar Minuten für die Diskussion. Hand aufs Herz: Wie viele Situationen kennst Du, in denen diese Diskussionen zeitlich im Rahmen blieben und dennoch alle wesentlichen Punkte von den Teilnehmenden angesprochen wurden? Und wie oft waren diese Rückmeldungen produktiv für beide Seiten? Heute präsentieren wir Euch hier einen kleinen Kniff, um derlei Diskussionen besser zu führen.

Wir achten darauf, dass in unseren Workshops kein Death by Powerpoint gespielt wird. Falls sich eine kleine Präsentation aber nicht vermeiden lässt, setzen wir alles daran, dass diese zumindest anders aufbereitet und vorgestellt wird, als lediglich mit Bildschirmübertragung von Monitor auf Beamer. Dennoch sind Präsentationen häufig ein wichtiger Bestandteil vieler Workshops oder Meetings. Ob nun die interne Jahresstrategie vorgestellt wird, die Agentur eine neue Kampagnenidee pitcht oder im Workshop Arbeitsergebnisse aus Kleingruppen zurückpräsentiert werden – es gibt immer Situationen, in denen ein oder zwei Personen einem mehr oder weniger großen Publikum etwas erzählen. Unabhängig von der Qualität der Präsentation ist meine Erfahrung, dass die anschließenden Diskussionen häufig wenig strukturiert verlaufen und vom Präsentator häufig nicht mitgedacht werden.

Unstrukturierte Feedback-Diskussionen

So enden denn die meisten Präsentation oft mit “Haben Sie noch Fragen?” oder “Was sagen Sie dazu?” oder “Ich freue mich auf Euer Feedback.” Das Problem dabei ist, dass eine derart offene Einstiegsfrage dem verbalen Wildwuchs Tür und Tor öffnet. Die Gefahr ist groß, dass somit in einem ohnehin recht engen Zeitfenster für Diskussionen die lauten Stimmen überwiegen oder irgendwelche Detailfragen gestellt werden, die zielsicher am Thema vorbei laufen. Es kommt auch nicht selten vor, dass hier die Selbstdarsteller und Meinungsführer das Wort ergreifen und die Gelegenheit nutzen, mal die eigene Meinung einem breiteren Publikum zugänglich zu machen.

Der noch größere Nachteil ist allerdings, dass sich die Diskussion meist nur an einigen wenigen Punkten – meist Kritikpunkten – aufhängt. Die ersten zwei, drei Stimmen, die sich melden, setzen den Rahmen für die Diskussion, und so geschieht es häufig, dass sich die Diskussion in Kleinteiligem verliert. Am Ende hat man vielleicht ein paar problematische Aspekte diskutiert oder Fragen beantwortet, aber das Gesamtbild bleibt unklar: Sind das wirklich alle wichtigen und kritischen Aspekte gewesen? Oder nur die Meinung von wenigen meinungsstarken Wortführern?

Alles in allem: Unstrukturierte Diskussionen in großer Runde sind nicht immer inhaltlich zielführend und manchmal sogar recht nervig.

Es gibt viele gute Wege, um Diskussionen zu strukturieren

Was uns in einem solchen Setting immer wichtig ist: Wir strukturieren diese Feedback-Runden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten: Zum Beispiel lassen wir die Teilnehmenden erstmal in kleinem Kreis – Zweier- oder Dreiergruppen – die Präsentation reflektieren. Das sortiert schonmal die nachfolgenden Äußerungen. Manchmal kann es auch hilfreich sein zu verfremden und den Teilnehmenden eine Rolle zu geben, aus der sie sich die Ergebnisse anhören und Feedback geben sollen, beispielsweise als Kunde X oder Abteilungsleiter Y. Das eröffnet neue Perspektiven.

Die einfachste Variante ist aber das schriftliche Feedback, das ich hier mal etwas näher erklären möchte, um danach kurz auf einige Modifikationen und andere Varianten einzugehen. Allen gemeinsam ist der Versuch, Diskussionen zu strukturieren und die Zuhörer und Zuhörerinnen während einer Präsentation aus der reinen Konsumhaltung herauszuholen und dafür zu sorgen, dass die anschließende Diskussion bereits während der Präsentation mitgedacht wird.

Diskussionen visualisieren

Beim schriftlichen Feedback mit einfacher Rot-Grün-Logik verteilen wir vor einer Präsentation rote und grüne Post-It-Blöcke und bitten die Teilnehmenden des Workshops, während der Präsentation bereits mitzuschreiben, welche Sichtweisen sie teilen und welche Aspekte sie gut finden (grün) und an welchen Aussagen man sich stört, welche Inhalte grundsätzlich anders gesehen werden und was offen geblieben ist (rot). Wenn die Teilnehmenden individuell ihre Kärtchen ausfüllen, bedeutet das auch: jeder Teilnehmer bekommt die Möglichkeit sich zu äußern. Alle Meinungen haben das gleiche Gewicht. So verhindert man ganz nebenbei auch, dass sich nur die “lauten Stimmen” in der Diskussion durchsetzen.

