WYSIWYG 1970

WYSIWYG stands for What-You-See-Is-What-You-Get. It is a concept developed at Xerox PARC; it means that the display on screen corresponds to the printed sheet of paper – a quite radical idea in the early days of desktop computing.  According to Wikipedia the expression was “coined by John Seybold and popularized at Xerox PARC during the late 1970s.”

Therefore it is quite stunning to hear the words in a totally different context. Tim Rice used the very same words for a chorus in Jesus Christ Superstar (music Andrew Lloyd Webber, 1970) in the piece The Temple.

what you see is what you get

Score of Jesus Christ Superstar, The Temple

Quite possible that John Seybold knew the song.

[Update 26-Apr-2017] I do not what to push this over the edge, but the following lines are kind of intriguing as well if you switch the context back to computing:

No-one’s been disappointed yet – success rate, ease of use
Don’t be scared give me a try –  familiarity, robustness, undo, user experience
There is no-thing you can’t buy – Business goals; revenue comes from happy customers


// Original: WYSIWYG 1970 CC-BY-NC-4.0 Matthias | mprove.net | @mprove | Musings & Ponderings

Richtplatz auf dem Grasbrook 1590

Das Chronoscope ist eine Zeitmaschine für Hamburg, die im Rahmen des Kultur-Hackathon Coding Da Vinci Nord entstanden ist. Justiert man die Coordinaten auf den Grasbrook um 1590, so findet man die Richtstätte, auf der bis 1624 über 400 Seeräuber enthauptet wurden. [cf. Wikipedia].

Der Ort würde heute in etwa zwischen der Elbphilharmonie und dem City-Sportboothafen vor dem Sandtorhöft liegen.

Übrigens suche ich nach Bugs. Hakt es irgendwo bei den Zeitreisen? Irgendein Browser oder Device bei dem etwas falsch dargestellt wird? Oder gibt es eine Coordinate, bei der die Karte besser ausgerichtet werden sollte? Dann könnt Ihr das gerne hier oder in farcebook mit Screenshot oder Chrono-Link berichten.


// Original: Richtplatz auf dem Grasbrook 1590 CC-BY-NC-4.0 Matthias | mprove.net | @mprove | Musings & Ponderings

Wer telefonieren hasst wird Chatbots lieben!

Gehen Sie immer gleich ran, wenn ein Anruf reinkommt? Greifen Sie zuerst zum Smartphone, um eine Frage an einen Shop-Betreiber zu stellen? Rufen Sie an, wenn Sie einen nicht verständlichen Brief von Ihrer Bank bekamen? Wie gehen Sie vor, wenn Sie sich beschweren müssen: Mailen, Anrufen, Chatten per Live-Chat oder Fax senden?

„Es kommt drauf an!“ – ich vermute, das ist Ihre Antwort. Es kommt an auf die Situation, Dringlichkeit, den Inhalt Ihres Anliegens oder die Historie der Kommunikation.

Schade, irgendwie. Denn es wäre doch so schön einfach, könnten wir die Frage nach der Akzeptanz von neuen Kommunikationsformen wie Chatbots und virtuelle Assistenten aus Einstellungs- oder Persönlichkeitsmerkmalen ableiten:

  • Menschen mit ausgeprägter Introversion werden Chatbots lieben.
  • Menschen die Telefonate meiden werden Chatbots nutzen.
  • Menschen die Bequemlichkeit schätzen werden Chatbots einsetzen.

Nicht zutreffend, maximal Thesen, so vermute ich. Es wird nicht möglich sein nur auf Basis der Persönlichkeit bzw. auf Basis von personenbezogenen Merkmalen auf die Akzeptanz von Chatbots zu schließen. Auch wenn der ein oder andere sogar denkt, dass die Sache noch einfacher ist: Einfach alle werden Chatbots wollen.

I don’t know anyone who likes calling a business. […] We think you should be able to message a business, in the same way you would message a friend.”  (Mark Zuckerberg at F8 in 2016).

Nehmen wir daher die Herausforderung an und fragen uns nicht, wer es ist der gern und viel „chatboten“ wird, fragen wir uns stattdessen wie ein Chatbot so umgesetzt werden kann, dass möglichst viele gern mit ihm reden.

Merkmale gut umgesetzter Chatbots

Eins vorab: Das Rad müssen wir nicht neu erfinden. Auch bei der Konzeption von Chatbots können wir auf  vertraute Heuristiken zurückgreifen. Warum dem so ist, das bringt Kathryn Whitenton, Nielsen Norman Group (Voice Interaction UX: Brave New World…Same Old Story) wunderbar auf den Punkt:

No matter how different the technology, the people who are using it haven’t changed. And most usability principles have more to do with human capabilities and limitations than with technology.

Legen wir dennoch gleich mal die Latte erfolgreicher Chatbots hoch an: Ein Chatbot muss den Anwender beim ersten Kontakt begeistern!
Das liegt in der Natur der Sache. Auf neue Kommunikationsansätze lassen sich die meisten Menschen dauerhaft nur ein, wenn die Qualität der Erfahrung von Anfang an reibungslos ist. Holprige Kommunikation wird die Verbreitung und Nutzung von Chatbots verhindern (3 Thesen zur Messenger-App-Economy).

Es wird daher in den kommenden Monaten, vielleicht sogar Jahren notwendig sein, dass Menschen den Chatbots zur Seite stehen und immer dann einspringen, wenn die Kommunikation keinem Dialog mehr gleicht, die Komplexität einfach zu hoch ist. Das Herausbilden künstlicher Intelligenz und das Einstellen auf Eigenschaften, Kontexte und Gewohnheiten einzelner Nutzer erfordert nun einmal (viel) Zeit.

Um gleich zu Anfang eine zufriedenstellenden Chatbot-Lösungen zu haben, müssen Chatbots zwingend mit Nutzern entwickelt werden. Gerade in der Konzeptions- und Entwicklungsphase sollten viele Tests, Iterationen und Optimierungen eingeplant werden. Je früher umso besser. Es ist ausreichend, wenn zu Anfang die Dialoge von Personen auf Basis eines Drehbuchs gesprochen werden (Wizard of Oz).

Wizard of Oz Veranschaulichung

Veranschaulichung eines Wizard of Oz Experiments bzw. Tests (Quelle: IBM 1984)

Wizard of Oz Experimente geben Sicherheit und bauen Erfahrungswerte auf, die derzeit noch nicht besonders verbreitet sind.

Eine weitere wichtige Einsicht muss sein: Ein Chatbot ist niemals fertig. Er wird sich weiterentwickeln (müssen). Hilfreich in diesem Kontext ist eine aktive Zufriedenheitsabfrage am Ende einer Kommunikation. So gelingt eine stetige Überwachung der Qualität eines Chatbots. Zugleich werden hilfreiche Anregungen für Optimierung gewonnen.

Hohe Nutzerzufriedenheit wird auch bei Chatbots erreicht, wenn der Nutzer stets weiß an welcher Stelle innerhalb der Interaktions- bzw. Informationsarchitektur er sich gerade befindet. Für den Fall, dass das nicht mehr gegeben ist, muss ein Ausstieg und ein schneller Zugriff auf alternative Kontaktwege möglich sein. Vor allem dann, wenn nicht vorgesehen ist, dass ein Mensch eine ins Stocken gerade Kommunikation fortführt.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist Freundlichkeit und Sympathie. Auch im Bewusstsein, dass ein Chatbot eine Mensch-Maschine Interaktion ist, werden sich die meisten Nutzer hinter einem Conversational Interface fast immer eine konkrete Person bzw. Persönlichkeit vorstellen. Dies gilt im Besonderen für Voice User Interfaces. Und mit dieser (vorgestellten) Person sollte man sich gern unterhalten wollen.

Freundlich, am Kunden orientiert, Gefühle erzeugend
– und zugleich kompetent!

Damit einem Chatbot diese Merkmale zugeschrieben werden, sollte dessen Entwicklung und Konzeption auf Basis einer Persona erfolgen. Einer Persona mit der sich die Nutzer aus den Zielgruppen – die bestenfalls auch als Persona beschrieben sind – gerne unterhalten wollen.

Gelungene Persona für einen Chatbot, das liegt in der Natur der Sache, werden eine hohe Ausprägung beim Persönlichkeitsmerkmal der Extraversion und auch Offenheit für Erfahrungen haben. Was grundsätzlich wieder dafür spricht, dass Introvertierte gerne „chatboten“ werden (Warum sich Extrovertierte und Introvertierte so gut ergänzen). Aber das nur als Randnotiz im Kontext meiner These, dass es nicht möglich sein wird die Akzeptanz von Chatbots aus Persönlichkeitsmerkmalen abzuleiten.

Auch kompetente und sympathische Chatbots dürfen, ja müssen, ab und an Nachfragen:

  • Nutzer: „Gib mir Wetterdaten.“
  • Bot: „Gern. Für welchen Ort möchtest Du das Wetter wissen?“

Nur derart nachgefragt, kann sichergestellt werden, dass gegenseitiges Verständnis entsteht. Eine zentrale Grundlage für einen Dialog.

Wird all dies beherzigt, dann wird es Chatbots gelingen die in vielen Branchen lang vermisste Servicequalität zu steigern. Sie werden die Beziehungsebene zwischen Web-Shops, Reiseportalen oder Versicherungssites und Kunden stärken, ihr wieder eine menschliche Note verleihen, weg vom Self-Service Gedanken, und damit eine neue Servicequalität zurück in die Kundenbeziehung bringen.

Komplexität wird reduziert, was in Verbindung mit einer sympathischen und kompetenten Kommunikation zu einer hohen wahrgenommenen Convenience beitragen wird. Vielleicht und gerade beim Online-Shopping von Lebensmitteln. Wäre doch schön, wenn wir bald diese Aussage treffen könnten: „Einkaufen? Das erledigt für mich ein Bot“.

Foto Thorsten Wilhelm

Sie benötigen Unterstützung bei der Frage ob es sich für Sie und Ihr Unternehmen lohnt einen Chatbot einzuführen? Sie haben sich bereits entschieden und konzipieren nun eine Lösung? Für Ihre Fragen und Wünsche bin ich gern da.

Im Team mit meinen Kollegen/-innen von eresult biete ich Ihnen gerne kostenlose Erst-Beratung und Unterstützung. Gemeinsam finden wir eine Lösung für Ihre Herausforderungen.

Der Beitrag Wer telefonieren hasst wird Chatbots lieben! erschien zuerst auf Nutzerbrille.

So war’s: Vizthink Hamburg Meetup #21 – Bücherparade

Beim letzten Vizthink Hamburg Meetup sind die Leseratten auf ihre Kosten gekommen.

Gleich drei Buchautorinnen haben ihre neuen Visuellen Werke vorgestellt und uns von den Tälern und Gipfeln ihrer literarischen Reise berichtet.

Live aus Berlin zugeschaltet war Nadine Roßa von Sketchnote Love: In Nadines Buch geht es um visuelle Notizen für Alles. Sie zeigt viele wichtige Symbole & Methaphern, schöne Graphikelemente, Figuren und Menschen. Das Besondere an ihrem Buch ist meiner Meinung nach ihr Stil und die Sketchnote Interviews am Ende des Buchs. Das zeigt sehr schön die Vielfalt von Sketchnotes auf. Bei Nadine musste am Ende alles ganz schnell gehen, weil sie mal eben so nebenbei noch ein Baby bekommen hat.