Eine Themenlandkarte bringt Struktur in die Diskussion

Nach der Präsentation bringen wir alle Zettel an die Wand. Entweder sammeln wir als Moderatoren die Zettel ein und lesen sie vor – dann haben wir die Kontrolle über die Zeit. Oder jede(r) liest die eigenen Zettel vor und wir sammeln sie danach ein. An der Wand clustern wir die Post-Its nach Themenblöcken. Auf diese Weise sieht man sofort, wie viele positive und negative Rückmeldungen es gibt. Es lässt sich sofort erkennen, wo es viel Übereinstimmung und Zustimmung gibt (grün) und wo sich die größten Unklarheiten und Diskussionspunkte ergeben (rot). Eine solche Landkarte lässt sich ganz wunderbar nutzen, um daran die Diskussion zu strukturieren, ganz nach dem Motto: “Dieses und jenes scheint weniger strittig zu sein, aber wir sehen hier drei große Themenfelder, über die wir jetzt sprechen sollten.” Für den Fall, dass sich die Diskussion dann doch im Kleinteiligen verlieren sollte, habe ich als Moderator dann eine schöne Interventionsmöglichkeit, um das Gespräch in eine andere Richtung zu lenken und im vorgegebenen Zeitfenster möglichst viele Themen anzusprechen: “Wir haben noch 15 Minuten. Wollen wir jetzt wirklich ausschließlich über diesen einen Punkt sprechen? Wie Sie sehen gibt es ja noch zwei andere Themenkomplexe, auf die wir zu sprechen kommen sollten.”

Anpassungen der Grundmechanik: Weiterentwicklung und Verfeinerung

Diese grundsätzliche Mechanik lässt sich natürlich auch verfeinern. Wir haben hier auch schon nach dem Einsammeln der Post-Its und der Visualisierung der Themen eine kleine Bewertungsrunde eingezogen um zu sehen, welche Aspekte die Teilnehmer und Teilnehmerinnen wichtig und diskussionswürdig finden. Oder, wenn die Zeit knapp wird und sehr viel mitgeschrieben wurde, bitten wir die Teilnehmenden nur ihre zwei wichtigsten Nennungen an die Wand zu bringen.

Ebenfalls haben wir statt simpler Rot-Grün-Logik schon mit Symbolen gearbeitet, die als Kategorisierung auf jeden Zettel gemalt wurde: Ein Herz steht für “finde ich gut/ sehe ich auch so”, ein Blitz bedeutet “Einspruch”, eine Glühbirne oder ein Hashtag als Symbol für “das bringt mich auf einen neuen Gedanken” lässt sich einführen, wenn man zusätzliche Assoziationen und weiterführende Aspekte der Teilnehmenden hören möchte. Zur besseren visuellen Strukturierung ist es natürlich hilfreich darauf zu achten, dass ein einheitlicher Farb-Code eingehalten wird.

Wie eingangs schon beschrieben haben wir aber auch schon einen Schritt früher eingesetzt und im Zuge der Workshop-Vorbereitung dafür gesorgt, dass die Präsentation ganz anders aufbereitet wurde: Wir haben unserem Auftraggeber geraten, lieber auf eine Powerpoint-Präsentation zu verzichten und stattdessen die Folien auszudrucken und an den Wänden zu verteilen. So konnten wir direkt neben jedes Blatt die entsprechenden Kommentare platzieren.

Feedback zu einer Gruppenarbeit während eines Design-Sprints

Präsentationen strukturierter diskutieren

Diskussionen brauchen Struktur, das gilt für Workshops insgesamt, das gilt aber auch für vermeintlich kleine Feedback-Diskussionen nach Präsentationen. Fehlt die Struktur, fliegt einem womöglich die Zeitplanung um die Ohren, die Genervtheit der Teilnehmenden nimmt zu und/oder einige starke Stimmen übernehmen die Strukturierung. Das alles kann dazu führen, dass Du als Moderator die Kontrolle über das Geschehen aus der Hand gibst.

Wir haben mit den oben skizzierten Methoden gute Erfahrungen gemacht, zumindest was Workshops und Meetings angeht. Sich eine kluge Struktur zu überlegen mag zwar minimal aufwändiger sein, als sofort in eine Diskussion zu starten, aber die Vorteile überwiegen: aktive Einbindung der Zuhörer statt reine Konsumhaltung, ganzheitlicher Überblick der relevanten Themen, besseres Zeitmanagement, einfachere Moderation und weniger “Wegmoderieren” von Wortführern durch das demokratische Prinzip, jedem Teilnehmenden Möglichkeit zu geben, sich gleichberechtigt zu äußern.

Für welchen Weg Du Dich auch entscheidest, wichtig ist vor allem, dass die Diskussion eine Struktur hat. Wie siehst Du das? Was sind Deine Erfahrungen mit Diskussionen, die sich an Präsentationen anschließen?

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