Tanja Wehr von Sketchnote LOVERS stellte uns ihre Sketchnote Starthilfe vor. Sie richtet sich besonders an Leute, die ihre Hemmungen vor dem Stift ablegen möchten. Dafür hat Tanja diverse Strich-für-Strich Anleitungen entwickelt, so dass ein ‚ich kann nicht‘ leider nicht mehr zählt. Das Buch behandelt Bilderwelten, die man gut für Sketchnotes und den Beruf nutzen kann. Aber Symbole aus dem ‚Outer Space‘ und Origami-Icons fehlen nicht, weil Tanja hierfür ein Faible hat. Tanja schwärmte uns von ihrer Zusammenarbeit mit dem mitp Verlag vor… und wenn man hört wie locker flockig Tanja von ihrem Buch erzählt und was sie sonst noch so alles spannend findet, dann ist es vermutlich nur eine Frage der Zeit bis ihr nächstes Buch erscheint?!

Anna Lena Schiller erzählte uns von ihrem Buch über Graphic Recording. Die Kunst des Live Zeichnens ist stark im Kommen und Anna schon lange im Geschäft. So viel es ihr nicht schwer ihre Erfahrungen in ein Buch zu gießen. Wichtig war ihr von Anfang an, dass es ein sogenanntes „Coffee Table“ Buch wird, also mit vielen, schönen, bunten Bildern. Das ist ihr definitiv gelungen!

Toll waren auch die vielen visuellen Lieblingsbücher, die alle anderen Vizthinker mitgebracht haben.
U.a. wurden folgende Dinge empfohlen: 
– @Sketchnotelover: Mr. Typo & der Schatz der Gestaltung: Eine Typo-Graphic Novel von Leonardi Alessio
– @filtercake: The creative licence von Danny Gregory: die Idee, eine Art gezeichnetes Tagebuch zu führen
– @4b73cb: S. – Das Schiff des Theseus ist ein experimenteller Roman von Doug Dorst nach einer Konzeption von J. J. Abrams.
– Bücher bei genialokal online bestellen und beim lokalen Buchhändler um die Ecke abholen

Schreibt Eure visuellen Bücher Tipps gerne als Kommentar unter diesen Blog Post.

So war’s: Vizthink Hamburg Meetup #21 – Bücherparade

Beim letzten Vizthink Hamburg Meetup sind die Leseratten auf ihre Kosten gekommen.

Gleich drei Buchautorinnen haben ihre neuen Visuellen Werke vorgestellt und uns von den Tälern und Gipfeln ihrer literarischen Reise berichtet.

Live aus Berlin zugeschaltet war Nadine Roßa von Sketchnote Love: In Nadines Buch geht es um visuelle Notizen für Alles. Sie zeigt viele wichtige Symbole & Methaphern, schöne Graphikelemente, Figuren und Menschen. Das Besondere an ihrem Buch ist meiner Meinung nach ihr Stil und die Sketchnote Interviews am Ende des Buchs. Das zeigt sehr schön die Vielfalt von Sketchnotes auf. Bei Nadine musste am Ende alles ganz schnell gehen, weil sie mal eben so nebenbei noch ein Baby bekommen hat.

Tanja Wehr von Sketchnote LOVERS stellte uns ihre Sketchnote Starthilfe vor. Sie richtet sich besonders an Leute, die ihre Hemmungen vor dem Stift ablegen möchten. Dafür hat Tanja diverse Strich-für-Strich Anleitungen entwickelt, so dass ein ‚ich kann nicht‘ leider nicht mehr zählt. Das Buch behandelt Bilderwelten, die man gut für Sketchnotes und den Beruf nutzen kann. Aber Symbole aus dem ‚Outer Space‘ und Origami-Icons fehlen nicht, weil Tanja hierfür ein Faible hat. Tanja schwärmte uns von ihrer Zusammenarbeit mit dem mitp Verlag vor… und wenn man hört wie locker flockig Tanja von ihrem Buch erzählt und was sie sonst noch so alles spannend findet, dann ist es vermutlich nur eine Frage der Zeit bis ihr nächstes Buch erscheint?!

Anna Lena Schiller erzählte uns von ihrem Buch über Graphic Recording. Die Kunst des Live Zeichnens ist stark im Kommen und Anna schon lange im Geschäft. So viel es ihr nicht schwer ihre Erfahrungen in ein Buch zu gießen. Wichtig war ihr von Anfang an, dass es ein sogenanntes „Coffee Table“ Buch wird, also mit vielen, schönen, bunten Bildern. Das ist ihr definitiv gelungen!

Toll waren auch die vielen visuellen Lieblingsbücher, die alle anderen Vizthinker mitgebracht haben.
U.a. wurden folgende Dinge empfohlen: 
– @Sketchnotelover: Mr. Typo & der Schatz der Gestaltung: Eine Typo-Graphic Novel von Leonardi Alessio
– @filtercake: The creative licence von Danny Gregory: die Idee, eine Art gezeichnetes Tagebuch zu führen
– @4b73cb: S. – Das Schiff des Theseus ist ein experimenteller Roman von Doug Dorst nach einer Konzeption von J. J. Abrams.
– Bücher bei genialokal online bestellen und beim lokalen Buchhändler um die Ecke abholen

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Workshop-Ergebnisse sichern: 9 Foto-Protokoll-Alternativen

In Workshops geht es immer um Ergebnisse. Aber bei Workshops denkt jede und jeder an die teilnehmenden Personen, die Vorbereitung, an Tools oder Locations. Dabei übersieht man leicht, wie wichtig es ist, dass die Workshop-Ergebnisse gut gesichert werden. Der erste Impuls lautet immer: Foto-Protokoll. Dabei gibt es so viel mehr spannende Formen und Medien, Ergebnisse aufzubereiten und weiterzuentwickeln. Aber sie erfordern, Workshops anders zu planen und durchzuführen. Um solche Foto-Protokoll-Alternativen geht es in diesem Artikel.

Aber langsam!

Bevor es in die Alternativen geht, stelle ich kurz das Foto-Protokoll als Basis-Variante vor, wie man Workshop-Ergebnisse sichert. Mir sind insgesamt neun Alternativen dazu eingefallen, die ich mit ihren Vor- und Nachteilen jeweils kurz vorstellen möchte. Für jede Variante gibt es außerdem noch ein zwei Beispiele aus der Praxis.

Das Foto-Protokoll und die 9 Alternativen im Überblick

Das Foto-Protokoll

Workshop-Ergebnisse sichern: Foto-Protokoll

Wie der Name schon sagt: Ein Foto-Protokoll besteht aus Fotos aller Ergebnisse. Nicht mehr und nicht weniger. Als Moderator fotografierst Du die Poster, die Ihr erstellt habt, stellst die Fotos der Arbeitsergebnisse zusammen und machst sie den Teilnehmern im Nachgang zugänglich. Wenn Du die Fotos mit dem Smartphone machst, kannst Du Apps wie Office Lens oder ScannerPro nutzen. Die beschneiden das Foto automatisch am Rand und korrigieren die Winkel. Das sieht gleich deutlich besser aus.

Vorteile

Nachteile

Teilnehmer können sich an den Diskursverlauf erinnern und idealerweise auch Argumente nachvollziehen.

Es ist anstrengend, Foto-Protokolle nachzulesen. Sie werden kaum genutzt und verschwinden ungelesen in der (virtuellen) Schublade

Das Foto-Protokoll lügt nicht. Es gibt im Nachgang keinen Zweifel daran, ob bestimmte Dinge im Workshop wirklich so besprochen worden. Was auf dem Poster steht, ist im Workshop diskutiert worden.

Wer nicht teilgenommen hat, versteht die Ergebnisse in der Regel nicht. Wer andere über die Workshop-Ergebnisse informieren muss oder Zustimmungen einholen muss, kommt mit einem Foto-Protokoll nicht weiter.

Ein Foto-Protokoll ist die erwartete Inklusiv-Leistung. Es erfordert wenig Aufwand und verursacht keine Kosten. Denn aufwändigere Ergebnissicherungen sind häufig der erste Streichkandidat in einer Budget-Verhandlung.

Es ist oft schwierig, das Handschriftliche zu entziffern. Egal wie häufig man die Teilnehmer während des Workshops darauf hinweist, leserlich zu schreiben.

Es lässt sich schnell erstellen. Ein Foto-Protokoll kann spätestens am nächsten Tag bei den Teilnehmern sein.

Das gepimpte Foto-Protokoll: Wenn Du etwas mehr als ein reines Foto-Protokoll bieten willst, fotografierst Du nicht nur Workshop-Ergebnisse, sondern hältst auch viele Momente, Stimmungen und Personen fest. Schließlich sind Workshops ja immer auch soziale Zusammenkünfte. Damit das gelingt, musst Du in der Moderation entsprechend Freiräume haben, solche Fotos machen zu können. Da wir immer zu zweit moderieren, kann meistens eine Person immer mal wieder auch Fotos machen. Für tolle Stimmungsbilder in Räumen mit schwierigen Lichtverhältnissen empfiehlt sich eine gute Kamera mit Weitwinkelobjektiv. Valentin hat dafür profimäßiges Equipment – vom großen Besteck bis zur transportableren Lösung (Kamera mit Objektiv). Für besondere Bilder kannst Du Dir auch so eine tolle 360° Kamera holen. Wir haben z.B. die Tetha S von Ricoh. Die Fotos bearbeitest Du hinterher mit Filtern, verpasst ihnen einen einheitlichen Look und integrierst sie ins Protokoll oder machst ein eigenes Dokument daraus.

9 Alternativen zum Foto-Protokoll

Foto-Protokolle sind eine gute Basis-Variante, um Workshop-Ergebnisse zu übergeben. Es gibt aber durchaus andere Formen, die Ergebnisse von Workshops und Arbeitssessions anschlussfähig zu machen. Einige davon haben wir hier zusammengestellt. Mit Ausnahme der ersten und der letzten basieren die Dokumentationsformen auf anderen Medien. Wie immer geht es hier nicht um Vollständigkeit und wir freuen uns sehr, wenn Du über Kommentare oder E-Mails andere Foto-Protokoll-Alternativen ergänzt. So könnte Stück für Stück eine Sammlung zustande kommen, von der alle Interessierten profitieren. Für den Anfang kommen schon mal einige Kollegen zu Wort, denen ich an dieser Stelle sehr für ihren Input danken möchte: Anja Ebers von Akanto, Svenja Hofert von Teamworx bzw. Karriere & Entwicklung, Kai Matthiesen von Metaplan, Judith Scholten und Ole Keding von Pilot sowie Sonja Hörster und Jascha Rohr vom Institut für Partizipatives Gestalten.

Natürlich lassen sich viele dieser Ergebnissicherungsvarianten auch miteinander kombinieren. Du kannst das Foto-Protokoll ergänzend zu einer Präsentation nutzen. Oder Artefakte als Teil einer Ausstellung. Du kannst die intensive Planung nächster Schritte im Workshop vollziehen und einen digitalen Projektraum für das Team eröffnen. Und und und.

Alternative 1: Keine Dokumentation

Workshop-Ergebnisse sichern: Keine Dokumentation

Warum soll man sich die Mühe machen ein Foto-Protokoll zu produzieren, das ohnehin keiner liest? Wäre es nicht viel schlauer, alle Anschluss-To-Dos direkt schon im Workshop anzugehen, zu definieren und zu terminieren? Statt Foto-Protokoll gibt es eine zusätzliche intensive Session zu nächsten Schritten. Gerade die sofortige Vereinbarung von Follow-Up-Meetings und Terminierung von kleineren Arbeitstreffen führt sofort zu einem Realitätscheck.

Vorteile

Nachteile

Fokus liegt darauf, schnell ins Handeln zu kommen.

Die Ergebnissicherung leidet. Es wird schwierig sich im Nachhinein auf die gemeinsam entwickelten Ziele zu berufen, weil sie nicht festgehalten sind.  

Die Gefahr, dass Dinge verpuffen und Teilnehmer zurückrudern, ist deutlich geringer.

Die Vorgehensweise erfordert zusätzliche Zeit für die detaillierte Konkretisierung

Das Vorgehen lässt sich gut mit anderen Dokumentationsformen kombinieren.

Es funktioniert nur, wenn die Teilnehmer Dinge tatsächlich entscheiden können und handeln wollen.

Darf ich Sie zum Tanz bitten? Kai Matthiesen von Metaplan erzählte mir von sogenannten “Tanzkarten”. Jeder bekommt zum Ende des Workshops solche Karten. Auf zwei (oder mehr) Karten pro To-Do trägt jede Teilnehmerin ein, was sie zu tun hat. Eine Version behält sie für sich. Die zweite Version geht an eine Person, auf dessen Mitarbeit die Teilnehmerin angewiesen ist. Idealerweise werden dann auch gleich Termine vereinbart.

Bei einem Team-Workshop mit 25 Teilnehmern haben wir die Teilnehmer mal in Paaren individuelle Ziele definieren und als Briefe aneinander aufschreiben lassen. Diese Paar-Briefe, die sich die Teilnehmer gegenseitig geschrieben haben, haben wir ihnen dann nach 100 Tagen zukommen lassen. So konnte alle 25 Anwesenden überprüfen, wo sie nach drei Monaten stehen. Über die Paar-Konstellation kam zudem etwas Gruppendynamik hinzu, um sich ernster mit den Zielen zu beschäftigen.

Alternative 2: Ergebnisposter

Workshop-Ergebnisse sichern: Ergebnisposter

Am Ende des Workshops oder im Nachgang entwickelt man 1-3 Poster mit den zentralen Ergebnissen, Entscheidungen und To-Dos. Du stellst diese Poster den Teilnehmern zur Verfügung. Wenn sich so ein Ergebnisposter von einem reinen Wer-macht-was-bis-wann-Poster abheben soll, kannst Du es schön visuell gestalten. Denn Du willst ja, dass die Teilnehmer im Anschluss damit arbeiten, sie in ihrem Büro oder Projektraum aufhängen oder die Workshop-Ergebnisse anderen Stakeholdern vorstellen (z.B. Geschäftsführung, Team, Communities of Practice, …). Wenn Du so ein Poster live mit Teilnehmern im Workshop entwickelst, musst Du dafür wie bei einer Wer-macht-was-bis-wann-Übung mindestens 45 Minuten einplanen. Erstellst Du das Ergebnisposter im Nachgang, kannst Du Deine volle Visualisierungskraft und Materialverspieltheit ausleben. Du kannst statt eines Posters natürlich auch ein Flip-Chart oder eine Flip-Chart-Alternative nutzen.

Vorteile

Nachteile

Hohe Übersichtlichkeit und Fokussierung auf das Wesentliche

Ungeeignet, wenn es um eine Fülle an Ergebnissen geht

Ergebnisse bleiben sichtbar. Ergebnisposter werden häufig im Büro oder Projektraum der Auftraggeber aufgehängt.

Der Diskursverlauf wird nicht festgehalten. Es ist für Außenstehende nicht ersichtlich, wie die Teilnehmer zu den Ergebnissen gekommen sind.

Du kannst mit gut aussehenden Postern punkten

Mit Bildern und Metaphern Frieden stiften: Svenja Hofert erzählte mir, dass sie in ihren Gruppenarbeiten Ergebnisse mit Bildern und/oder Leitsprüchen verankert. Die Teilnehmer suchen also zu jedem zentralen Ergebnis noch ein einprägsames Bild. Dadurch werden Ergebnisse besser erinnert und erodieren hoffentlich weniger stark in der alltäglichen Betriebsamkeit.

Im Oxford Scenarios Programme war es ebenfalls gängige Praxis, für die 2-5 Szenarien einprägsame Metaphern und Bilder zu finden. Ein Beispiel für solche Szenario-Namen aus dem Projekt Destino Columbio gibt es hier. Das Szenario-Projekt, das Juan Manuel Santos zusammen mit Adam Kahane Ende der 1990er Jahre durchgeführt hat, war der Startpunkt für den Friedensprozess in Kolumbien und ein wichtiges Leitmotiv für die Beendigung des 52-jährigen Bürgerkriegs.

 

Alternative 3: E-Book

Workshop-Ergebnisse sichern: E-Book

Smartphones und Tablets sind heute ständige Begleiter vieler Menschen. PDFs mit vollgeschriebenen Workshop-Postern lassen sich darauf nicht gerade komfortabel lesen. Wer also eine Dokumentationsform sucht, die der Mediennutzung unserer Zeit entspricht, könnte beim E-Book fündig werden. Das erfordert natürlich, dass Du die Ergebnisse zunächst niederschreibst, strukturierst und zumindest minimal gestaltest.

Vorteile

Nachteile

Du bist kompatibel zu den Endgeräten der Teilnehmer und deren Vorgesetzten und passt Dich deren Online-Nutzung an.

Aufwand: Du musst die Ergebnisse transkribieren, bearbeiten und gestalten.

Kein nerviges Vergrößern und Verkleinern auf mobilen Bildschirmen (wie z.B. bei einem PDF)

Es ist umständlich, mit den Inhalten eines E-Books weiterzuarbeiten, sie zu drucken, in Präsentationen zu überführen oder Ähnliches.

Das Event-Erlebnis auf den Rückweg ausdehnen: Eine fluffige, wenn auch aufwändige E-Book-Variante hat Claudia Brückner unlängst in einem Gastartikel bei uns vorgestellt. Dort wurde die Dokumentation einer Konferenz so angelegt, dass Teilnehmer und Experten eine schön gestaltete E-Book-Publikation (ePub) am Ende des Events zugesandt bekamen. So konnten die Veranstalter das Event-Erlebnis auf die unmittelbare Zeit danach und den Rückweg ausdehnen und die Teilnehmer die Ergebnisse direkt mit auf Heimweg nehmen.

 

Alternative 4: Video-Protokoll

Workshop-Ergebnisse sichern: Video-Protokoll

Wer häufig mit Inszenierungen, Prototyping oder der Lego Serious Play Methode arbeitet, kennt diese Dokumentationsform bestimmt. Man filmt zentrale Passagen. Dafür müssen die Teilnehmer ihre Ergebnisse so vorbereiten, dass sie sie in einem vorgegebenen Zeitfenster präsentieren können. Anja Ebers, die ihre Lego-Serious-Play-Sessions entsprechend aufnimmt, empfiehlt 3 Minuten als eine gute Länge pro Video. Das zwingt die Teilnehmer sich zu fokussieren.

Vorteile

Nachteile

Die Kamera und die begrenzte Aufnahmedauer zwingen zu einer besonderen Fokussierung

Videos zeigen Personen und den genauen Wortlaut. Das kann mitunter heikel sein.

Geringer Aufwand, da jedes Smartphone ausreichend gute Videos macht

Ggf. müssen die Videos bearbeitet werden (einheitlicher Vorspann, kleinere Datei-Größe, …)

Das Ambiente des Workshops wird mittransportiert

Videos sind nur für die Teilnehmer interessant. Sie sind nur bedingt tauglich für Mitarbeiter, Chef-Chefs oder sonstige externe Stakeholder.

Überraschungs-Effekt im Workshop. Die wenigsten Teilnehmer rechnen damit, für die Präsentation von Ergebnissen gefilmt zu werden.

Videos sind nicht direkt anschlussfähig. Teilnehmer müssen diese verschriftlichen, um sie in ihren Alltag zu übersetzen.

Videos sind nicht veränderbar oder editierbar. Teilnehmer können sie später nicht ergänzen oder damit weiterarbeiten.

Wenn die Teilnehmer selbst die Dokumentation machen: Anja hat zudem ein schönes Format für Großgruppen vorgestellt, um Freiwillige zu Kamerafrauen und -männern zu machen. Dafür fragt man vor oder zu Beginn der Veranstaltung, wer Lust hätte, wichtige und besondere Momente per Video festzuhalten, Teilnehmer zu interviewen und Stimmungsbilder einzufangen.

 

Alternative 5: Digitale Projekträume

Workshop-Ergebnisse sichern: digitale Projekträume

Bei dieser Foto-Protokoll-Alternative bringst Du die Workshop-Ergebnisse in die virtuellen Arbeitsumgebungen Deiner Auftraggeber. Dafür nutzt Du z.B. ein virtuelles Whiteboard wie Mural. Du kannst entweder direkt im Workshop schon auf so einem virtuellen Whiteboard die Ergebnisse mitschreiben und visuell anordnen. Oder Du räumst die Ergebnisse im Nachgang auf, ergänzt die Dinge, die noch fehlen (z.B. weil sie auf Arbeitsbögen stehen) und lädst die Teilnehmer ein.

Vorteile

Nachteile

Du schaffst einen virtuellen Ort, an dem die Teilnehmer ko-kreativ weiterarbeiten können

Teilnehmer, die es nicht gewohnt sind, in digitalen Projektumgebungen zu arbeiten, werden das wahrscheinlich nicht nutzen.

Du bringst die Ergebnisse in einen Modus der Weiterbearbeitung.

Virtuelle Projektumgebungen in der Cloud können für hochsensible Themen ungeeignet sein

EIn digitaler Projektraum lässt sich bereits  im Workshop zur Visualisierung nutzen

Wenn Du nicht schon im Workshop alles in den digitalen Projektraum bringst, erfordert es etwas Aufwand, alle zentralen Inhalte in die Projektumgebung zu bringen.

Digitales Projektmanagement x Foto-Protokoll: Judith Scholten und Ole Keding von der Media-Agentur Pilot berichteten kürzlich, dass sie die To-Dos aus ihren Foto-Protokollen in ein Board der Projektmanagement-Software Trello überführen (lassen). Damit werden die Ergebnisse direkt als internes Projekt aufgesetzt. Man kann To-Dos terminieren, Verantwortliche benennen, kommentieren und vieles mehr.

 

Alternative 6: Artefakte

Workshop-Ergebnisse sichern: Artefakte

Je stärker Du ko-kreativ arbeitest und Deine Teilnehmer Objekte, Modelle, Prototypen bauen oder Pläne gestalten lässt, desto visueller und haptischer werden auch die Ergebnisse. Du kannst solche Artefakte daher auch als Anker für die Workshop-Ergebnisse nutzen. Sie lassen sich gut in Räumen ausstellen (z.B. in Büros, Meetingsräumen, Fluren, Foyers, …). Sie dienen den Workshop-Teilnehmern als Erinnerung und Mitarbeitern und Stakeholdern als Inspiration und bieten Gesprächsanlässe. Anders als bei einer Verankerung von Ergebnissen durch Bildern sind die Artefakte aber selbst Workshop-Ergebnisse und kein reines Vehikel.

Vorteile

Nachteile

Das Denken mit den Händen wirkt bei den Teilnehmern stark nach. Ein gemeinsames Artefakt hat eine hohe Erinnerungskraft.

Artefakte sind nicht explizit. Man kann sich nicht auf etwas Niedergeschriebenes verlassen.

Mit einem Objekt, Modell, … lassen sich Ergebnisse einfacher anderen vorstellen und näherbringen.

Artefakte sind vage und nicht konkret. Wie genau, etwas getan werden soll, können sie nicht vermitteln

Oft entstehen kleine Kunstwerke, die gern unternehmensintern “ausgestellt” werden.

Modelle, die begeistern: Im Rahmen eines Innovationsworkshops von uns haben die Teilnehmer für die wichtigsten Konzepte tolle Modelle mit einer Vielzahl unterschiedlicher Materialien gebaut. Diese Modelle waren für die Teilnehmer so wichtig, dass sie diese unbedingt in ihrem Büros aufstellen wollten und die Konzepte intern daran vorstellen wollten. Mit dem Effekt, dass Dirk einige seiner antiken Lieblingslego-Figuren abhanden kamen. Upsi!

 

Alternative 7: Physische Projekträume

Workshop-Ergebnisse sichern: Physischer Projektraum

Häufig finden Workshops zu Beginn eines längerfristigen Projekts statt, um die verschiedenen Akteure zusammenzubringen und Mitstreiter aufeinander einzuschwören. Damit das Projekt auch einen Ort hat, an dem die Mitglieder gemeinsam daran arbeiten können, werden häufig Projekträume eingerichtet. Neben möglichem Interior und nötigen Materialien sollen in solchen Räumen immer auch Ergebnisse ausgestellt werden. Das Projekt-Team will in solchen Räumen nicht nur arbeiten, sondern anderen auch zeigen, woran sie arbeiten, wo sie gerade stehen, welche Erfolge es schon gab oder ähnliches. Von daher empfiehlt sich für so einen Projektraum in jedem Fall der Übertrag der Workshop-Ergebnisse auf ein Kanban-System (To-Do, Doing, Done).

Vorteile

Nachteile

Du überträgst Workshop-Ergebnisse direkt in eine neue Arbeitsumgebung der Verantwortlichen

Räume zu bekommen, ist in vielen Unternehmen mit bürokratischen Hürden und Zustimmungen verbunden. Zudem sind Räume in vielen Unternehmen knapp.

Alle (zentralen) Ergebnisse können längerfristig sichtbar bleiben. Man muss nicht alles auspacken und aubauen und hinterher wieder wegräumen.

Heikle, vertrauliche oder geheime Ergebnisse sind ggf. nicht “sicher” vor den Blicken anderer.

Das Team hat einen gemeinsamen Ort zum Arbeiten und für Projekttreffen. Ein Raum schafft zusätzlichen Fokus, Nähe und kurze Wege.

Ja, aber nein: Die Einrichtung eines Projektraums war bei mir das ein um andere Mal Thema und wir haben zumindest in einem Fall das Workshop-Ende noch einmal für eine intensive Konkretisierung eines solchen Projektraums vorgenommen. Leider wurde dieser Raum dann nicht genehmigt. Solch einen Projektraum mitzugestalten würde uns schon sehr reizen. Jake Knapp hat im Zusammenhang mit seinem Buch zu Design Sprints auch etwas geschrieben, wie man Teams hilft, kostengünstige War Rooms aufzusetzen. Zum Artikel!

 

Alternative 8: Ausstellungen

Workshop-Ergebnisse sichern: Ausstellung

Wenn Du eine Fülle unterschiedlicher Ergebnisse, viele stimmungsvolle Bilder und einen Ort hast, kann es sinnvoll sein, diese auszustellen und für andere erfahrbar zu machen. Die Aufbereitung zur Ausstellung erfolgt nicht zwingend eins zu eins. Als Ausstellungsmacher darfst bzw. musst Du Ergebnisse auswählen, ggf. neu sortieren, ergänzen, interpretieren. Dabei ist doppeltes Fingerspitzengefühl gefragt: Einerseits muss man sich an den Interessen und Nutzungsweisen der Ausstellungsbesucher orientieren. Andererseits darf man die Workshop-Ergebnisse nicht zu stark verändern.

Vorteile

Nachteile

Ausstellungen eignen sich gut, wenn die Ergebnisse länger einer größeren Zahl von Menschen zugänglich bleiben sollen

Es ist für die Workshop-Teilnehmer nicht einfach mit den Ergebnissen einer Ausstellung weiterzuarbeiten.

Die Besucher können die Workshop-Ergebnisse und das damit verbundene Ambiente erfahren

Eine Ausstellung richtet sich vorrangig an Nicht-Teilnehmer und fokussiert daher immer darauf, was man von sich zeigen und wie man wahrgenommen werden will.

Du kannst sehr schön Entstehungsprozesse nachzeichnen

Es ist aufwändig, eine gute Ausstellung zusammenzustellen

Man kann eine Vielzahl verschiedener Medien einsetzen: Poster, Fotos, Videos, O-Töne, …

Man muss Ergebnisse verdichten, interpretieren, strukurieren.

Theoretisch möglich: Wir haben bislang noch keinen Kontakt mit Ausstellungen gehabt. Ich kann mir aber vorstellen, dass es solche im Kontext von Beteiligungsverfahren häufiger gibt, um Betroffenen die Möglichkeit zu geben, sich zu informieren.

 

Alternative 9: Präsentation

Workshop-Ergebnisse sichern: Präsentation

Häufig wollen und/ oder müssen die Workshop-Teilnehmer die Ergebnisse anderen vorstellen: z.B. dem Team oder Vorgesetzten. Für viele ist in diesem Fall wichtig, die zentralen Ergebnisse in einer Präsentation aufzubereiten. Diese hat nicht den Anspruch alles wortwörtlich wiederzugeben, sondern konsistent und anschaulich zu sein. Dafür musst Du ggf. die Workshop-Ergebnisse anfassen, Formulierungen gerade ziehen, Teile weglassen, übersichtlicher strukturieren, Erklärung hinzufügen, Visualisierungen ergänzen oder oder oder. Selbstverständlich ist das heikel und bedarf Abstimmungen mit dem Auftraggeber, einem Redaktionsteam (das genau für die Erstellung so einer Strategie-/ Leitbild-/ oder Werte-Bild-Präsentation zusammengestellt wurde) oder wichtigen Stakeholdern. Mit der Präsentationserstellung verlässt Du den Tanzbereich der Moderation und wechselst auf das Gestalter- oder Berater-Parkett. Von daher sind hier auch eigene Interpretationen, Beobachtungen oder Empfehlungen möglich. Diese solltest Du natürlich kenntlich machen.

Vorteile

Nachteile

Workshop-Ergebnisse werden in einen größeren Prozess eingebettet.

Eine gute Präsentation zu machen ist sehr aufwändig

Du bist als Gestalter oder Berater gefragt, musst Interpretationen anbieten und kannst Empfehlungen geben oder eigene Entwürfe anbieten.

Eine Präsentation, bei der Du Neues hinzufügst, ist abstimmungsintensiv

Du kannst eine Vielzahl von Medien einbinden: Fotos, Videos, Visualsierungen, …

Mit so einer Präsentation kann man mehrere Arbeits-Sessions zusammenfassen und ein längeres Projekt zusammenfassen und abschliessen

Partizipativ arbeitende Planer wie z.B. Sonja Hörster und Jascha Rohr vom IPG entwickeln die in Beteiligungsrunden entstandenen visuellen Ko-Kreationen (Bilder, Objekte, Modelle, …) weiter. Sie analysieren die Grob-Entwürfe, führen sie zusammen und entwickeln sie weiter und spielen sie dann zurück an die Beteiligten.

Für ein neues Organisationsdesign haben wir über acht Monate alle acht Wochen mit einem Kunden zu verschiedenen Fragestellungen gearbeitet. Die Ergebnisse haben wir strukturiert, neu formuliert, ergänzt und um ganz eigene Gedanken und Empfehlungen erweitert. Zum Abschluss des Projekts haben wir diese Präsentation vor der Geschäftsführung gehalten.

Was noch zu beachten ist:

Als Moderator ist es meine Aufgabe, das Team, die Gruppe oder die Teilnehmer voranzubringen. Die Frage nach der richtigen Form der Ergebnis-Sicherung ist daher kein Selbstzweck. Von daher mußt Du überlegen, wie sich das Zielpublikum die Ergebnisse am Besten aneignen und selbständig mit den Inhalten weiterarbeiten kann. Und vielleicht löst z.B. ein wunderschön visualisiertes Poster bei Deinen Teilnehmern Hemmungen aus, anschließend selbst ins Arbeiten zu kommen.

Um zu entscheiden, was die richtige Form ist, die Workshop-Ergebnisse zu sichern, brauchst Du ein Verständnis derjenigen, die mit den Ergebnissen weiterarbeiten müssen.

Typische Zielgruppen sind:

  • CEO & Co.: Workshop-Ergebnisse müssen einer hierarchisch höher gestellten Person oder Gremium vorgestellt werden. Nicht selten entscheiden diese, wie es es weitergeht.
  • Die Projektgruppe: Die Workshop-Teilnehmer müssen selbst mit den Ergebnissen weiterarbeiten, sie vertiefen und konkretisieren. Hier geht es um den Übergang in das Projektmanagement oder Tagesgeschäft.
  • Die Mitarbeiter: wie Dirk ja kürzlich ausführte spielt der Flurfunk eine wichtige Rolle. Bei grösseren Veränderungen müssen irgendwann auch alle Mitarbeiter informiert werden.
  • Externe Stakeholder: je stärker man in öffentlichen Prozessen involviert ist, desto wichtiger werden auch sonstige Stakeholder, die nachvollziehen wollen, was Institutionen vorhaben oder wofür sie Geld ausgeben.

Wie Du Workshop-Ergebnisse am Besten sicherst, hängt auch von folgenden Fragen ab:

  • Dokumentation im Workshop erstellen oder im Nachgang?
  • Ergebnisse analog oder digital sichern und aufbereiten?
  • Nur Ergebnisse sichern oder veredeln?
  • Ergebnisse persönlich präsentieren oder eine Datei / Poster übersenden?

Klar ist: Die Art der Ergebnissicherung hat starken Einfluss auf das Workshop-Design.

Wie Ergebnisse aussehen und aufbereitet werden sollen, hängt stark davon ab, wie man im Workshop arbeitet. Idealerweise entwickelst Du also vorher eine Idee, welche Ergebnisse Du bekommen und wie Du sie dokumentieren willst.

Wenn Du weitere spannende Arten kennst, wie man Workshop-Ergebnisse sichern kann, dann hinterlasse uns doch einen Kommentar unter dem Artikel oder auf Facebook oder schreib uns eine Email.

Der Beitrag Workshop-Ergebnisse sichern: 9 Foto-Protokoll-Alternativen erschien zuerst auf Komfortzonen.